EcoVadis Rating is gebaseerd op bewijs, waarbij bedrijven geformaliseerde, recente en reeds bestaande documentatie moeten verstrekken die als een betrouwbaar onderdeel van het duurzaamheidsmanagementsysteem van het bedrijf dient. Aangezien geloofwaardige ondersteunende documenten cruciaal zijn voor de beoordeling, heeft EcoVadis een strikt, veelzijdig programma om de integriteit van het bewijs te verifiëren.
De volgende documenten worden niet als bewijs beschouwd en worden niet geaccepteerd:
- Documenten (toezeggingen, maatregelen en rapportages) die uitsluitend zijn opgesteld voor de EcoVadis-vragenlijst;
- Documenten die zijn gekopieerd van een andere organisatie of online bronnen zonder redelijk bewijs en garantie ten aanzien van de implementatie;
- Vervalste certificaten en/of documenten van derden (bv. auditrapporten).
Lees meer over de indeling en geldigheidsperiode van de ondersteunende documenten.
Hoe verifieert EcoVadis de geloofwaardigheid van documenten?
EcoVadis heeft een intern mechanisme om twijfelachtige documenten te detecteren. Aanvullend kunnen onze analisten dubieuze gevallen melden aan een speciale taskforce. De verzonden certificaten ondergaan een systematisch verificatieproces om zowel hun geldigheid als de betrouwbaarheid van de certificeringsinstanties te controleren. Voor andere documenten van derden zullen onze analisten de geldigheid ervan verifiëren bij de betreffende externe instanties als er twijfelachtige symptomen worden vastgesteld. EcoVadis is ook een samenwerking aangegaan met een softwareprovider om de aanwezigheid van geplagieerde inhoud te detecteren. Met deze nauwkeurige, betrouwbare en vertrouwelijke tool kunnen onze analisten vaststellen of de documenten authentiek, betrouwbaar en geloofwaardig zijn.
Wat zijn de gevolgen van het verzenden van twijfelachtige documenten?
Uw documenten worden afgewezen als blijkt dat ze specifiek voor onze beoordeling zijn opgesteld, in grote mate zijn geplagieerd uit externe bronnen zonder een adequaat niveau van aanpassing, en/of bij controle vervalst blijken te zijn. Er komt ook een specifieke opmerking van onze analisten op uw scorecard te staan. Deze is zichtbaar voor de aanvragende bedrijven.
In gevallen waarin een groot aantal ingediende documenten overeenkomsten vertoont met de documenten van andere niet-gerelateerde beoordeelde bedrijven of waarin vervalste certificaten/ documenten van derden worden ingediend, zal ons team de volgende maatregelen nemen om de integriteit van het bewijsmateriaal te waarborgen:
- Alle nieuw ingediende interne documenten worden niet meegenomen in de analyse
- Een specifieke opmerking van onze analisten wordt op uw scorecard weergegeven om de situatie uit te leggen
- Aanvragende bedrijven worden op de hoogte gebracht van de situatie
Het indienen van twijfelachtige documenten kan daarom een ernstige effect hebben op uw bedrijf en uw relatie met uw handelspartners.
Voor meer informatie en voorbeelden van documenten die verstrekt kunnen worden, kunt u onze documentengids downloaden.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.