Como devo enviar documentos de terceiros?

• O que são documentos de terceiros?
• Como enviar documentos de terceiros?

O que são documentos de terceiros?

A EcoVadis define documentos de terceiros como a documentação criada ou emitida por uma entidade de terceiros não afiliada ao escopo da avaliação. A documentação de empresas-irmãs, subsidiárias e empresas-mães não é de terceiros.

A documentação normal de terceiros pode incluir o seguinte:

• Acordos de negociação coletiva
• Faturas de equipamentos adquiridos (como melhorias de eficiência energética) ou contratos de serviço (por exemplo, serviços de reciclagem)
• Documentos obrigatórios legalmente (relatórios de meio ambiente, saúde e segurança, relatórios de mão de obra, relatórios de diferença salarial entre homens e mulheres, relatórios de testes ambientais ou de gestão de risco, etc.)
• Materiais de treinamento e certificados de terceirizados

Como enviar documentos de terceiros?

Como todos os outros tipos de documento, cada documento de terceiros deve atender aos padrões de elegibilidade de documentos descritos no Guia de documentos da EcoVadis:

Relevante

• Relevantes para o escopo da avaliação correspondente, incluem o nome da empresa.
• Relacionados a um ou mais dos critérios de avaliação EcoVadis.
  

Atualizado

• No máximo oito anos em caso de documentos relacionados a políticas e ações.
• Documentos de resultados/relatório de indicadores (aplicável tanto a documentos de avaliação atuais quanto passados) não devem ter mais de dois anos.
  

Credível

• Formais e totalmente integrados ao sistema de gestão da empresa.
• Autênticos, pré-existentes e completos. Não aceitamos documentos criados exclusivamente para a avaliação EcoVadis.

Já que documentos de terceiros não são emitidos pela sua empresa, eles não podem ter o nome ou logotipo da sua empresa. Você pode atender aos critérios de elegibilidade seguindo as orientações abaixo para garantir que existam informações suplementares que identifiquem o documento de terceiros com o escopo avaliado:

1. Um certificado de participação em treinamento de terceiros pode ser anexado a um plano de treinamento interno de funcionários ou enviado como um convite por e-mail para o curso.
   
2. Se sua empresa usar serviços de um provedor de reciclagem, você pode anexar o contrato ou acordo com o provedor de serviços ao folheto dele (o folheto descreve os serviços).
   
3. Se sua empresa comprou equipamentos novos com mais eficiência energética, você pode anexar a fatura de compra com o nome da sua empresa ao folheto do produto. 

Você pode consultar Como estar em conformidade com os limites de documentos e evitar enviar documentos combinados para obter mais informações sobre documentos combinados e priorização de documentos.