Aviso legal - Proteção de dados (Serviços)

A EcoVadis SAS e a EcoVadis Inc. (“EcoVadis”) coletam informações pessoais de usuários de nossos serviços web, incluindo, entre outros, sites localizados em www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, todos os subdomínios e todos os serviços on-line da EcoVadis SAS ou EcoVadis Inc. (“serviços”) e utiliza-as para os fins indicados nos parágrafos abaixo.

Para serviços web online Ulula, consulte a política de privacidade corporativa da Ulula.

O processamento das informações pessoais dos usuários, descrito abaixo, é baseado nos interesses legítimos da EcoVadis, na aceção do artigo 6. 1. f) do GDPR.

A EcoVadis coleta e utiliza as informações pessoais de usuários de seus Serviços, pelo(a):

a) fornecimento de informações pessoais pelos usuários em formulários de cadastro on-line;

b) envio por usuários de clientes empresariais (“empresa(s) solicitante(s)”) e usuários de parceiros comerciais de empresas solicitantes (“empresa(s) avaliada(s)”) dos dados para contato de seus próprios usuários por meio de formulários on-line;

c) envio de dados para contato de usuários de empresa(s) avaliada(s) por usuários de empresas solicitantes por meio de formulários on-line;

d) fornecimento de informações pessoais de usuários de empresas solicitantes ou empresas avaliadas por e-mail.

Para usuários que não participam dos Serviços e processos relacionados, consulte o Aviso Legal - Proteção de Dados (Prospecção). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Sustentabilidade e avaliação de carbono
A EcoVadis coleta as seguintes informações pessoais de seus usuários: nome e sobrenome, endereço de e-mail, número de telefone e cargo para fins de contato para fornecer serviços solicitados.

As atividades do usuário solicitante na plataforma são rastreadas e o status dessas atividades do usuário solicitante (hora do primeiro login, progresso da integração e engajamento) é comunicado ao gerente de programa da empresa solicitante com o objetivo de melhorar a integração e o engajamento da empresa solicitante.

O contato do administrador da empresa avaliada criado na solução EcoVadis é visível para todos os usuários que fazem parte da rede EcoVadis da empresa avaliada.

No caso de compartilhamento do scorecard de sustentabilidade ou carbono pela empresa classificada, as informações de contato do administrador ficam visíveis para o administrador da empresa solicitante e para os administradores de suas subsidiárias.

As informações pessoais coletadas por meio das páginas web EcoVadis mencionadas acima são registradas em arquivos digitais pela EcoVadis. Ele é mantido até o final do contrato para empresas solicitantes que estão solicitando avaliações de sustentabilidade ou carbono de suas empresas classificadas e por cinco (5) anos após o término da assinatura das empresas classificadas.

A EcoVadis, como agência de classificação, deve manter a rastreabilidade das ações relacionadas às contas de nossos clientes (por exemplo, fazer upload de documentos na plataforma EcoVadis, enviar o questionário, aceitar solicitações de clientes para compartilhar resultados de sustentabilidade ou desempenho de carbono, etc.). Por este motivo, nomes de usuários (inativos) são mantidos como uma referência para responder a qualquer consulta e estabelecer, exercer ou defender-se de ações judiciais. Com referência à seção 17.3(e) do RGPD.

Os dados dos usuários de empresas avaliadas que aceitaram os Termos e Condições são mantidos por 10 anos após o vencimento da assinatura de acordo com o Artigo 17.3 b) do RGPD.

Os usuários que estiveram envolvidos nas atividades do usuário ou não aceitaram os Termos e Condições podem ser apagados pela empresa classificada durante o período de assinatura.

Os documentos serão excluídos 5 anos após o fim da inscrição para manter a justificativa para a pontuação.

Cursos online da EcoVadis Academy
Como parte dos serviços, a EcoVadis oferece uma plataforma de cursos online para auxiliar os usuários de empresas avaliadas e empresas solicitantes a melhorarem as suas práticas de sustentabilidade. A EcoVadis coleta dados das suas participações nos cursos e resultados, que serão compartilhados com os gerentes da sua própria empresa (que têm o perfil de administrador). Somente dados de usuários anônimos e agregados das empresas classificadas serão compartilhados com as empresas solicitantes com as quais você concordou previamente em compartilhar seu cartão de pontuação de sustentabilidade ou carbono.

Para usuários que não são clientes que usam a plataforma de e-learning, o seguinte se aplica:
A EcoVadis coleta dados sobre sua participação no curso e seus resultados. Estes serão compartilhados com gerentes do cliente financiando o acesso aos cursos da sua própria empresa (com o perfil de Administrador). A EcoVadis processa seus dados pessoais com o objetivo de fornecer acesso à EcoVadis Academy para que nossos clientes participem em cursos online para entender suas práticas de sustentabilidade. A EcoVadis coleta as seguintes informações pessoais dos seus usuários: nome e sobrenome, endereço de e-mail (nome de usuário). As informações pessoais coletadas são mantidas até o fim do acordo da empresa solicitante. 

Serviço IQ and Vitals
Para o serviço IQ, as empresas solicitantes podem usar os dados de contato (endereços de e-mail) das empresas empresa avaliadas para fins de identificação da empresa classificada no sistema EcoVadis. A EcoVadis também processa esses identificadores para cumprir obrigações regulatórias obrigatórias, como fornecer as notificações necessárias às empresas classificadas de acordo com os regulamentos de classificação ESG aplicáveis (por exemplo, o Regulamento 2024/3005 da UE). Quaisquer dados de contato (endereços de e-mail) das empresas avaliadas que não foram editados ou encontrados para uma solicitação de avaliação, serão anonimizados 3 anos após o primeiro uso e ao final do acordo com a empresa solicitante. Os usuários das empresas solicitantes são mantidos até o final do contrato. 

Para o serviço Vitals, a EcoVadis coleta as seguintes informações pessoais de seus usuários: nome e sobrenome e endereço de e-mail para fins de contato para fornecer os serviços solicitados.

Os dados dos usuários de empresas avaliadas que aceitaram os Termos e Condições são mantidos por 10 anos após o vencimento da assinatura de acordo com o Artigo 17.3 b) do RGPD. Os usuários das empresas classificadas e os documentos fornecidos são mantidos por 5 anos após o término da assinatura. Os usuários das empresas solicitantes são mantidos até o final do contrato. 

Comunidade EcoVadis
A EcoVadis oferece uma rede comunitária on-line (a “Comunidade”), para facilitar a colaboração, o networking e o compartilhamento de conhecimento entre nossos clientes e parceiros, para melhorar e trocar práticas de sustentabilidade.

Para fornecer e operar esse serviço, a EcoVadis processa os seguintes dados pessoais de usuários autorizados: Nome e sobrenome, endereço de e-mail, localização, cargo, setor, interesses e nome da empresa. Esses dados são processados na plataforma da comunidade com o objetivo de criar e gerenciar sua conta de usuário e permitir seu acesso e uso da Comunidade.

Moderação 
Durante sua participação, a plataforma processa automaticamente seus dados de interação com a comunidade (por exemplo, publicações, respostas, registros de data e hora de login, visualizações) para facilitar a interação entre pares, moderar o conteúdo de acordo com os Termos de Uso da Comunidade, incluindo os requisitos da Lei de Serviços Digitais, e medir a saúde da comunidade.

Sistemas de personalização e recomendação 
A EcoVadis utiliza sistemas de recomendação para personalizar o conteúdo, a experiência e as comunicações exibidas para você. Esse sistema se baseia em seus interesses profissionais e prevê qual conteúdo será mais relevante para sua função. O conteúdo específico e sua ordem de destaque são influenciados principalmente pelos seguintes parâmetros principais:
Perfil e interesses do usuário: O setor, a função profissional e os interesses indicados em seu perfil.

Base legal, direitos e controle 
O processamento desses dados é baseado no interesse legítimo (GDPR Art. 6 (1) (f)) para clientes e parceiros existentes, bem como para empresas interessadas em serviços de desempenho de sustentabilidade. A Comunidade é considerada um serviço eficiente e de valor agregado relevante para seu relacionamento ou potencial envolvimento com outros serviços da EcoVadis que visam promover a colaboração sustentável em todo o setor.
De acordo com a Lei de Serviços Digitais e o GDPR, você tem o direito de influenciar e modificar esses parâmetros a qualquer momento e de se opor à criação de perfil:
Você pode optar por não fornecer “Interesses” profissionais opcionais em seu perfil. Além disso, ao selecionar opções alternativas de classificação (como “Mais recentes” ou “Cronológicas”) em sua primeira visita, você pode visualizar o conteúdo sem a aplicação de algoritmos personalizados de classificação ou criação de perfil.
Modificar parâmetros: Você pode atualizar seus interesses profissionais em seu perfil a qualquer momento para alterar a lógica de personalização.

Marketing e divulgação personalizada 
Se você optar por enriquecer seu perfil de comunidade com informações adicionais (como seus “interesses” profissionais), a EcoVadis poderá usar esses dados para fornecer informações personalizadas de sustentabilidade e comunicações de marketing relevantes tanto dentro da Comunidade (por meio do sistema de recomendação) quanto por meio de canais externos (como e-mail). Esse processamento é baseado em nosso interesse legítimo em fornecer a você conteúdo profissional de alto valor. Você mantém controle total sobre essas comunicações e pode se opor a esse processamento a qualquer momento por meio de suas preferências de marketing ou usando o link de cancelamento de inscrição em nossos e-mails.

Denunciar conteúdo ilegal (aviso e ação)
Se você denunciar conteúdo ilegal dentro da Comunidade, a EcoVadis processa seu nome e endereço de e-mail para gerenciar a denúncia e fornecer a você uma confirmação do recebimento e do resultado. Sua identidade como “notificador” permanecerá confidencial e não será divulgada ao autor do conteúdo afetado, a menos que tal divulgação seja estritamente necessária para determinar a ilegalidade do conteúdo (por exemplo, em disputas de propriedade intelectual). Você será devidamente informado antes que tal divulgação ocorra.

Moderação automatizada e revisão humana
Para garantir um ambiente seguro, a EcoVadis pode usar ferramentas automatizadas para detectar e moderar o conteúdo. Se for tomada a decisão de restringir ou remover seu conteúdo com base apenas no processamento automatizado, você será informado sobre a lógica envolvida e as consequências. Você tem o direito de solicitar uma revisão humana de qualquer decisão automatizada para contestar a ação tomada.

Proteção de menores
A EcoVadis está comprometida com um alto nível de privacidade e segurança para menores. Proibimos estritamente a apresentação de anúncios com base na criação de perfis usando os dados pessoais dos usuários quando temos certeza razoável de que o destinatário é menor de idade.

Retenção de dados 
Seus dados pessoais são retidos enquanto você for um membro ativo da Comunidade. Se o contrato da sua empresa com os serviços da EcoVadis terminar, você ainda poderá acessar partes limitadas da rede como contato profissional por até três anos, a menos que opte por fechar sua conta antes.
Encerramos automaticamente contas que ficaram inativas por mais de três anos. Quando uma conta é fechada, por sua solicitação ou devido à inatividade, excluímos permanentemente seu perfil e detalhes de contato.
Para garantir a conformidade com a Lei de Serviços Digitais e o GDPR, os seguintes períodos de retenção específicos se aplicam:

  • Conteúdo moderado e declarações de motivos: Mantemos registros das decisões de moderação de conteúdo e do conteúdo associado por seis (6) meses após a decisão de facilitar o tratamento interno de reclamações e o processo de apelação.
  • Defesa legal e arquivamento: Os registros de atividades e as comunicações necessárias para se defender contra ações judiciais ou fazer cumprir nossos Termos de Serviço são mantidos em um arquivo restrito por cinco (5) anos após o término da relação comercial, de acordo com os estatutos de limitações aplicáveis.

Para manter as discussões da Comunidade significativas para outros membros, suas postagens e comentários permanecerão visíveis, mas serão totalmente anônimos, o que significa que não estarão mais vinculados ao seu nome ou identidade. Se você incluiu informações pessoais no corpo de uma postagem (como seu número de telefone ou detalhes de identificação específicos), edite ou exclua esse conteúdo específico antes de fechar sua conta.

Para obter detalhes sobre seus direitos, incluindo o direito de se opor às políticas de processamento e moderação de conteúdo, consulte as seções relevantes deste aviso e os Termos de Uso da Comunidade.

Outros processamentos relacionados ao serviço:
A EcoVadis coleta as informações pessoais descritas dos usuários de seus clientes para sua comunicação comercial e gerenciamento de relacionamentos com seus clientes.

Para melhorar seus serviços e os recursos da plataforma, o comportamento do usuário é analisado na plataforma. Os dados são mantidos por 13 meses (vida útil do cookie) e 25 meses para as informações coletadas por meio desses cookies.

Os dados pessoais são processados no contexto dos processos de faturamento, pagamento e gerenciamento contábil. Esses dados são mantidos por um período de retenção de acordo com os requisitos legais ou regulamentares (faturas: 10 anos).

Além disso, a EcoVadis também pode contatar usuários para realizar pesquisas por meio de pesquisas relacionadas às opiniões dos usuários sobre os Serviços, ou informar em boletins informativos sobre outros Serviços, ou para oferecer soluções similares ou relacionadas que sejam uma extensão lógica do serviço inicial, ou informar sobre possíveis novos serviços que possam ser oferecidos no futuro. Para esse processamento, consulte o Aviso Legal - Proteção de dados (Prospecção). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

A EcoVadis usa dados de contato para fornecer notificações obrigatórias às empresas classificadas, conforme exigido pela transparência do ESG e pelas regulamentações de classificação supervisionadas por autoridades como a ESMA.

Para a segurança da plataforma, os dados de conexão dos usuários (registros incluindo o endereço IP) são processados. Esses dados são mantidos por 1 ano na plataforma e 4 anos no arquivo.

A EcoVadis pode processar dados pessoais fornecidos por pessoas de empresas solicitantes nas páginas de convite de autorregistro, com o objetivo de informar as empresas classificadas sobre a missão e os valores de sustentabilidade específicos de uma empresa solicitante. Embora a EcoVadis seja responsável pelo processamento dos dados (por exemplo, gravações de vídeo ou apresentações), é responsabilidade da empresa solicitante ter processado legalmente esses dados, incluindo a obtenção de todos os consentimentos exigidos pelas leis de proteção de dados aplicáveis antes de fornecer essas informações à EcoVadis. Os dados pessoais nessas páginas são mantidos durante a vigência do contrato com a empresa solicitante.

Destinatários
Os dados coletados para gerenciamento de clientes são destinados às nossas equipes de atendimento ao cliente, consultores jurídicos e terceiros necessários (fornecedores e parceiros) envolvidos na prestação de Serviços.

Os dados de análise do comportamento do usuário são destinados à equipe de desenvolvimento de produtos.

Para a administração dos processos de faturamento e pagamento e gerenciamento contábil, a equipe de contabilidade e as empresas de cobrança de dívidas terão acesso.

O acesso aos registros das conexões dos usuários é restrito à equipe autorizada de TI e de segurança de TI.

O acesso aos dados pessoais das empresas solicitantes na página de convite de autorregistro é destinado à equipe de marketing.

Transferência para fora do Espaço Econômico Europeu (EEE)
Afiliadas da EcoVadis 
As informações pessoais enviadas à EcoVadis podem ser transferidas para subsidiárias da EcoVadis localizadas fora do EEE: EcoVadis (Maurício) Ltd., EcoVadis (EUA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canadá Ltd., EcoVadis Japão K.K. e outras subsidiárias que podem ser formadas posteriormente. O acesso a essas informações é necessário para fornecer o serviço e para o processamento mencionado acima, por exemplo, para auxiliar e acompanhar os clientes.

Como salvaguarda, essa transferência é regida por (Controlador de dados - Controlador de dados) cláusulas contratuais padrão entre a EcoVadis SAS (França) e suas subsidiárias, caso seja considerado que o país não garante um nível adequado de proteção. Uma cópia dessas cláusulas contratuais padrão podem ser solicitada em dpo@ecovadis.com

Transferências de dados entre clientes avaliados e solicitantes

Para facilitar o processo de avaliação de sustentabilidade e carbono, aumentar a transparência e a comunicação e gerenciar ações corretivas, os dados pessoais de contato são compartilhados entre os participantes da seguinte forma:

  • Dados da empresa avaliada: Os detalhes de contato são transferidos para os clientes solicitantes (localizados fora do EEE) quando eles solicitam ou visualizam resultados ou scorecards de desempenho de sustentabilidade e carbono.
  • Dados da empresa solicitante: Os detalhes de contato são transferidos para as empresas classificadas (localizadas fora do EEE) durante as solicitações de avaliação e o compartilhamento do ficha de resultados.
  • Serviço comunitário: Ao usar os recursos da comunidade, os usuários podem compartilhar dados com outros participantes solicitantes e classificados globalmente para permitir a comunicação direta.

Todas essas transferências são regidas pelas Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) de controlador para controlador. Esses contratos garantem um nível adequado de proteção de dados e são incorporados aos nossos termos com ambas as partes:

Cláusulas contratuais padrão para empresas classificadas: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-rated-companies-as-importers

Terceiros (fornecedores)
Para fins de processamento, a EcoVadis usa fornecedores (processadores) baseados fora do EEE. A EcoVadis assinou cláusulas contratuais padrão (Controlador de dados - Processador de dados) como medida de proteção. Para obter mais informações, acesse a seção GDPR em nosso Centro de Confiança: https://ecovadis.com/pt/trust-center/

Direitos de proteção de dados
Você tem o direito de acessar, retificar ou apagar seus dados, restringir ou se opor ao processamento de seus dados entrando em contato conosco. Você encontrará mais informações sobre proteção de dados em nosso site: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

Se você tiver alguma dúvida sobre a proteção de seus dados pessoais e o exercício de seus direitos de proteção de dados,fique à vontade para entrar em contato conosco usando as informações abaixo.

EcoVadis SAS
Responsável pela proteção de dados
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
Email: dpo@ecovadis.com

Além disso, você tem o direito de apresentar uma reclamação a uma autoridade fiscalizadora: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, França, se considerar que o processamento de dados pessoais relacionados a você viola o regulamento.