Dodawanie użytkowników i zarządzanie nimi

Możesz zaprosić współpracowników do pracy nad kwestionariuszem, tworząc konto użytkownika. Kilku użytkowników może pracować nad kwestionariuszem jednocześnie.

• Typy ról użytkowników
• Zarządzanie kontami użytkowników
• Zarządzanie domenami e-mail
• Tworzenie nowego użytkownika
• Tworzenie nowego użytkownika za pomocą kwestionariusza
• Powiązanie istniejącego użytkownika
• Edycja/dezaktywacja użytkownika
• Resetowanie hasła
• Odblokowanie użytkownika
• Usuwanie użytkownika
• Eksport listy użytkowników
• Zarządzanie zbiorcze użytkownikami

Typy ról użytkowników

Na platformie EcoVadis Ratings pracownicy ocenianej firmy mogą odgrywać dwie role: współpracownika ds. oceny i administratora ds. oceny. Obie te role mogą brać udział w ocenie i uzyskać dostęp do wszystkich funkcji zarządzania wynikami swojej firmy dot. zrównoważonego rozwoju. Administrator ds. oceny ma dodatkowe uprawnienia — może zarządzać innymi użytkownikami i pełnić funkcję głównego kontaktu do komunikacji e-mailowej.

Zarządzanie kontami użytkowników (tylko administratorzy ds. oceny)

1. Przejdź na stronę www.ecovadis-survey.com/app/; 
2. Zaloguj się za pomocą nazwy użytkownika (adres e-mail) i hasła. Link „nie pamiętam hasła” jest również dostępny na stronie logowania.
3. Otwórz menu użytkownika w prawym górnym rogu strony. Przejdź do sekcji Zarządzanie użytkownikami, aby wyświetlić użytkowników i zarządzać nimi.
   
   Uwaga: Tylko administratorzy ds. oceny mogą wykonywać tę czynność.
    
4. W zakładce Lista użytkowników wyświetlana jest lista obecnych nazw, imion i nazwisk, ról oraz statusów obecnych użytkowników. Za pomocą paska wyszukiwania można znaleźć określonego użytkownika. Filtry pomogą zawęzić wyniki według roli lub statusu użytkownika.

5. Za pomocą menu rozwijanego sortowania możesz posortować wyniki według imienia i nazwiska lub nazwy użytkownika.

Zarządzanie domenami e-mail (tylko administratorzy ds. oceny)

Uprawnione domeny to środek bezpieczeństwa, który polega na tym, że tylko użytkownicy z adresem e-mail pochodzącym z domeny należącej do Twojej firmy mogą zostać dodani do konta EcoVadis. Można zarządzać uprawnionymi domenami bezpośrednio na platformie, dodając je lub usuwając w razie potrzeby.

Uwaga: Tylko użytkownicy będący administratorami na platformie mogą dodawać lub usuwać uprawnione domeny.

1. Z menu użytkownika w prawym górnym rogu strony wybierz opcję Zarządzanie użytkownikami i przejdź do nowej zakładki Ustawienia.

2. Po kliknięciu przycisku „Edytuj” w zakładce „Ustawienia” wyświetli się pole do wprowadzania nazwy domeny.
3. Kliknij „Dodaj kolejną domenę”, aby wprowadzić więcej domen.
   
   

Po zapisaniu możesz usunąć autoryzowaną domenę, klikając ikonę usuwania. Pamiętaj, że istniejący użytkownicy tej domeny nadal będą mieli dostęp do konta firmy w EcoVadis.

Stwórz nowego użytkownika (Administratorzy ds. oceny i współpracownicy)

1. Kliknij „Dodaj nowego użytkownika” w prawym górnym rogu strony. 

2. Pojawi się monit o podanie nazwy i danych użytkownika oraz zdefiniowanie jego ustawień: roli i preferencji językowych. Aby potwierdzić i utworzyć użytkownika, kliknij „Zapisz”. Spowoduje to wysłanie do użytkownika wiadomości e-mail z instrukcjami dotyczącymi konfiguracji hasła.

Uwaga: Zarówno administratorzy ds. oceny, jak i współpracownicy mogą wykonać tę operację.

Tworzenie nowego użytkownika za pomocą kwestionariusza (tylko administratorzy ds. oceny)

Współpracownika można zaprosić do współpracy bezpośrednio z kwestionariusza podczas udzielania odpowiedzi.

1. Przejdź do panelu głównego.
2. Kliknij opcję „Zaangażuj innych!”, znajdującą się tuż pod zielonym przyciskiem „Otwórz kwestionariusz”.

3. Wprowadź dane kontaktowe współpracownika, a automatycznie otrzyma on wiadomość e-mail ze szczegółowymi informacjami umożliwiającymi dostęp do kwestionariusza.

Uwaga: Zarówno administratorzy ds. oceny, jak i współpracownicy ds. oceny mogą wykonać tę czynność. W przypadku tworzenia użytkowników za pomocą kwestionariusza automatycznie przypisywana jest im rola „współpracownika”.
 

Powiązanie istniejącego użytkownika (tylko administratorzy ds. oceny)

Jeśli próbujesz dodać kogoś do konta EcoVadis swojej firmy, może się okazać, że ta osoba ma już konto. W takich przypadkach możesz połączyć ich istniejące konto z kontem firmy. Aby to zrobić, wystarczy wykonać te same kroki co przy tworzeniu nowego użytkownika. Jeśli dodawana osoba ma już konto, pojawi się wyskakujące okienko z potwierdzeniem, że żadne dane uwierzytelniające logowania nie zostaną do niej wysłane, ponieważ może ona użyć swoich obecnych danych logowania, aby uzyskać dostęp do nowo połączonego konta.

Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko dla administratorów ds. oceny. W razie potrzeby skontaktuj się z administratorami.

Edycja/dezaktywacja użytkowników

1. Kliknij trzy kropki po prawej stronie listy i wybierz „Edytuj”. 

2. W razie potrzeby edytuj informacje o użytkowniku. Aby dezaktywować użytkownika, przesuń przełącznik w lewo do pozycji nieaktywnej.

3. Aby potwierdzić i zapisać zmiany, kliknij „Zapisz”.

Resetowanie hasła

1. Kliknij trzy kropki po prawej stronie listy i wybierz „Zresetuj hasło”. 

Spowoduje to wysłanie do użytkownika wiadomości e-mail z instrukcjami dotyczącymi resetowania hasła. Tylko użytkownik może ustawić swoje nowe hasło.

Odblokowanie dostępu do konta użytkownika (tylko administratorzy ds. oceny)

Ze względów bezpieczeństwa EcoVadis blokuje dostęp do platformy po 5 nieudanych próbach logowania. W takim przypadku użytkownicy mogą odczekać 15 minut, aby odzyskać dostęp i spróbować ponownie.

Administratorzy konta EcoVadis firmy mogą jednak pominąć ten czas oczekiwania i natychmiast odblokować dostęp użytkownika. W tym celu:

1. Przejdź do sekcji Lista użytkowników w zakładce Zarządzanie użytkownikami.
2. Kliknij opcję „Odblokuj użytkownika” w sekcji „Więcej opcji” (3 kropki), dzięki czemu wybrany użytkownik odzyska dostęp.

Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko dla administratorów ds. oceny. Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się ze swoimi administratorami.

Usuwanie użytkownika ((tylko administratorzy ds. oceny)

Konta użytkowników można usuwać bezpośrednio na platformie, z pewnymi wyjątkami*. Ta samoobsługowa funkcjonalność upraszcza procedury i zadania.

Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko dla administratorów ds. oceny.

1. W zakładce „Lista użytkowników” wybierz użytkownika, którego chcesz usunąć, i kliknij ikonę „Więcej opcji” (3 kropki), aby wybrać pozycję menu „Usuń użytkownika”.
2. Wyświetli się wyskakujące okienko z potwierdzeniem. Pamiętaj, że tej czynności nie można cofnąć.
   
3. Po potwierdzeniu zostanie wyświetlony jeden z poniższych komunikatów:

• Pomyślne usunięcie: „Rozpoczęto usuwanie 1 użytkownika. Może to potrwać kilka minut”.
• Nieudane usunięcie: „Nie udało się usunąć użytkownika. Spróbuj ponownie”.

* Zwracamy uwagę, że ze względu na wymogi prawne związane z przechowywaniem danych klienci nie mogą usuwać użytkowników swojej firmy, którzy:

• zaakceptowali Regulamin (maks. 10 lat temu),
• udostępnili kartę wyników (maks. 5 lat temu),
• przesłali kwestionariusz (maks. 5 lat temu),
• przesłali dokument (maks. 5 lat temu).

W celu zapewnienia przejrzystości informacje te są wyświetlane na platformie.

Eksportowanie listy użytkowników (tylko administratorzy ds. oceny)

Aby wyeksportować listę użytkowników:

1. Przejdź do strony „Zarządzanie użytkownikami” w menu użytkownika i kliknij „Eksportuj listę użytkowników” u góry listy. 
   
   Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko dla administratorów ds. oceny.

Eksportowane informacje obejmują nazwę użytkownika, adres e-mail, rolę użytkownika, status i datę ostatniego połączenia. 

Zarządzanie zbiorcze użytkownikami (tylko administratorzy ds. oceny)

Ta funkcja jest dostępna tylko dla administratorów ds. oceny. Na stronie „Zarządzanie użytkownikami” (dostępnej z menu użytkownika) należy kliknąć „Prześlij partię użytkowników” w prawym górnym rogu strony.

Wyświetli się wyskakujące okienko, w którym można pobrać pusty szablon lub wyeksportować istniejącą listę użytkowników i w razie potrzeby ją edytować. Następnie należy przesłać ostateczny plik. Po zakończeniu przesyłania lista użytkowników zostanie odpowiednio zaktualizowana.

Uwaga: Upewnij się, że w arkuszu Excel wypełnione są wszystkie obowiązkowe pola dotyczące danych kontaktowych użytkownika, w tym numer telefonu, stanowisko i adres e-mail. W przeciwnym razie przesyłanie może się nie udać.

Potrzebujesz szybkiej odpowiedzi? Poczatuj z Lumi! Dowiedz się więcej tutaj