Informacje prawne – Ochrona danych (usługi)

EcoVadis SAS i EcoVadis Inc („EcoVadis”) zbierają dane osobowe od użytkowników naszych usług internetowych, w tym między innymi witryn znajdujących się pod adresami www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, wszystkich subdomen i usług online firmy EcoVadis („Usługi”) oraz wykorzystują je do celów określonych w poniższych akapitach.

W przypadku usług internetowych Ulula należy zapoznać się z Korporacyjną polityką prywatności Ulula.

Opisane poniżej przetwarzanie danych osobowych użytkowników odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów EcoVadis w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

EcoVadis gromadzi i wykorzystuje dane osobowe użytkowników swoich Usług poprzez:

a) podawanie danych osobowych przez Użytkowników w formularzach rejestracyjnych online;

b) przesyłanie do formularzy online przez użytkowników klientów korporacyjnych („Wnioskujące firmy”) i użytkowników partnerów handlowych Wnioskujących firm („Oceniane firmy”) danych kontaktowych ich własnych użytkowników;

c) przesyłanie formularzy online przez użytkowników Wnioskujących firm danych kontaktowych użytkowników Ocenianych firm;

d) przekazywanie danych osobowych użytkowników Wnioskujących firm lub Ocenianych firm za pośrednictwem e-maili.

W odniesieniu do użytkowników, którzy nie uczestniczą w Usługach i powiązanych procesach, prosimy o zapoznanie się z dokumentem Informacje prawne – Ochrona danych (poszukiwanie klientów). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Ocena zrównoważonego rozwoju i emisji CO₂
EcoVadis gromadzi następujące dane osobowe swoich użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i stanowisko w celu nawiązania z nimi kontaktu i świadczenia wnioskowanych Usług.

Działania wnioskujących użytkowników na platformie są śledzone, a status tych działań wnioskujących użytkowników (czas do pierwszego logowania, postęp wdrażania i zaangażowanie) jest przekazywany menedżerowi programu Wnioskującej firmy w celu poprawy wdrażania i zaangażowania po stronie Wnioskującej firmy.

Kontakt administratora Ocenianej firmy utworzony w rozwiązaniu EcoVadis jest widoczny dla wszystkich użytkowników, którzy są częścią sieci EcoVadis Ocenianej firmy.

W przypadku udostępniania karty wyników dot zrównoważonego rozwoju lub emisji CO₂ przez Ocenianą firmę wgląd w dane kontaktowe administratora ma administrator Wnioskującej firmy i administratorzy jej podmiotów zależnych.

Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem wyżej wymienionych stron internetowych EcoVadis są zapisywane przez EcoVadis w plikach cyfrowych. Są one przechowywane do końca obowiązywania umowy w przypadku Wnioskujących firm, które wnioskują o ocenę zrównoważonego rozwoju lub emisji CO₂ od Ocenianych firm, oraz przez pięć (5) lat po zakończeniu subskrypcji w przypadku Ocenianych firm.

Jako agencja ratingowa EcoVadis ma obowiązek dbać o identyfikowalność działań związanych z kontami naszych klientów (np. przesyłanie dokumentów na platformę EcoVadis, przesyłanie kwestionariusza, akceptowanie wniosków klientów o udostępnienie rezultatów w zakresie zrównoważonego rozwoju lub wyników dot. emisji CO₂ itp.). Z tego powodu (nieaktywne) nazwy użytkowników są przechowywane w celach referencyjnych, aby móc odpowiadać na wszelkie zapytania oraz ustanawiać, wykonywać lub bronić potencjalnych roszczeń prawnych. Odwołujemy się do punktu 17.3(e) RODO.

Dane użytkowników Ocenianych firm, którzy zaakceptowali Regulamin, są przechowywane przez 10 lat po zakończeniu subskrypcji zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b) RODO.

Dane użytkowników, którzy nie byli zaangażowani w działania użytkownika lub nie zaakceptowali Regulaminu, mogą zostać usunięte przez Ocenianą firmę w okresie subskrypcji.

W celu zachowania dowodów uzasadniających punktację dokumenty są usuwane po upływie 5 lat od zakończenia subskrypcji.

Academy E-learning
W ramach tej usługi EcoVadis oferuje platformę e-learningową wspierającą użytkowników w Ocenianych firmach i Wnioskujących firmach w poprawie ich praktyk w zakresie zrównoważonego rozwoju. EcoVadis gromadzi dane dotyczące uczestnictwa w kursie i rezultatów, które będą udostępniane menedżerom firmy (posiadającym profil Administratora). Jedynie zanonimizowane i zagregowane dane użytkowników Ocenianych firm będą udostępniane Wnioskującym firmom, wobec których użytkownik wyraził wcześniej zgodę na udostępnienie swojej Karty wyników dot. zrównoważonego rozwoju lub emisji CO₂.

W przypadku użytkowników niebędących klientami korzystających z platformy e-learningowej obowiązują następujące zasady:
EcoVadis gromadzi dane dotyczące uczestnictwa w kursie i rezultatów. Będą one udostępniane menedżerom klienta finansującego dostęp do kursów własnej firmy użytkownika (posiadającym profil administratora). EcoVadis przetwarza dane osobowe użytkownika w celu zapewnienia dostępu do EcoVadis Academy użytkownikom naszych klientów, aby mogli uczestniczyć w kursach e-learningowych w celu poznania praktyk zrównoważonego rozwoju. EcoVadis gromadzi następujące dane osobowe swoich użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail (nazwa użytkownika). Zebrane dane osobowe są przechowywane do końca obowiązywania umowy z Wnioskującą firmą. 

Usługi IQ i Vitals
W przypadku usługi IQ Wnioskujące firmy mogą wykorzystywać dane kontaktowe (adresy e-mail) Ocenianych firm w celu identyfikacji Ocenianej firmy w systemie EcoVadis. Wszelkie dane kontaktowe (adresy e-mail) Ocenianych firm, które nie zostały zredagowane lub do których nie zwrócono się z wnioskiem o ocenę, są anonimizowane 3 lata po pierwszym użyciu i wygaśnięciu umowy z Wnioskującą firmą. Dane użytkowników Wnioskujących firm są przechowywane do końca obowiązywania umowy. 

W przypadku Usługi Vitals EcoVadis gromadzi następujące dane osobowe swoich użytkowników: imię i nazwisko oraz adres e-mail w celu nawiązania z nimi kontaktu i świadczenia wnioskowanych Usług.

Dane użytkowników Ocenianych firm, którzy zaakceptowali Regulamin, są przechowywane przez 10 lat po zakończeniu subskrypcji zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b) RODO. Dane użytkowników Ocenianych firm oraz dostarczone dokumenty są przechowywane przez 5 lat od zakończenia subskrypcji. Dane użytkowników Wnioskujących firm są przechowywane do końca obowiązywania umowy. 

Społeczność EcoVadis
EcoVadis oferuje internetową sieć kontaktów („Społeczność”), która umożliwia współpracę, nawiązywanie relacji i dzielenie się wiedzą między naszymi klientami i partnerami w celu poprawy i wymiany praktyk w zakresie zrównoważonego rozwoju.

Aby świadczyć i obsługiwać tę usługę, EcoVadis przetwarza następujące dane osobowe autoryzowanych użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail, lokalizacja, stanowisko, branża, zainteresowania oraz nazwa firmy. Dane te są przetwarzane na platformie społecznościowej na potrzeby utworzenia konta użytkownika i zarządzania nim oraz umożliwienia użytkownikowi dostępu do Społeczności i korzystania z niej.

Moderacja 
Podczas uczestnictwa użytkownika platforma automatycznie przetwarza jego dane dotyczące interakcji w społeczności (np. posty, odpowiedzi, znaczniki czasu logowania, wyświetlenia) w celu ułatwienia interakcji między użytkownikami, moderowania treści zgodnie z Warunkami korzystania ze społeczności, w tym wymogami wynikającymi z aktu o usługach cyfrowych, oraz pomiaru kondycji społeczności.

Personalizacja i systemy rekomendacji 
EcoVadis wykorzystuje systemy rekomendacji w celu personalizacji treści, doświadczeń i komunikatów wyświetlanych użytkownikowi. System ten opiera się na zainteresowaniach zawodowych użytkownika i przewiduje, które treści będą najbardziej odpowiednie do jego roli. Na konkretną treść i jej kolejność mają wpływ przede wszystkim następujące główne parametry:
Profil i zainteresowania użytkownika: branża, rola zawodowa i zainteresowania wskazane w profilu użytkownika.

Podstawa prawna, prawa i kontrola danych 
Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6(1)(f) RODO) obecnych klientów i partnerów, a także firm zainteresowanych usługami w zakresie wyników dot. zrównoważonego rozwoju. Społeczność jest uważana za efektywną usługę o wartości dodanej, istotną dla relacji lub potencjalnego zaangażowania użytkownika w inne usługi EcoVadis, których celem jest wspieranie współpracy w zakresie zrównoważonego rozwoju w całej branży.
Zgodnie z ustawą o usługach cyfrowych i RODO użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wpływać na te parametry i je modyfikować, a także sprzeciwić się profilowaniu:
Użytkownik może zrezygnować z podawania opcjonalnych „zainteresowań” zawodowych w swoim profilu. Ponadto, wybierając alternatywne opcje sortowania (takie jak „Najnowsze” lub „Chronologicznie”) przy pierwszej wizycie, użytkownik może przeglądać treści bez stosowania spersonalizowanych algorytmów rankingowych lub profilujących.
Modyfikowanie parametrów: Użytkownik może w dowolnym momencie zaktualizować swoje zainteresowania zawodowe w swoim profilu, aby zmienić sposób personalizacji.

Marketing i spersonalizowana komunikacja 
Jeśli użytkownik zdecyduje się wzbogacić swój profil społecznościowy o dodatkowe informacje (na przykład o swoje zainteresowania zawodowe), EcoVadis może wykorzystać te dane w celu dostarczenia mu spersonalizowanych informacji na temat zrównoważonego rozwoju i odpowiednich komunikatów marketingowych zarówno w ramach Społeczności (za pośrednictwem systemu rekomendacji), jak i kanałów zewnętrznych (takich jak e-mail). Podstawę tego przetwarzania stanowi nasz uzasadniony interes polegający na dostarczaniu użytkownikowi profesjonalnych treści o wysokiej wartości. Użytkownik zachowuje pełną kontrolę nad tymi komunikatami i może w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu, korzystając z preferencji marketingowych lub łącza rezygnacji z subskrypcji w naszych wiadomościach e-mail.

Raportowanie nielegalnych treści (powiadomienia i działanie)
W przypadku zgłoszenia przez użytkownika treści niezgodnych z prawem w ramach Społeczności EcoVadis przetwarza jego imię i nazwisko oraz adres e-mail w celu zarządzania zgłoszeniem i przekazania potwierdzenia jego otrzymania oraz wyniku. Tożsamość użytkownika jako „zgłaszającego” pozostanie poufna i nie zostanie ujawniona podmiotowi zamieszczającemu treści, których to dotyczy, chyba że takie ujawnienie jest bezwzględnie konieczne w celu ustalenia niezgodności treści z prawem (np. w sporach dotyczących własności intelektualnej). Użytkownik zostanie odpowiednio poinformowany przed takim ujawnieniem.

Moderacja automatyczna i weryfikacja przez człowieka
W celu zapewnienia bezpieczeństwa EcoVadis może używać zautomatyzowanych narzędzi do wykrywania i moderowania treści. W przypadku podjęcia decyzji o ograniczeniu lub usunięciu treści użytkownika wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, zostanie on poinformowany o zastosowanej logice i konsekwencjach. Użytkownik ma prawo do złożenia wniosku o weryfikację przez człowieka każdej takiej zautomatyzowanej decyzji w celu zakwestionowania podjętych działań.

Ochrona nieletnich
EcoVadis działa aktywnie na rzecz zapewnienia wysokiego poziomu prywatności i bezpieczeństwa nieletnich. Surowo zabraniamy prezentowania reklam opartych na profilowaniu z wykorzystaniem danych osobowych użytkowników, gdy z uzasadnioną pewnością wiemy, że odbiorca jest osobą niepełnoletnią.

Przechowywanie danych 
Dane osobowe użytkownika są przechowywane tak długo, jak długo jest on aktywnym członkiem Społeczności. Jeśli umowa firmy użytkownika z usługami EcoVadis wygaśnie, użytkownik może nadal mieć dostęp do ograniczonych części sieci kontaktów jako profesjonalny kontakt do trzech lat, chyba że zdecyduje się zamknąć swoje konto wcześniej.
Automatycznie zamykamy konta, które są nieaktywne przez ponad trzy lata. Po zamknięciu konta – na wniosek użytkownika lub z powodu braku aktywności – trwale usuwamy jego profil i dane kontaktowe.
W celu spełnienia wymogów ustawy o usługach cyfrowych i RODO obowiązują następujące okresy przechowywania danych:

• Moderowana treść i określenie powodów: przechowujemy dokumentację związaną z decyzjami dotyczącymi moderowania treści i powiązanych treści przez sześć (6) miesięcy po ich podjęciu w celu przeprowadzenia wewnętrznego procesu rozpatrywania skarg i odwołań.
• Obrona prawna i archiwizacja: dzienniki aktywności i komunikaty niezbędne do obrony przed roszczeniami prawnymi lub egzekwowania naszych Warunków świadczenia usług są przechowywane w ograniczonym archiwum przez pięć (5) lat po zakończeniu relacji biznesowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami o przedawnieniu.

Aby dyskusje w Społeczności mogły być zrozumiałe dla innych członków, posty i komentarze użytkownika pozostaną widoczne, ale będą w pełni zanonimizowane, co oznacza, że nie będą już powiązane z jego imieniem i nazwiskiem ani tożsamością. Jeśli w treści postu użytkownik zamieścił dane osobowe (takie jak numer telefonu lub określone dane identyfikacyjne), powinien edytować lub usunąć te konkretne treści przed zamknięciem konta.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat swoich praw, w tym prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania i polityk moderowania treści, należy zapoznać się z odpowiednimi sekcjami niniejszej informacji i Warunkami korzystania ze Społeczności.

Inne rodzaje przetwarzania związane z usługą:
EcoVadis gromadzi opisane dane osobowe użytkowników swoich klientów do komunikacji biznesowej i zarządzania relacjami z klientami.

W celu ulepszenia usług i funkcji platformy analizowane jest zachowanie użytkowników na platformie. Dane są przechowywane przez okres 13 miesięcy (żywotność plików cookie) i 25 miesięcy w przypadku informacji zebranych za pośrednictwem tych plików cookie.

Dane osobowe są przetwarzane w kontekście procesów fakturowania, płatności i zarządzania księgowością. Dane te są przechowywane przez okres wymagany zgodnie z przepisami prawa lub regulacjami (w przypadku faktur jest to 10 lat).

Ponadto EcoVadis może kontaktować się z użytkownikami w celu przeprowadzenia badań ankietowych dotyczących opinii na temat Usług lub informować w biuletynach o innych Usługach, oferować podobne lub powiązane rozwiązania, które stanowią logiczne rozszerzenie pierwotnej usługi, albo potencjalnych nowych usługach, które mogą być oferowane w przyszłości. W odniesieniu do tego przetwarzania prosimy o zapoznanie się z dokumentem Informacje prawne – Ochrona danych (poszukiwanie klientów). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa platformy przetwarzane są dane dotyczące połączeń użytkowników (dzienniki, w tym adres IP). Dane te są przechowywane przez okres 1 roku na platformie i 4 lat w archiwum.

EcoVadis może przetwarzać przekazane dane osobowe osób z Wnioskujących firm na stronach z zaproszeniami do samodzielnej rejestracji, które mają na celu informowanie Ocenianych firm o misji zrównoważonego rozwoju i wartościach właściwych dla Wnioskującej firmy. Chociaż EcoVadis odpowiada za przetwarzanie danych (np. nagrań wideo lub prezentacji), obowiązkiem Wnioskującej firmy jest zgodne z prawem przetwarzanie tych danych, w tym uzyskanie wszystkich wymaganych zgód uwzględniających obowiązujące przepisy o ochronie danych przed przekazaniem tych informacji EcoVadis. Dane osobowe na tych stronach są przechowywane przez okres obowiązywania umowy z Wnioskującą firmą.

Odbiorcy
Dane gromadzone na potrzeby zarządzania klientami są przeznaczone dla naszych zespołów ds. obsługi klienta, radców prawnych i niezbędnych stron trzecich (dostawców i partnerów) zaangażowanych w świadczenie Usług.

Dane analityczne dotyczące zachowań użytkowników są przeznaczone dla zespołu ds. rozwoju produktu.

Dostęp do procesów zarządzania fakturami i płatnościami oraz księgowością będą mieli pracownicy administracji, księgowości, a także firmy windykacyjne.

Dostęp do dzienników połączeń użytkowników ma wyłącznie autoryzowany personel IT i bezpieczeństwa IT.

Dostęp do danych osobowych Wnioskujących firm na stronie zaproszenia do samodzielnej rejestracji ma wyłącznie zespół ds. marketingu.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Dane osobowe przekazane EcoVadis mogą być przekazywane do Podmiotów zależnych EcoVadis zlokalizowanych poza EOG: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hongkong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. i inne podmioty zależne, które mogą zostać utworzone w późniejszym terminie. Dostęp do tych informacji jest niezbędny w celu świadczenia usług i przetwarzania danych, o których mowa powyżej, np. w celu udzielania pomocy klientom i późniejszego kontaktowania się z nimi.

W ramach zabezpieczenia to przekazywanie jest regulowane przez standardowe klauzule umowne (Administrator danych – Administrator danych) między firmą EcoVadis SAS (Francja) a jej podmiotami zależnymi, jeśli kraj nie jest uznawany za zapewniający odpowiedni poziom ochrony. Kopię takich Standardowych klauzul umownych można uzyskać, wysyłając prośbę na adres dpo@ecovadis.com.

W procesie oceny dot. zrównoważonego rozwoju i emisji CO₂ dane kontaktowe Ocenianej firmy są przekazywane wnioskującym klientom znajdującym się poza EOG podczas wnioskowania lub wyświetlania rezultatów oceny zrównoważonego rozwoju i wyników dot. emisji CO₂, aby ułatwić komunikację i poprawić przejrzystość. W ramach zabezpieczenia przekazywanie danych podlega standardowym klauzulom umownym (administrator danych — administrator danych) między EcoVadis a wnioskującymi klientami: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-customers

Osoby trzecie (dostawcy)
Do celów przetwarzania danych EcoVadis korzysta z usług dostawców (podmiotów przetwarzających) mających siedzibę poza EOG. Jako środek zabezpieczający firma EcoVadis podpisała standardowe klauzule umowne (Administrator danych — Podmiot przetwarzający dane). Więcej informacji można znaleźć w sekcji RODO w naszym centrum zaufania: https://ecovadis.com/trust-center/

Prawa w zakresie ochrony danych
Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania albo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania poprzez skontaktowanie się z nami. Dodatkowe informacje na temat ochrony danych są dostępne na naszej stronie internetowej: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących ochrony danych osobowych i korzystania z praw do ochrony danych można skontaktować się z nami za pośrednictwem poniższych informacji.

EcoVadis SAS
Data Protection Officer
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, Francja
E-mail: dpo@ecovadis.com

Ponadto masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Francja, jeśli uważasz, że przetwarzanie dotyczących Ciebie danych osobowych narusza przepisy.