Nota prawna – Ochrona danych (Usługi)

EcoVadis SAS i EcoVadis Inc („EcoVadis") zbierają dane osobowe od użytkowników naszych usług internetowych, w tym, ale nie tylko, stron zlokalizowanych pod adresami www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, wszystkich subdomen oraz wszystkich innych usług online EcoVadis („Usługi") i ich zastosowań do celów określonych w poniższych akapitach.

Aby uzyskać usługi internetowe Ulula, prosimy zapoznać się z polityką prywatności Ulula.

Opisane poniżej przetwarzanie danych osobowych użytkowników opiera się na uzasadnionych interesach EcoVadis w rozumieniu artykułu 6. 1. f) RODO.

EcoVadis zbiera i wykorzystuje dane osobowe użytkowników swoich usług poprzez:

a) udostępnianie danych osobowych przez użytkowników w formularzach rejestracyjnych online;

b) przesyłanie danych kontaktowych do formularzy online przez użytkowników klientów korporacyjnych („firmy wnioskujące“) oraz użytkowników partnerów handlowych firm wnioskujących („firmy oceniane“), danych kontaktowych swoich użytkowników;

c) przesyłanie formularzy online przez firmy wnioskujące o dane kontaktowe użytkowników firm ocenianych;

d) udostępnianie danych osobowych użytkowników firm zgłaszających lub firm ocenianych za pośrednictwem wiadomości e-mailowych.

W przypadku użytkowników, którzy nie uczestniczą w Usługach i powiązanych procesach, należy zapoznać się z dokumentem Nota prawna – Ochrona danych (Pozyskiwanie klientów) pod adresem: https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Oceny dot. zrównoważonego rozwoju i ocena emisji CO₂
EcoVadis zbiera następujące dane osobowe swoich użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz stanowisko w celach kontaktowych w celu świadczenia żądanych Usług.

Aktywności użytkowników firm wnioskujących na platformie są monitorowane, a status tych aktywności (czas pierwszego zalogowania, postęp onboardingu i zaangażowanie) jest przekazywany menedżerowi programu firmy zgłaszającej wniosek w celu poprawy wdrożenia i zaangażowania po stronie firmy wnioskującej.

Kontakt administratora firmy ocenianej utworzony w narzędziu EcoVadis jest widoczny dla wszystkich użytkowników należących do sieci EcoVadis firmy ocenianych.

W przypadku udostępniania kart wyników dot. zrównoważonego rozwoju lub emisji CO₂ przez firmę ocenianą, dane kontaktowe administratora są widoczne dla administratora firmy wnioskującej oraz administratorów jej spółek zależnych.

Zebrane dane osobowe za pośrednictwem wspomnianych powyżej stron EcoVadis są rejestrowane w plikach cyfrowych przez EcoVadis. Jest przechowywana do końca umowy dla firm wnioskujących o ocenę zrównoważonego rozwoju lub emisji dwutlenku węgla od swoich firm ocenianych oraz przez pięć (5) lat po zakończeniu subskrypcji dla firm ocenianych.

EcoVadis, jako agencja ratingowa, jest zobowiązana do zachowania identyfikowalności (śledzenia) działań związanych z kontami naszych klientów (np. przesyłania dokumentów na platformę EcoVadis, przesyłania kwestionariusza, akceptowania próśb klientów o udostępnienie wyników w zakresie zrównoważonego rozwoju lub śladu węglowego itp.). Z tego powodu (nieaktywne) nazwy użytkowników są przechowywane jako punkt odniesienia, aby móc odpowiadać na wszelkie pytania oraz ustalić, realizować lub bronić potencjalnych roszczeń prawnych. Odwołujemy się do sekcji 17.3(e) RODO.

Użytkownicy firm ocenianych, którzy zaakceptowali warunki i klauzule, są zatrzymywani przez 10 lat po zakończeniu subskrypcji zgodnie z artykułem 17.3 b) RODO.

Użytkownicy, którzy brali udział w działaniach użytkowników lub nie akceptowali regulaminu, mogą zostać wymazani przez firmę ocenianą podczas trwania subskrypcji.

Dokumenty zostaną usunięte 5 lat po zakończeniu subskrypcji, aby zachować uzasadnienie punktacji.

E-learning w EcoVadis Academy
W ramach usług EcoVadis oferuje platformę e-learningową, wspierającą użytkowników firm ocenianych oraz firm wnioskujących, aby ulepszyć ich praktyki w zakresie zrównoważonego rozwoju. EcoVadis zbiera dane dotyczące Twojego udziału w kursach i ich wyników, które będą udostępniane menedżerom Twojej własnej firmy (posiadającej profil Administratora). Jedynie zanonimizowane i zagregowane dane użytkowników firm ocenianych będą udostępniane firmom wnioskującym, z którymi wcześniej zgodziłeś się udostępnić swoją kartę wyników zrównoważonego rozwoju lub emisji CO₂.

Dla użytkowników niebędących klientami korzystających z platformy e-learningowej obowiązuje następujące zastosowanie:
EcoVadis zbiera dane o Twoim uczestnictwie w kursach oraz wynikach. Będą one udostępniane menedżerom klienta, który finansuje dostęp do kursów własnej firmy (posiadając profil administratora). EcoVadis przetwarza Twoje dane osobowe w celu zapewnienia dostępu do EcoVadis Academy dla naszych klientów, którzy mogą uczestniczyć w kursach e-learningowych i zrozumieć praktyki zrównoważonego rozwoju. EcoVadis zbiera następujące dane osobowe swoich użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail (nazwa użytkownika). Zebrane dane osobowe są przechowywane do końca umowy z firmą wnioskującą. 

Usługi IQ i Vitals
W przypadku usługi IQ, firmy wnioskujące mogą wykorzystywać dane kontaktowe (adresy e-mail) firm ocenianych do celów identyfikacji firmy ocenianej w systemie EcoVadis. EcoVadis przetwarza te identyfikatory również w celu realizacji obowiązkowych obowiązków regulacyjnych, takich jak dostarczanie wymaganych powiadomień firmom z ratingiem na podstawie obowiązujących regulacji ratingowych ESG (np. rozporządzenie UE 2024/3005). Wszelkie dane kontaktowe (adresy e-mail) firm ocenianych, które nie zostały edytowane ani nie zostały zwrócone w celu uzyskania wniosku o ocenę, są anonimizowane 3 lata po pierwszym użyciu i na końcu umowy z firmą wnioskującą. Użytkownicy firm wnioskujących pozostają do końca umowy. 

Dla usługi Vitals EcoVadis zbiera następujące dane osobowe swoich użytkowników: imię i nazwisko oraz adres e-mail w celu uzyskania świadczeń o żądanych Usługach.

Użytkownicy firm ocenianych, którzy zaakceptowali regulamin, są zachowywani przez 10 lat po zakończeniu subskrypcji zgodnie z artykułem 17.3 b) RODO. Użytkownicy firm ocenianych oraz dostarczone dokumenty są przechowywani przez 5 lat po zakończeniu subskrypcji. Użytkownicy firm wnioskujących pozostają do końca umowy. 

Społeczność EcoVadis
EcoVadis oferuje internetową sieć społecznościową („Community"), która ułatwia współpracę, nawiązywanie kontaktów i wymianę wiedzy między naszymi klientami i partnerami, w celu poprawy i wymiany praktyk dotyczących zrównoważonego rozwoju.

Aby świadczyć i obsługiwać tę usługę, EcoVadis przetwarza następujące dane osobowe upoważnionych użytkowników: Imię i nazwisko, adres e-mail, lokalizacja, stanowisko, branża, zainteresowania oraz nazwa firmy. Dane te są przetwarzane na platformie społecznościowej w celu tworzenia i zarządzania Twoim kontem użytkownika oraz umożliwienia dostępu do Społeczności i korzystania z niej.

Moderacja 
Podczas Twojego udziału platforma automatycznie przetwarza Twoje Dane Interakcji Społeczności (np. posty, odpowiedzi, znaczniki czasu logowania, wyświetlenia), aby ułatwić interakcję peer-to-peer, moderować treści zgodnie z Warunkami korzystania ze społeczności, w tym wymogami wynikającymi z Digital Services Act, oraz mierzyć zdrowie społeczności.

Systemy personalizacji i rekomendacji 
EcoVadis wykorzystuje systemy rekomendacyjne, aby spersonalizować treści, doświadczenie i komunikację prezentowaną Tobie. System ten opiera się na Twoich zainteresowaniach zawodowych i przewiduje, które treści będą najbardziej istotne dla Twojej roli. Konkretna treść i kolejność jej znaczenia są przede wszystkim zależne od następujących głównych parametrów:
Profil użytkownika i zainteresowania: Branża, rola zawodowa i zainteresowania wskazywane w Twoim profilu.

Podstawa prawna, prawa i kontrola 
Przetwarzanie tych danych opiera się na uzasadnionym interesie (art. RODO 6(1)(f)) dla obecnych klientów i partnerów, a także dla firm zainteresowanych usługami w zakresie zrównoważonego rozwoju. Społeczność jest uważana za usługę o wartości dodanej i efektywną, istotną dla Twojej relacji lub potencjalnego zaangażowania w inne usługi EcoVadis, mające na celu wspieranie współpracy w całej branży na rzecz zrównoważonego rozwoju.
Zgodnie z Ustawą o Usługach Cyfrowych i RODO masz prawo w dowolnym momencie wpływać i modyfikować te parametry oraz sprzeciwiać się profilowaniu:
Możesz zdecydować się nie podawać opcjonalnych profesjonalnych „zainteresowań" w swoim profilu. Ponadto, wybierając alternatywne opcje sortowania (takie jak „Najnowszy„ lub „Chronologiczny”) podczas pierwszej wizyty, możesz przeglądać treści bez stosowania spersonalizowanych algorytmów rankingowych czy profilowania.
Modyfikacja parametrów: Możesz w każdej chwili zaktualizować swoje profesjonalne zainteresowania w profilu, aby zmienić logikę personalizacji.

Marketing i spersonalizowany kontakt 
Jeśli zdecydujesz się wzbogacić swój profil społeczności o dodatkowe informacje (takie jak Twoje zawodowe „Zainteresowania"), EcoVadis może wykorzystać te dane, aby dostarczać Ci spersonalizowane informacje o zrównoważonym rozwoju oraz istotne komunikaty marketingowe zarówno w ramach Społeczności (za pośrednictwem systemu rekomendacji), jak i przez zewnętrzne kanały (np. e-mail). Przetwarzanie to opiera się na naszym uzasadnionym interesie dostarczania Ci wartościowych, profesjonalnych treści. Masz pełną kontrolę nad tymi komunikacjami i możesz w każdej chwili sprzeciwić się temu przetwarzaniu poprzez swoje preferencje marketingowe lub korzystając z linku do wypisania w naszych e-mailach.

Zgłaszanie nielegalnych treści (Powiadomienie i Działanie)
Jeśli zgłosisz nielegalne treści w Społeczności, EcoVadis przetwarza Twoje imię i adres e-mail, aby zarządzać zgłoszeniem i dostarczyć potwierdzenie otrzymania oraz wyniku. Twoja tożsamość jako „sygnalisty" pozostanie poufna i nie zostanie ujawniona osobom publikującym treści, chyba że takie ujawnienie będzie absolutnie konieczne do ustalenia nielegalności treści (np. w sporach dotyczących własności intelektualnej). Zostaniesz odpowiednio poinformowany przed jakimkolwiek ujawnieniem informacji.

Automatyczna moderacja i ludzka recenzja
Aby zapewnić bezpieczne środowisko, EcoVadis może korzystać z automatycznych narzędzi do wykrywania i moderowania treści. Jeśli zostanie podjęta decyzja o ograniczeniu lub usunięciu Twoich treści wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania, zostaniesz poinformowany o logice i konsekwencjach. Masz prawo zażądać ludzkiej oceny każdej takiej zautomatyzowanej decyzji o zakwestionowaniu podjętego działania.

Ochrona nieletnich
EcoVadis zobowiązuje się do wysokiego poziomu prywatności i bezpieczeństwa dla nieletnich. Surowo zabraniamy wyświetlania reklam opartych na profilowaniu danych osobowych użytkowników, gdy mamy uzasadnioną pewność, że odbiorca jest niepełnoletni.

Przechowywanie danych 
Twoje dane osobowe są przechowywane tak długo, jak długo jesteś aktywnym członkiem Społeczności. Jeśli umowa Twojej firmy z EcoVadis wygaśnie, nadal możesz mieć dostęp do ograniczonych części sieci jako profesjonalny kontakt przez maksymalnie trzy lata, chyba że zdecydujesz się na wcześniejsze zamknięcie konta.
Automatycznie zamykamy konta, które były nieaktywne przez ponad trzy lata. Gdy konto zostaje zamknięte — na Twoją prośbę lub z powodu braku aktywności — trwale usuwamy Twój profil i dane kontaktowe.
Aby zapewnić zgodność z Ustawą o Usługach Cyfrowych oraz RODO, obowiązują następujące konkretne okresy retencyjne:

  • Moderowane treści i uzasadnienia: Przechowujemy rejestry decyzji dotyczących moderacji treści oraz powiązanych treści przez sześć (6) miesięcy po podjęciu decyzji, aby ułatwić wewnętrzny proces rozpatrywania skarg i odwołań.
  • Obrona prawna i archiwum: Dzienniki aktywności i komunikacja niezbędne do obrony przed roszczeniami prawnymi lub egzekwowania naszych Warunków korzystania są przechowywane w archiwum ograniczonym przez pięć (5) lat po zakończeniu relacji biznesowej, zgodnie z obowiązującymi terminami przedawnienia.

Aby dyskusje Społeczności były znaczące dla innych członków, Twoje posty i komentarze pozostaną widoczne, ale w pełni zanonimizowane, co oznacza, że nie będą już powiązane z Twoim imieniem ani tożsamością. Jeśli w treści posta zamieściłeś dane osobowe (takie jak Twój numer telefonu lub konkretne dane identyfikacyjne), powinieneś edytować lub usunąć tę konkretną treść przed zamknięciem konta.

Aby uzyskać szczegóły dotyczące Twoich praw, w tym prawa do sprzeciwu wobec polityki przetwarzania i moderacji treści, zapoznaj się z odpowiednimi sekcjami niniejszego ogłoszenia oraz Warunkami korzystania ze społeczności.

Inne przetwarzanie związane z usługą:
EcoVadis zbiera opisane dane osobowe użytkowników swoich klientów w celu komunikacji biznesowej oraz zarządzania relacjami z klientami.

Aby poprawić swoje usługi i funkcje platformy, analizuje się zachowanie użytkowników na platformie. Dane są przechowywane przez 13 miesięcy (okres życia plików cookie) oraz 25 miesięcy dla informacji zebranych za pomocą tych plików cookie.

Dane osobowe są przetwarzane w kontekście procesów fakturowania, płatności i zarządzania księgowością. Dane te są przechowywane przez okres przechowywania zgodnie z wymogami prawnymi lub regulacyjnymi (faktury: 10 lat).

Ponadto EcoVadis może również kontaktować się z użytkownikami, aby prowadzić badania poprzez ankiety dotyczące opinii użytkowników na temat Usług, informować w biuletynach o innych Usługach, oferować podobne lub powiązane rozwiązania będące logicznym rozszerzeniem pierwotnej usługi lub informować o potencjalnych nowych usługach, które mogą być oferowane w przyszłości. W przypadku tego przetwarzania prosimy o zapoznanie się z Notą prawną – Ochrona danych (Pozyskiwanie klientów). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

EcoVadis wykorzystuje dane kontaktowe do przekazywania obowiązkowych powiadomień firmom ocenianym, zgodnie z wymaganiami przejrzystości ESG i regulacji ratingowych nadzorowanych przez organy takie jak ESMA.

Dla bezpieczeństwa platformy przetwarzane są dane połączeń użytkowników (logi wraz z adresem IP). Dane te są przechowywane na platformie przez 1 rok i 4 lata w archiwum.

EcoVadis może przetwarzać dane osobowe przekazane od osób lub firm wnioskujących na stronach zaproszeń do samorejestracji, mające na celu poinformowanie firm ocenianych o misji zrównoważonego rozwoju i wartościach charakterystycznych dla firmy wnioskującej. Chociaż EcoVadis odpowiada za przetwarzanie danych (np. nagrań wideo lub prezentacji), to firma składająca wniosek o ich prawidłowe przetwarzanie, w tym uzyskanie wszystkich wymaganych zgody na podstawie obowiązujących przepisów o ochronie danych przed przekazaniem tych informacji EcoVadis. Dane osobowe na tych stronach są przechowywane przez cały czas trwania umowy z firmą wnioskującą.

Odbiorcy
Zebrane dane do zarządzania klientami są przeznaczone dla naszych zespołów obsługujących klienta, doradców prawnych oraz niezbędnych podmiotów trzecich (dostawców i partnerów) zaangażowanych w świadczenie Usług.

Dane analityki zachowań użytkowników są przeznaczone dla zespołu rozwoju produktu.

Do zarządzania fakturowaniem oraz płatnościami i księgowością mają dostęp zarówno pracownicy księgowości, jak i firmy windykacyjne.

Dostęp do logów połączeń użytkowników jest ograniczony do autoryzowanych pracowników IT i IT ds. bezpieczeństwa.

Dostęp do danych osobowych firm żądających na stronie zaproszenia do samorejestracji jest przeznaczony dla zespołu marketingowego.

Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Podmioty powiązane z EcoVadis
Dane osobowe przesyłane do EcoVadis mogą być przekazywane spółkom zależnym EcoVadis znajdującym się poza EEA: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. oraz inne spółki zależne, które mogą zostać utworzone w późniejszym terminie. Dostęp do tych informacji jest niezbędny, aby móc świadczyć usługę oraz przetwarzać wymienione powyżej, np. aby pomagać i kontaktować się z klientami.

Jako zabezpieczenie, ten transfer jest regulowany przez standardowe klauzule umowne (kontroler danych - kontroler danych) między EcoVadis SAS (Francja) a jej spółkami zależnymi, jeśli kraj uznany jest za niewystarczający poziom ochrony. Kopię takiego SCC można uzyskać pod adresem dpo@ecovadis.com

Transfery danych między klientami ocenianymi a wnioskującymi

Aby ułatwić proces oceny zrównoważonego rozwoju i emisji dwutlenku węgla, zwiększyć przejrzystość i komunikację oraz zarządzać działaniami naprawczymi, dane osobowe są udostępniane między uczestnikami w następujący sposób:

  • Dane firmy ocenianej Dane kontaktowe są przekazywane do Klientów wnioskujących (zlokalizowanych poza EEA), gdy zgłaszają lub przeglądają wyniki dotyczące zrównoważonego rozwoju i emisji dwutlenku węgla lub karty ocen.
  • Dane firmy wnioskującej Dane kontaktowe są przekazywane do firm ocenianych (zlokalizowanych poza EEA) poprzez wnioskowanie o ocenę i udostępnianie karty wyników.
  • Usługa EcoVadis Community: Korzystając z funkcji Społeczności EcoVados, użytkownicy mogą udostępniać dane innym firmom ocenianym i wnioskującym na całym świecie, aby umożliwić bezpośrednią komunikację.

Wszystkie takie przekazania danych podlegają Standardowym Klauzulom Umownym (SCC) dla relacji między Administratorami (Controller-to-Controller). Umowy te zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych i są uwzględnione w naszych warunkach współpracy z obiema stronami:

Standardowe klauzule kontraktowe dla firm ocenianych: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-rated-companies-as-importers 

Podmioty trzecie (dostawcy)
Do celów przetwarzania EcoVadis korzysta z usług dostawców (procesorów) spoza EEA. EcoVadis podpisał (kontroler danych - procesor danych) standardowe klauzule umowne jako zabezpieczenie. Więcej informacji znajdziesz w sekcji RODO w naszym Centrum zaufania: https://ecovadis.com/trust-center/

Prawa do ochrony danych
Masz prawo do dostępu, korekty lub usunięcia swoich danych, ograniczenia lub zablokowania ich przetwarzania, wystarczy, że skontaktujesz się z nami. Więcej informacji na temat ochrony danych znajdziesz na naszej stronie internetowej: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

Jeśli masz jakiekolwiek obawy dotyczące ochrony swoich danych osobowych i korzystania z ich praw, prosimy o kontakt z nami, korzystając z poniższych informacji.

EcoVadis SAS
Oficer ds. Ochrony Danych
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paryż, Francja
E-mail: dpo@ecovadis.com

Ponadto masz prawo złożyć skargę do organu nadzoru: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paryż, Francja, jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Ciebie narusza przepisy.