Как предоставлять сторонние документы?

• Что такое сторонние документы?
• Как предоставлять сторонние документы?

Что такое сторонние документы?

Компания EcoVadis определяет сторонние документы как документацию, сформированную или предоставленную сторонней организацией, не связанной с областью оценки. Документация родственных, дочерних или головных компаний к сторонним документам не относится.

Сторонними документами обычно считаются:

• Коллективные трудовые договоры;
• Инвойсы за закупленное оборудование (например, за модернизацию для обеспечения энергоэффективности) или договоры на обслуживание (например, на услуги по переработке отходов);
• Документы, предусмотренные законодательством (отчеты по охране труда и технике безопасности, отчеты по трудовым ресурсам, отчеты о разрывах в оплате труда, отчеты об экологических испытаниях или управлении рисками и т.д.)
• Аутсорсинговые учебные материалы и сертификаты

Как предоставлять сторонние документы?

Как и другие документы, сторонние документы должны соответствовать стандартам соответствия документов, изложенным в Вашем помощнике по документам EcoVadis:

Релевантность

• Релевантность для соответствующей области оценки и наличие наименования компании.
• Отношение к одному или нескольким критериям оценки EcoVadis.
  

Современность

• Не старше восьми лет в случае с документами, касающимися политик и действий.
• Документы, касающиеся отчетности по результатам/КПЭ (по текущим и предыдущим оценкам) должны быть не страше двух лет.
  

Надежность

• Официальная и полная интегрированность в систему управления компании.
• Подлинность, фактическое применение в компании и полнота. Мы не принимаем документы, созданные исключительно в целях прохождения оценки EcoVadis.

Поскольку сторонние документы оформляются не вашей компанией, на них может не быть названия или логотипа вашей компании. Вы сможете выполнить критерии приемлемости документа, если будете следовать приведенным ниже инструкциям, чтобы обеспечить наличие дополнительной информации, которая позволяет соотнести тот или иной сторонний документ с оцениваемой сферой:

1. Сертификат о посещении тренинга от стороннего поставщика соответствующих услуг можно приложить к плану внутреннего обучения сотрудников или прислать в качестве электронного письма с приглашением на курс.
   
2. Если ваша компания пользуется услугами внешнего поставщика услуг по переработке отходов, вы можете приложить договор или соглашение с поставщиком услуг к его брошюре (в брошюре должны быть указаны услуги, которые оказывает поставщик).
   
3. Если ваша компания приобрела новое, более энергоэффективное оборудование, вы можете приложить инвойс за покупку к брошюре по продукции с названием вашей компании. 

Дополнительную информацию об объединенных документах и приоритетах при выборе документации см. в статье Как уложиться в ограничение по документам и избежать отправки объединенных документов.