Jak zdefiniowana jest wielkość mojej firmy i co zrobić, jeśli chcę ją zmienić?

Kwestionariusz EcoVadis jest dostosowany, między innymi, do wielkości firmy objętej zakresem oceny.

Wyróżniamy cztery wielkości firm:

• XS (1–25 pracowników);
• S (26–99 pracowników);
• M (100–999 pracowników);
• L (od 1000 pracowników).

Dla celów oceny EcoVadis pracownik jest definiowany jako osoba fizyczna posiadająca bezpośrednią umowę o pracę z ocenianą firmą. Bierzemy pod uwagę pracowników zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze godzin. Obliczenie całkowitej liczby pracowników opiera się na ekwiwalencie pełnego czasu pracy (EPC).

Jak EcoVadis definiuje wielkość mojej firmy?

Zdefiniujemy wielkość Twojej firmy lub zweryfikujemy podaną podczas procesu rejestracji na podstawie następujących publicznie dostępnych źródeł:

• Główne źródła: oficjalna strona internetowa firmy (w tym raporty roczne / certyfikaty), baza danych Dun & Bradstreet;
• Dodatkowe źródła: najważniejszych 8 oficjalnych rejestrów biznesowych dla wybranych krajów, np. Infogreffe (we Francji) lub Companies House (w Wielkiej Brytanii);
• Alternatywne źródła: inne wiarygodne strony internetowe, takie jak Kompass, Mintportal itp.

Ważne:

większość ocenianej firmy z przyrostkiem (GRUPA) jest określana jako wielkość firmy wraz ze wszystkimi jej podmiotami zależnymi. Aby uzyskać więcej informacji na temat zasad klasyfikacji EcoVadis, zapoznaj się tutaj z naszym artykułem w Centrum pomocy.

Czy mogę zmienić wielkość mojej firmy po otrzymaniu kwestionariusza?

Jeśli nie zgadzasz się z wielkością zdefiniowaną przez EcoVadis dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Konieczne będzie wysłanie nam dokumentów opisanych poniżej, aby potwierdzić wielkość Twojej firmy. Po potwierdzeniu zmiany wielkości otrzymasz zaktualizowany kwestionariusz.

Ważne: jeśli zawnioskujesz o zmianę wielkości firmy, może to wpłynąć na bieżący kwestionariusz i spowodować utratę postępów. Aby tego uniknąć, zalecamy częściowe lub całościowe pobranie kopii wypełnionego kwestionariusza przed złożeniem wniosku o jakiekolwiek zmiany. Uchroni to przed utratą ważnych danych i ułatwi proces odtworzenia utraconych danych.

Zmiana wielkości firmy na XS lub S

Jeśli uważasz, że kategorię wielkości należy zmniejszyć do małego (S) lub bardzo małego (XS), akceptujemy następujące czynności:

• Dowody prawne (np. sprawozdanie finansowe lub dokument płacowy). W niektórych krajach liczba pracowników jest wymieniana w formularzu rejestracyjnym firmy.
• W przypadku braku dokumentacji prawnej mogą być dostarczane dokumenty wewnętrzne (np. podręczniki dla pracowników, dokumenty finansowe (np. sprawozdanie ze składania wniosków SEC)) lub wszelkie dokumenty sprawozdawcze zawierające dane dotyczące siły roboczej (np. sprawozdanie społeczne, wyciąg z informacji uzyskanych ze sprawozdania rocznego, sprawozdania 10-K albo jakiekolwiek inne istotne sprawozdanie wymagane przez władze lokalne zawierające szczegóły);
• Oświadczenia pisemne podpisane przez pracowników działu kadr lub członków wyższego kierownictwa.

Zmiana wielkości firmy z M na L lub z L na M

W przypadku średnich firm (M) chcących zwiększyć wielkość do dużego (L) lub dużych firm (L) chcących zmniejszyć wielkość do M (średniego), będziemy potrzebować oficjalnych dokumentów określającego liczbę pracowników firmy i wszystkich jej podmiotów zależnych (w stosownych przypadkach). Akceptujemy:

• Dowody prawne (np. sprawozdanie finansowe lub dokument płacowy). W niektórych krajach liczba pracowników jest wymieniana w formularzu rejestracyjnym firmy.
• W przypadku braku dokumentacji prawnej mogą być dostarczane dokumenty wewnętrzne (np. podręczniki dla pracowników, dokumenty finansowe (np. sprawozdanie ze składania wniosków SEC)) lub wszelkie dokumenty sprawozdawcze zawierające dane dotyczące siły roboczej (np. sprawozdanie społeczne, wyciąg z informacji uzyskanych ze sprawozdania rocznego, sprawozdania 10-K albo jakiekolwiek inne istotne sprawozdanie wymagane przez władze lokalne zawierające szczegóły);