Przygotowanie dokumentów do odczytu maszynowego na potrzeby oceny EcoVadis

Aby zapewnić spójność i skalowalność usług EcoVadis Ratings, dokumenty dostarczone podczas oceny muszą nadawać się do odczytu maszynowego, dzięki czemu będą mogły zostać w pełni uwzględnione w procesie oceny. Umożliwia to rzetelne i sprawne pozyskiwanie oraz tłumaczenie informacji, co ma kluczowe znaczenie dla całościowego przeglądu. Dokumenty, które nie nadają się do odczytu maszynowego, mogą zostać nieprzetłumaczone całkowicie, co może spowodować opóźnienia lub braki w ocenie.

Dlaczego niektórych dokumentów się nie tłumaczy?

EcoVadis wykorzystuje automatyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do wyodrębniania i tłumaczenia tekstu z przesłanych dokumentów. W niektórych przypadkach system nie przetworzy pliku, jeśli dokument nie nadaje się do odczytu maszynowego. Zwykle dzieje się tak, gdy:

• dokument jest zeskanowanym obrazem, zrzutem ekranu lub zdjęciem;
• plik zawiera pismo odręczne;
• plik jest zaszyfrowany, uszkodzony lub chroniony hasłem;
• tekst jest osadzony w obrazie, a nie zapisywany w formacie cyfrowym.

Jeśli funkcja OCR nie może wyodrębnić niezbędnej treści, dokument jest oznaczony jako „nieczytelny” i nie będzie go można przetłumaczyć. Dokumenty takie mogą zostać tylko częściowo uwzględnione podczas oceny, chyba że odpowiednie informacje będą widoczne gdzie indziej.

Co się zmienia?

Wcześniej niektóre nieczytelne dokumenty mogły być poddane dodatkowemu przetwarzaniu. Od teraz:

• Tylko dokumenty spełniające automatyczne kryteria OCR będą tłumaczone i sprawdzane.

Jak mieć pewność, że dokumenty zostaną przetłumaczone i sprawdzone

Aby uniknąć opóźnień i braków informacji, podczas przygotowywania plików postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

• Przesyłaj dokumenty w formatach nadających się do odczytu maszynowego, w których można zaznaczyć i skopiować tekst
• Eksportuj dokumenty bezpośrednio z programów Word, Excel lub systemów wewnętrznych (np. systemy ERP, HR czy księgowe)
• Unikaj przesyłania zeskanowanych obrazów, zrzutów ekranu, zdjęć dokumentów i odręcznie wypełnionych formularzy
• Dopilnuj, aby dokumenty nie były zaszyfrowane, zablokowane ani uszkodzone