Hoe kan ik mijn documenten delen met mijn dochterondernemingen?

Met de functionaliteit voor het delen van documenten kunnen gebruikers van het zakelijke account documenten op groepsniveau delen, zoals groepsbeleid, gedragscode en personeelshandboeken met dochterondernemingen die aan het Corporate account zijn gekoppeld. Dit maakt het uploaden van documenten eenvoudiger, aangezien het Corporate account de documenten op groepsniveau één keer uploadt en ze met alle relevante dochterondernemingen kan delen.

Als u een Corporate-abonnement hebt en documenten met uw dochterondernemingen wilt delen, kunt u dat doen via het EcoVadis platform.

Opmerking: Alleen Corporate Coördinatoren kunnen deze maatregel uitvoeren.

Opmerking:² De groep moet eerst een beoordeling voltooien en de benodigde documentatie verstrekken voordat documenten met dochterondernemingen kunnen worden gedeeld. Zodra de eerste groepsvragenlijst is ingediend en gepubliceerd, zijn de documenten beschikbaar om te delen.

Stap 1: Log in op uw EcoVadis-dashboard en klik op het tabblad 'Netwerk' aan de linkerkant van het scherm.

Stap 2: Klik daarna op 'Dochterondernemingen'

Stap 3: Klik daarna op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de dochteronderneming. In het vervolgkeuzemenu ziet u 'Documenten delen met deze dochteronderneming'. Klik daarop.

Stap 4: Nadat u op de optie hebt geklikt om uw documenten te delen, wordt u gevraagd om uw verzoek te bevestigen. In de toekomst kunt u het delen van documenten ongedaan maken door weer op de drie puntjes te klikken, en ervoor te kiezen om te stoppen met delen met uw dochteronderneming. 

Stap 5: Ga ten slotte naar Mijn Prestaties > Documenten, klik op het pictogram in de kolom 'Delen' voor elk document dat u wilt delen en selecteer vervolgens 'Delen met dochteronderneming'.

Klaar! Uw dochteronderneming moet het delen van documenten accepteren. Vervolgens kunnen ze bij het beantwoorden van de vragenlijst de documenten van de moedermaatschappij bij de desbetreffende vragen voegen.

Waar kunnen dochterondernemingen de door de moedermaatschappij gedeelde documenten vinden?

Dochterondernemingen zien de gedeelde documenten in hun documentbibliotheek niet direct; ze worden pas zichtbaar nadat ze aan hun vragenlijst zijn gekoppeld, door op 'Selecteer van moedermaatschappij' te klikken en/of nadat het document door EcoVadis-analisten is geanalyseerd.

Kan het Corporate account documenten van de dochterondernemingen zien?

Ja, zodra u bent ingelogd bij uw Corporate EcoVadis-account, kunt u de documenten van uw dochterondernemingen zien door naar 'Netwerk' te gaan en dan op 'Dochterondernemingen' te klikken.

Op het volgende scherm ziet u uw lijst van gekoppelde dochterondernemingen. Ga naar de dochteronderneming waarvan u de documenten wilt zien en klik op 'Scorecard bekijken'. 

Hier ziet u de scorekaart van uw dochteronderneming. Klik op hun tabblad 'Documenten'.  

Daarna ziet u hieronder een lijst met hun documenten. Als u een document wilt downloaden om het te bekijken, klikt u op de drie puntjes rechts van het document en daarna op 'Download'.