Jak korzystać z funkcji planu działań naprawczych

Twoja karta wyników dot. zrównoważonego rozwoju i emisji CO₂ EcoVadis odzwierciedla działalność Twojej firmy w momencie publikacji. Podkreśla również obszary do poprawy, którymi powinna zająć się Twoja firma.

Aby wesprzeć działania usprawniające firmę, EcoVadis zapewnia wszystkim ocenianym firmom dostęp do funkcji planu działań naprawczych. To narzędzie pozwala Ci na:

• tworzenie planów usprawnień online
• informowanie partnerów handlowych o planowanych i zakończonych działaniach naprawczych
• otrzymywanie informacji zwrotnych od partnerów handlowych

W zależności od wybranej subskrypcji i dostępnych kart wyników, możliwe jest inicjowanie działań naprawczych na podstawie obszarów do poprawy w zakresie zrównoważonego rozwoju i redukcji emisji CO₂. Informacje zawarte w planie działań naprawczych są widoczne dla partnerów handlowych. Jednak EcoVadis nie sprawdza tych informacji i nie wpływają one na aktualną kartę wyników. Karty wyników mogą zostać zaktualizowane tylko wtedy, gdy Twoja firma przejdzie ponowną ocenę.

Przydatne definicje

Plan działań naprawczych (CAP): dedykowana sekcja platformy EcoVadis, w której oceniane firmy zarządzają swoimi działaniami naprawczymi. Jest to jedyne miejsce, w którym można śledzić i aktualizować działania naprawcze.

Obszar do poprawy (IA) karty wyników: obszar zidentyfikowany podczas oceny EcoVadis, którym firma musi się zająć, w celu poprawy zrównoważonego rozwoju lub swoich wyników dot. emisji CO₂. Każdy IA jest powiązany z jednym lub kilkoma tematami lub wskaźnikami i może pojawić się zarówno w karcie wyników zrównoważonego rozwoju, jak i w karcie wyników dot. emisji CO₂.

Działanie naprawcze (CA): środek podjęty w celu rozwiązania zidentyfikowanego problemu. Istnieją dwa rodzaje działań naprawczych:

1. Na podstawie karty wyników: gdy karta wyników zostaje opublikowana, wszystkie obszary do poprawy automatycznie generują nierozpoczęte działania naprawcze. Oceniane firmy mogą zarządzać tymi działaniami w planie działań naprawczych.
2. Ogólna poprawa: służy do wnioskowania o konkretne ulepszenia, które nie są związane z obszarem do poprawy z karty wyników i mogą mieć dowolny tytuł, priorytet, temat lub wskaźnik. Wniosek może być stworzony zarówno przez firmy wnioskujące, jak i oceniane.

Planowanie działań naprawczych

Nie wszystkie działania naprawcze mają ten sam wpływ na kartę wyników. Przejrzyj swoją kartę wyników, aby ustalić priorytety wśród działań naprawczych i określić, którymi z nich należy zająć się w pierwszej kolejności.

Karta wyników dot. zrównoważonego rozwoju

Przejdź do sekcji Wizualizuj swój wynik. Będzie tam widoczny wpływ każdego tematu i wskaźnika na wynik, wraz ze skalą punktacji dla każdego wskaźnika w ramach tematu. Taka wizualizacja pomoże Ci zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy.

W tym przykładzie tematy dotyczące środowiska oraz prawa pracy i praw człowieka mają największy wpływ na wynik, podobnie jak wskaźniki dotyczące polityki i środków. Dobrym punktem wyjścia jest skupienie się na działaniach naprawczych związanych z tymi obszarami. 

Przyjrzyjmy się tematowi środowiska i wskaźnikowi polityki. Rozszerzenie sekcji karty wyników ujawnia następujące obszary do poprawy:

W tym kontekście jednym z pierwszych działań naprawczych, które należy wykonać, jest mająca wysoki priorytet „Niejednoznaczna dokumentacja dotycząca polityki ochrony środowiska”. Dowiedz się więcej o zasobach i narzędziach pozwalających lepiej zrozumieć rezultaty karty wyników dot. zrównoważonego rozwoju.

Karta wyników dot. emisji CO₂

Karta wyników dot. emisji CO₂ opiera się na podobnym podejściu, w którym każda z trzech mocnych stron i obszarów do poprawy ma inny wpływ na poziom zarządzania emisjami CO₂:

Ponieważ waga obszaru raportowania wynosi 50%, w pierwszej kolejności należy zająć się działaniami naprawczymi o wysokim priorytecie, takimi jak „Rozważ ustanowienie inwentaryzacji na poziomie korporacyjnym w celu monitorowania emisji gazów cieplarnianych zgodnie z protokołem GHG lub innymi standardami obliczania emisji” lub „Dąż do monitorowania emisji gazów cieplarnianych w całym zakresie”.

Praca nad planem działań naprawczych

Po opublikowaniu karty wyników, wszystkie jej obszary do poprawy dla zrównoważonego rozwoju i emisji CO₂ automatycznie otrzymują status Nie rozpoczęto.

Zrozumienie działań naprawczych

W tej sekcji można znaleźć szczegółowe informacje na temat każdego działania naprawczego. Należy pamiętać, że firmy składające wnioski mogą wyświetlać te informacje, z wyjątkiem liczby wniosków.

Każde działanie naprawcze zawiera pięć kolumn:

• Priorytet: mierzony wpływem na kartę wyników na podstawie każdego tematu i wskaźnika powiązanego z działaniem naprawczym. Przykładowo działanie naprawcze o wysokim priorytecie dla tematu lub wskaźnika o wysokim wpływie ma większą wagę niż działanie naprawcze o wysokim priorytecie dla tematu lub wskaźnika o niskim wpływie.
• Działanie naprawcze: uzasadnienie obszaru do poprawy.
• Wnioski: liczba wnioskujących firm, które poprosiły Cię o pracę nad działaniem naprawczym.
• Mój termin ukończenia: data, którą możesz ustalić samodzielnie. Jeśli termin minął, będzie on wyświetlany na czerwono.

• Status: wskaże osiągnięty postęp, np. Nie rozpoczęto, W toku, Zakończono lub Zarchiwizowano. Możesz zmienić status tyle razy, ile potrzebujesz.

Jeśli jest co najmniej jeden wniosek od wnioskującej firmy o wykonanie działania naprawczego, które nie jest przypisane do Nie rozpoczęto lub Zarchiwizowano, zostanie on zaznaczony na czerwono.

W przypadku zarchiwizowania działania naprawczego, zostanie ono automatycznie przeniesione do listy Zarchiwizowane działania naprawcze, znajdującej się na dole tabeli.

Zrozumienie szczegółów działań naprawczych

Po rozwinięciu działania naprawczego zobaczysz:

• Tytuł: taki sam jak na obszarze do poprawy w karcie wyników.
• Temat i wskaźnik: informacje o tym, do którego tematu i wskaźnika należy, niezależnie od tego, czy jest to karta wyników dot. zrównoważonego rozwoju, emisji CO₂, czy obu zakresów. Każde działanie naprawcze może mieć więcej niż jeden temat i wskaźnik.
• Status: wskaże osiągnięty postęp, np. Nie rozpoczęto, W toku, Zakończono lub Zarchiwizowano. Możesz zmieniać status tak często, jak to konieczne, klikając przycisk Zaktualizuj status.
• Opis: większość działań naprawczych zawiera szczegółowe wyjaśnienie, dotyczące sposobu ich wykonania, w tym pomocne linki i odpowiednie kursy EcoVadis Academy. Należy pamiętać, że nie wszystkie działania naprawcze mają tę sekcję.

Wnioski partnera handlowego

Każdy z Twoich partnerów może wysyłać Ci wnioski o podjęcie konkretnych działań naprawczych. Każdy partner handlowy może zobaczyć wyłącznie własne wnioski. Nie ma on wglądu do wniosków przesłanych przez inne firmy.

Wniosek od partnera handlowego zawiera:

• nazwę firmy (obowiązkowo)
• wnioskowany termin ukończenia (opcjonalnie) - partnerzy mogą określić termin, w którym należy wykonać działanie naprawcze
• wiadomość (opcjonalnie) - partnerzy mogą dodać do wniosku wiadomość. Możesz również porozmawiać z nimi tutaj, odpowiadając im na wiadomości.

Plan działania

W tej sekcji możesz opisać, w jaki sposób planujesz zająć się konkretnym działaniem naprawczym. Chociaż ta sekcja jest opcjonalna, zachęcamy do jej wypełnienia, aby Twoi partnerzy handlowi mogli zobaczyć, jakie kroki masz zamiar podjąć.

• Przydzielone do: wpisz imię i nazwisko osoby lub nazwę działu przydzielonego do pracy nad działaniem naprawczym
• Termin: wypełnij termin, określając kiedy działanie ma zostać zakończone
• Opis: wyjaśnij, jakie kroki podejmiesz aby zrealizować działania naprawcze lub dlaczego zdecydowałeś/-aś się ich nie podejmować

Możesz edytować tę sekcję tylko wtedy, gdy status działania naprawczego jest W toku.

Dokumenty

W tej sekcji można przesłać nowe dokumenty, które mogą pomóc w przeprowadzeniu konkretnego działania naprawczego. Należy pamiętać, że ta funkcja wygląda różnie, w zależności od planu subskrypcji.

Plan subskrypcji Basic

Jeśli masz plan subskrypcji Basic, możesz przesłać dokumenty, które zostaną dodane do Biblioteki dokumentów. Podczas ponownej oceny będą one jednak musiały zostać powiązane ręcznie z kwestionariuszem.

Plan subskrypcji Premium lub wyższy

Mając plan subskrypcji Premium lub wyższy, będziesz widzieć, które pytanie z kwestionariusza odnosi się do konkretnego działania naprawczego, otrzymasz też listę możliwych odpowiedzi i podsumowanie ukazujące, które dokumenty zostały odrzucone i dlaczego.

Będziesz również w stanie przesłać nowe dokumenty i powiązać je z konkretną odpowiedzią. Ten dokument zostanie dodany do Biblioteki dokumentów i zostanie użyty w ponownej ocenie.

Prywatność dokumentu

Dodając nowy dokument, możesz wskazać osoby, którym będzie on udostępniany. Domyślnie jest on ustawiony jako prywatny, ale można udostępnić go również swoim partnerom handlowym.

Aby zmienić ustawienia udostępniania załadowanych już dokumentów, przejdź do Biblioteki dokumentów znajdującej się na zakładce Dokumenty obok Planu działań naprawczych.

Jak rozpocząć działanie naprawcze

1. Wybierz działanie naprawcze, nad którym chcesz pracować
2. Zmień status na W toku
3. Dodaj opis i termin w planie działania. Jest to opcjonalne, ale zachęcamy do wypełnienia tego obszaru, aby Twoi partnerzy handlowi mogli zobaczyć, jakie kroki masz zamiar podjąć.
4. Dodaj nowe dokumenty wymienione w szczegółach działania naprawczego
5. Zmień status na Zakończono

Partnerzy handlowi zobaczą Twoje postępy, z wyjątkiem dokumentów, które przesłano i oznaczono jako Prywatne.

Eksportowanie planu działań naprawczych

Jeśli masz subskrypcję Premium lub wyższą, możesz eksportować plan działań naprawczych do programu Excel, klikając przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu.

Eksport zawiera szczegółowy podział wszystkich działań naprawczych w planie działań naprawczych, w oparciu o zastosowane filtry. Jeśli na przykład jest włączony filtr Wysoki priorytet, eksportowane będą tylko działania naprawcze o wysokim priorytecie.

Należy pamiętać, że eksport służy tylko do odczytu. Aby pracować nad planem działań naprawczych, musisz użyć samej platformy. 

Ogólna poprawa

Wnioskowanie o ogólną poprawę daje możliwość tworzenia niestandardowych działań naprawczych.

Można utworzyć tam niestandardowe działanie naprawcze dot. zrównoważonego rozwoju i nadać mu tytuł, priorytet, motyw, wskaźnik, dodać szczegóły i dokumenty. Należy pamiętać, że to działanie naprawcze będzie widoczne dla wszystkich partnerów handlowych.

Więcej porad i strategii

Zmień status na W toku natychmiast po rozpoczęciu pracy nad nim

Nawet jeśli jesteś w trakcie zbierania dokumentacji, należy zmienić status działania naprawczego na W toku. W ten sposób Twoi partnerzy handlowi wiedzą, że już zajmujesz się problemem i aktywnie pracujesz nad poprawą.

Zarchiwizuj działania naprawcze, których nie planujesz wykonać

Jeśli istnieją działania naprawcze, których nie chcesz wykonać, ustaw ich status na Zarchiwizowano. Jeśli pozostawisz działanie naprawcze ze statusem Nie rozpoczęto, może to oznaczać, że planujesz nad nim pracować w przyszłości.

Zapewnij szczegółowe dane dotyczące planu działania

Po rozpoczęciu pracy nad działaniem naprawczym, dodaj informacje do planu działania, aby zapewnić swoim partnerom handlowym więcej szczegółów. Należy to zrobić niezależnie od tego, czy planujesz podejmować to działanie naprawcze, czy nie.

Często informuj o aktualizacjach związanych z działaniem naprawczym

Gdy partner handlowy zawnioskuje o działanie naprawcze, możesz zacząć korzystać z funkcji czatu, aby omówić wniosek, zaktualizować postęp lub dostarczyć mu wszelkie inne szczegóły, które uważasz za istotne.

Jak plan działań naprawczych wpływa na kartę wyników

Aby zaktualizować rezultaty na karcie wyników, należy przejść przez ponowną ocenę. Tylko wtedy możesz zaktualizować swoje odpowiedzi i dodać więcej dokumentów. Po złożeniu wniosku o ponowną ocenę, nasz zespół rozpocznie całkowicie nową analizę Twojej firmy. 

Wszystkie dokumenty przesłane do planu działań naprawczych zostaną automatycznie przesłane do Biblioteki dokumentów, aby pomóc Ci w wypełnieniu kwestionariusza ponownej oceny. Możesz uzyskać dostęp do działań naprawczych nawet w przypadku wygaśnięcia Twojej subskrypcji lub karty wyników.