Como utilizar a função Plano de Ação Corretiva

Sua ficha de resultados de sustentabilidade e ficha de resultados de gestão de carbono da EcoVadis refletem o desempenho da sua empresa no momento da publicação. Eles também destacam áreas de melhoria para sua empresa abordar.

Para apoiar os esforços de melhoria da sua empresa, a EcoVadis fornece a todas as empresas avaliadas acesso ao recurso Plano de Ação Corretiva. Esta ferramenta permite:

• Desenvolver planos de melhoria online
• Compartilhar ações corretivas planejadas e concluídas com seus parceiros comerciais
• Receber feedback de parceiros comerciais

Dependendo do nível de assinatura e dos fichas de resultados disponíveis, você pode iniciar ações corretivas com base nas áreas de melhoria relacionadas à sustentabilidade e ao carbono. As informações que você inclui em seu plano de ação corretiva são visíveis para seus parceiros comerciais. No entanto, a EcoVadis não analisa essas informações e isso não afeta suas fichas de resultados atuais. Suas fichas de resultados só podem ser atualizadas se sua empresa passar por uma reavaliação.

Definições úteis

Plano de Ação Corretiva (PAC): uma seção dedicada da plataforma EcoVadis onde as empresas avaliadas gerenciam suas ações corretivas. Este é o único lugar onde as ações corretivas podem ser rastreadas e atualizadas.

Área de melhoria da ficha de resultados (IA): uma área identificada durante uma avaliação EcoVadis que uma empresa precisa abordar para melhorar deu desempenho de sustentabilidade ou de carbono. Cada IA está vinculada a um ou mais temas ou indicadores e pode aparecer tanto na ficha de resultados de sustentabilidade quanto na ficha de resultados de gestão de carbono.

Ação corretiva (AC): uma medida tomada para abordar e resolver um problema identificado. Existem dois tipos de ações corretivas:

1. Baseada ema ficha de resultados: Quando uma ficha de resultados é publicada, todas as áreas de melhoria da ficha de resultados geram automaticamente uma ação corretiva não iniciada. As empresas avaliadas podem gerenciar essas ações no plano de ação corretiva.
2. Melhoria geral: usada para solicitar melhorias específicas que não estão relacionadas a uma área de melhoria da ficha de resultados e podem ter qualquer título, prioridade, tema ou indicador. Ela pode ser criada tanto por empresas solicitantes quanto por empresas avaliadas.

Planejando ações corretivas

Nem todas as ações corretivas têm o mesmo impacto em sua ficha de resultados. Revise sua ficha de resultados para priorizar quais ações corretivas abordar primeiro.

Ficha de resultados de sustentabilidade

Vá para a seção “Visualize sua pontuação”. Lá, você verá como cada tema e indicador afeta sua pontuação, juntamente com a escala de pontuação ou cada indicador dentro de um tema. Esta visão geral ajudará você a identificar áreas que precisam ser melhoradas.

Neste exemplo, os temas Meio ambiente e Práticas trabalhistas e direitos humanos têm o maior impacto em sua pontuação, juntamente com s indicadores Políticas e Medidas. Um bom ponto de partida é focar em ações corretivas relacionadas a essas áreas. 

Vejamos o tema Meio ambiente e o indicador Políticas. A expansão da seção de ficha de resultados revela as seguintes áreas de melhoria:

Aqui, uma das primeiras ações corretivas a serem abordadas é a alta prioridade “Documentação inconclusiva sobre políticas ambientais”. Saiba mais sobre os recursos e ferramentas para entender melhor os resultados da ficha de resultados de sustentabilidade.

Ficha de resultados de gestão de carbono

A ficha de resultados de gestão de carbono segue uma abordagem semelhante, em que cada um dos três pontos fortes e áreas de melhoria tem um impacto diferente em seu nível de gestão de carbono:

Uma vez que o peso da área Relatórios é de 50%, você desejará abordar primeiro as ações corretivas de alta prioridade, como “Considere estabelecer um inventário de nível corporativo para monitorar as emissões de GEE de acordo com o Protocolo de GEE ou outros padrões de contabilidade de GEE” ou “Buscar monitorar as emissões de GEE para todo o escopo”.

Trabalhando no plano de ação corretiva

Depois que sua ficha de resultados é publicada, todas as suas áreas de melhoria para sustentabilidade e carbono recebem automaticamente um status de Não iniciada.

Entendendo as ações corretivas

Nesta seção, você pode descobrir os detalhes de cada ação corretiva. Lembre-se de que suas empresas solicitantes podem visualizar essas informações, exceto o número de solicitações.

Cada ação corretiva contém cinco colunas:

• Prioridade: Medido pelo impacto em sua ficha de resultados com base em cada tema e indicador associado à ação corretiva. Por exemplo, uma ação corretiva de alta prioridade para um tema ou indicador de alto impacto tem mais peso do que uma ação corretiva de alta prioridade para um tema ou indicador de baixo impacto.
• Ação corretiva: a explicação da área de melhoria.
• Solicitações: o número de empresas solicitantes que solicitaram que você trabalhasse nessa ação corretiva.
• Minha data de vencimento: uma data que você mesmo(a) pode definir. Se ela tiver passado, será exibida em vermelho.

• Status: indica o progresso que você fez, como Não iniciada, Em andamento, Concluídaou Arquivadas. Você pode mudar o status quantas vezes forem necessárias.

Se houver pelo menos uma solicitação de uma empresa solicitante para trabalhar em uma ação corretiva que não esteja atribuída a Não iniciada ou Arquivadas, ela será destacada em vermelho.

Se você arquivar uma ação corretiva, ela será movida automaticamente para a lista de ações corretivas arquivadas na parte inferior da tabela.

Entendendo os detalhes das ações corretivas

Depois de expandir uma ação corretiva, é isso que você verá:

• Título: o mesmo título da área de melhoria da ficha de resultados.
• Tema e indicador: informações sobre a qual tema e indicador ela pertence, se é uma ficha de resultados de sustentabilidade, carbono ou ambos. Cada ação corretiva pode ter mais de um tema e um indicador.
• Status:  indica o progresso que você fez, como “Não iniciada”, “Em andamento”, “Concluída”ou “Arquivadas”. Você pode mudar o status quantas vezes forem necessárias clicando em Status da atualização.
• Descrição: a maioria das ações corretivas tem uma explicação detalhada sobre como lidar com uma ação corretiva, incluindo links úteis e cursos relevantes da EcoVadis Academy. Lembre-se de que nem todas as ações corretivas têm essa seção.

Solicitações de parceiros comerciais

Cada um de seus parceiros pode enviar solicitações de ações corretivas específicas. Cada parceiro comercial só pode ver sua própria solicitação. Eles não podem ver as solicitações de outras empresas.

Uma solicitação de parceiro comercial contém:

• Nome da empresa (obrigatório)
• Data de vencimento solicitada (opcional) - os parceiros podem definir um prazo para você concluir uma ação corretiva
• Mensagem (opcional) - os parceiros podem adicionar uma mensagem à solicitação. Você também pode conversar com eles aqui, enviando-lhes respostas.

Plano de ação

Nesta seção, você pode descrever como planeja abordar uma ação corretiva específica. Embora esta seção seja totalmente opcional, recomendamos que você a preencha para que seus parceiros comerciais possam ver quais etapas você tomará no futuro.

• Atribuída a: escreva o nome da pessoa ou do departamento designado para trabalhar em uma ação corretiva
• Data de vencimento: preencha a data de vencimento em que deve ser concluído
• Descrição: explique quais medidas você tomará para resolver essa ação corretiva ou por que decidiu não segui-la

Você só pode editar esta seção quando o status de uma ação corretiva for “Em andamento”.

Documentos

Nesta seção, você pode enviar novos documentos que podem ajudar você a lidar com uma ação corretiva específica. Lembre-se de que essa funcionalidade parece diferente, dependendo do seu plano de assinatura.

Plano de assinatura Basic

Se você tiver o plano de assinatura Basic, poderá enviar documentos que serão adicionados à sua biblioteca de documentos. No entanto, você precisará vinculá-los ao questionário manualmente durante a próxima reavaliação.

Plano de assinatura Premium ou superior

Se você tiver o plano de assinatura Premium ou superior, poderá ver qual pergunta do questionário está relacionada à sua ação corretiva, incluindo uma lista de possíveis status de resposta e um detalhamento de quais documentos foram rejeitados e por quê.

Você também poderá enviar novos documentos e vinculá-los a uma resposta específica. Este documento será adicionado à sua biblioteca de documentos e será usado em sua próxima reavaliação.

Privacidade dos documentos

Quando adicionar um documento novo, você pode definir com quem ele será compartilhado. Por padrão, ele é definido como privado, mas você pode torná-lo visível para seus parceiros comerciais.

Para alterar as configurações de compartilhamento de documentos carregados, acesse a biblioteca de documentos localizada na aba “Documentos” ao lado de “Plano de Ação Corretiva”.

Como começar a abordar uma ação corretiva

1. Escolha qual ação corretiva você deseja abordar
2. Mude o status para “Em andamento”
3. Adicione uma descrição e uma data de vencimento no plano de ação. Isso é opcional, mas recomendamos que você o preencha para que seus parceiros comerciais possam ver quais etapas você tomará no futuro.
4. Envie novos documentos listados nos detalhes da ação corretiva
5. Mude o status para “Concluída”

Seus parceiros comerciais verão seu progresso, exceto os documentos que você enviou e marcou como “Privado”.

Exportando seu plano de ação corretiva

Se você tiver uma assinatura Premium ou superior, poderá exportar uma versão em Excel do seu Plano de Ação Corretiva clicando no botão “Exportar” no canto superior direito.

A exportação inclui um detalhamento de todas as ações corretivas em seu Plano de Ação Corretiva, com base nos filtros aplicados. Por exemplo, se o filtro “Alta prioridade” estiver ativado, somente as ações corretivas de alta prioridade serão exportadas.

Lembre-se de que a exportação é apenas para fins de leitura. Para trabalhar em seu Plano de Ação Corretiva, você precisa usar a própria plataforma. 

Melhoria geral

A solicitação de melhorias gerais oferece a capacidade de criar ações corretivas personalizadas.

Lá, você pode criar uma ação corretiva de sustentabilidade personalizada e dar a ela um título, prioridade, tema, indicador, adicionar detalhes e fazer upload de documentos. Lembre-se de que essa ação corretiva ficará visível para todos os seus parceiros comerciais.

Mais dicas e estratégias

Altere o status para “Em andamento” assim que começar a trabalhar nele

Mesmo se você estiver no processo de coleta de documentação, altere o status da ação corretiva para “Em andamento”. Dessa forma, seus parceiros comerciais sabem que você já está abordando o problema e trabalhando ativamente para melhorar.

Arquive ações corretivas que não planeja endereçar

Se houver ações corretivas que você não deseja endereçar, defina-as como “Arquivadas”. Quando você deixa uma ação corretiva como “Não iniciada”, pode sinalizar que você está planejando trabalhar nela no futuro.

Forneça detalhes para o plano de ação

Depois de começar a trabalhar em uma ação corretiva, adicione informações ao plano de ação para fornecer mais contexto para seus parceiros comerciais. Você deve fazer isso independentemente de planejar ou não abordar uma ação corretiva.

Comunique frequentemente atualizações de ações corretivas

Depois que um parceiro comercial solicitar uma ação corretiva, você poderá começar a usar o recurso de bate-papo para discutir a solicitação, atualizá-lo sobre seu progresso ou fornecer quaisquer outros detalhes que considere importantes.

Como o Plano de Ação Corretiva afeta sua ficha de resultados

Para atualizar os resultados da ficha de resultados, você precisa concluir uma reavaliação. Só então você poderá atualizar suas respostas e adicionar mais documentos. Depois de solicitar uma reavaliação, nossa equipe iniciará uma análise completamente nova de sua empresa. 

Todos os documentos que você carregou no Plano de Ação Corretiva serão carregados automaticamente em sua biblioteca de documentos para ajudar com o questionário de reavaliação. Mesmo que sua assinatura ou ficha de resultados tenham expirado, você poderá acessar suas ações corretivas.