Os questionários da Avaliação EcoVadis são adaptados para cada empresa de acordo com o setor, a localização e o tamanho, incluindo microempresas (ME) com até 25 funcionários. Em média, diferentes microempresas recebem dez perguntas. Alguns indicadores de gestão, como adesão (ex., o UNGC) e cobertura, não se aplicam. Isso garante que apenas questões relevantes para a empresa sejam levadas em consideração.
A documentação de apoio é essencial para a análise do desempenho de sustentabilidade da sua empresa. Entendemos que pequenas empresas podem não ter um sistema de gestão da sustentabilidade tão desenvolvido quanto grandes empresas e, portanto, podem ter menos documentos formalizados. Por esse motivo, nós somos mais flexíveis e aceitamos documentação de apoio não formalizada para microempresas (ME). No entanto, lembre-se de que os documentos devem ser recentes, relevantes, completos e estarem relacionados ao escopo da avaliação.
- Qual documentação de apoio posso providenciar?
- Exemplos de documentos específicos para microempresas (ME)
- Exemplos de documentos aceitáveis e não aceitáveis
Qual documentação de apoio posso providenciar?
Você pode nos fornecer quaisquer documentos formalizados que reflitam o sistema de gestão de sustentabilidade de sua empresa e apoiem suas respostas ao questionário.
Seguem alguns exemplos de documentos que podem ser fornecidos (apenas para ilustração): procedimentos de gestão de sustentabilidade, relatórios de sustentabilidade, relatórios de auditoria social, políticas de saúde, segurança e meio ambiente, código de ética/conduta, manuais do funcionário, certificados (ISO14001, ISO45001, entre outros), comunicação de progresso do UNGC, relatórios anuais com uma seção de sustentabilidade integrada.
Todos os documentos devem:
- Ser relevantes e completos, bem como relacionados ao escopo de avaliação correspondente;
- Estar em um destes formatos: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png e .jpeg. Observação: para “Fazer upload de um novo documento”, o tipo de arquivo "Adobe Acrobat Document" pode causar problemas de upload. Nesse caso, salve o documento como PDF para adicioná-lo;
Observação: para “Fazer upload de um novo link”, forneça apenas links para a página da web, não para documentos. A página será capturada e adicionada à sua Biblioteca de documentos em formato PDF. Apenas a webpage específica disponível através do link será capturada, não todo o site. Verifique se o link é válido e começa com http:// ou https://.; - Ser menores que 30 MB;
- Ser revisados regularmente. Existe um período de validade de 8 anos aplicado a políticas e ações e de 2 anos para relatórios de indicadores;
- Estar em formato de texto – se seus documentos não estiverem em inglês, francês, espanhol, alemão, chinês ou japonês, envie-os codificados como texto, não como imagem.
A EcoVadis não creditará:
- Documentos (compromissos, ações ou relatórios) criados exclusivamente para satisfazer o questionário da EcoVadis não serão aceitos;
- Objetivos, ações ou relatórios copiados de outra organização ou fontes on-line sem evidência razoável e garantia de implementação;
- Documentação informal (ex., sem o nome ou logotipo da empresa, sem a data de emissão ou revisão, fotos etc.).
- As evidências devem ser apresentadas na forma de documentos/links na web incorporados (ou seja, as evidências devem ser mostradas diretamente no documento); os analistas não baixarão manualmente nenhuma documentação adicional de tais links;
- Evidências não relacionadas aos 21 critérios de sustentabilidade EcoVadis.
Para mais informações e exemplos de documentos que podem ser fornecidos, faça o download do nosso guia de documentos ou saiba mais sobre o escopo da avaliação.
Exemplos de documentos específicos para microempresas (ME)
Você pode nos fornecer quaisquer documentos formalizados que reflitam o sistema de gestão de sustentabilidade de sua empresa e apoiem suas respostas ao questionário. Exemplos de documentos aceitáveis para os temas mais importantes (Políticas, Medidas e Relatório) incluem:
Políticas
Os documentos sobre políticas comprovam que sua empresa tem o compromisso de mitigar riscos relacionados aos seus principais problemas de sustentabilidade. Isso pode incluir metas (alcançar x até um prazo) e compromissos/princípios/objetivos escritos (uma declaração de compromisso em relação a questões de sustentabilidade).
- Uma carta assinada pelo CEO demonstrando o compromisso da empresa com os principais problemas de sustentabilidade é usada para comunicar o comprometimento da empresa interna e/ou externamente. É possível encontrar os principais problemas de sustentabilidade no Perfil de risco do setor.
- Planos de ação ou cronogramas para compromissos específicos de sustentabilidade, incluindo uma lista de ações a serem implementadas (ex., Planos de ação anuais de saúde e segurança) para fins de planejamento interno.
Medidas
Documentos de medidas/ações devem demonstrar ações concretas que sua empresa está implementando atualmente nas operações diárias.
- Faturas que comprovem que a ação foi implementada (ex., uma fatura demonstrando que sua empresa comprou equipamentos com eficiência energética etc.).
- Documentação de treinamento que mostre que ações foram comunicadas e implementadas, como registros de treinamento, listas de verificação ou materiais de treinamento (slides etc.).
- E-mails que comprovem as ações implementadas (ex., comunicado a fornecedores sobre expectativas ambientais e sociais).
Relatórios
Relatórios que comprovem o monitoramento dos KPIs relacionados às questões cruciais de sustentabilidade dentro da empresa. Esses documentos devem ter no máximo dois anos e incluir informações de pelo menos um ano.
Meio ambiente
- Tipos de recursos consumidos (ex., resíduos, água, energia [eletricidade, gás ou petróleo]) na unidade e ano/período (2020, 2019 a 2022 etc.) do relatório.
- Uma estimativa pode ser usada se for explicada com clareza quando as informações de emissões reais forem difíceis de conseguir (ex., o consumo de água ou eletricidade pode ser estimado com base nas emissões totais de edifícios subdivididos em unidades menores ou de edifícios de escritórios alugados/locados).
- Informações sobre emissões que podem ser rastreadas em faturas e contratos. Essas informações devem ser registradas em um documento formal.
Práticas trabalhistas e direitos humanos
- Tópicos monitorados (ex., número de acidentes, treinamentos realizados) em unidades (número ou percentual) e período do relatório (2020, 2019 a 2022 etc.).
Obs.: vale lembrar que apresentar apenas faturas (ex., faturas de energia, faturas de água) não é uma evidência aceitável para os relatórios. O indicador de relatórios não avalia apenas a disponibilidade de informações, mas também o monitoramento ativo e a comparação do progresso em todos os KPIs dentro de cada tema.
Exemplos de documentos aceitáveis incluem:
- Comprovante de treinamento de funcionários;
- E-mails internos sobre treinamentos de conscientização de funcionários;
- Faturas de compras de produtos com selo ecológico para ações implementadas;
- Política de ética empresarial;
- Painéis internos de controle de meio ambiente;
- Planilha de Excel com dados de recursos humanos (ex., KPIs sobre treinamentos de funcionários);
- Apresentação de gestão interna;
- Documentos de avaliação de riscos.
Exemplos de documentos que não são aceitos incluem:
- Faturas de serviços de terceiros com propósito de relatório;
- Autodeclarações improvisadas;
- Descrição de ações declaradas como implementadas sem evidências concretas;
- Fotos;
- Encartes sobre filantropia;
- Documentos dos seus clientes, fornecedores ou parceiros;
- Licenças para operar em um negócio de acordo com determinações legais;
- Outros documentos legais publicados por autoridades locais.
Consulte o Guia para microempresas (ME), com uma visão geral sobre nossa metodologia e orientações sobre documentação de apoio.
Leia mais sobre o formato e o período de validade da documentação de apoio.
Comentários
0 comentário
Artigo fechado para comentários.