Понимание подтверждающих документов

Подтверждающая документация необходима нам для того, чтобы точно оценить практики и показатели вашей компании в области устойчивого развития. Подтвердить анкету можно без загрузки каких-либо документов. Однако следует иметь в виду, что мы можем засчитывать только те ответы, которые подкреплены соответствующими доказательствами.

Надежность вашей оценки зависит от подтверждающих документов, которые являются доказательством ваших ответов и необходимым условием для их зачисления.

Документы должны отражать систему управления устойчивым развитием вашей компании, быть свежими, актуальными, полными и относиться к соответствующей области оценки. Скачайте наше Руководство по документам, чтобы ознакомиться с примерами документов, которые можно загрузить в анкету. Все документы обрабатываются с соблюдением конфиденциальности согласно нашим Общим положениям и условиям. Дополнительную информацию о наших внутренних процедурах обеспечения информационной безопасности можно найти в разделе «Как EcoVadis обеспечивает безопасность моих данных?»

• Какие подтверждающие документы я могу предоставить?
• Как EcoVadis будет использовать мои документы? Кто имеет доступ к моим документам?
• Какова политика EcoVadis в отношении поддельных подтверждающих документов?
• Как EcoVadis проверяет достоверность документов?
• Каковы последствия подачи недостоверных документов?

Какие подтверждающие документы я могу предоставить?

Вы можете предоставить нам любые формализованные документы, отражающие систему управления устойчивым развитием вашей компании и подтверждающие ваши ответы на вопросы анкеты.

Вот некоторые примеры таких документов: процедуры управления устойчивым развитием, отчеты в области устойчивого развития, отчеты о социальном аудите, политика в области ОТ, ПБ и ООС, кодекс этики/поведения, памятки для сотрудников, сертификаты (ISO14001, ISO45001 и др.), сообщение о достигнутом прогрессе UNGC (United Nations Global Compact), годовые отчеты с интегрированным разделом по устойчивому развитию. Скриншоты интранета вашей компании также допустимы при определенных условиях1.

Чтобы посмотреть примеры других документов, которые мы принимаем для мини-компаний (XS), нажмите здесь. 

Все документы должны быть:

• Релевантными и полными, а также относиться к соответствующей сфере оценки;
• В одном из следующих форматов: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Примечание: в пункте «Загрузить новый документ» тип файла «Документ Adobe Acrobat» может вызвать проблемы с загрузкой. В данном случае следует сохранить документ как PDF, чтобы загрузить его.

  - Примечание: в пункте «Загрузить новую ссылку» указывайте ссылки только на веб-страницу, а не на документы. Страница будет скопирована и загружена в Библиотеку документов в виде файла PDF. Будет скопирована только конкретная веб-страница, доступная по ссылке, а не весь веб-сайт. Убедитесь, что ссылка действительна и начинается с http:// или https://.
• Меньше 30 МБ.
• Актуальными. Срок действия политик и мероприятий составляет 8 лет, а отчетности по КПЭ – 2 года.
• В текстовом формате, если они составлены не на английском, французском, испанском, немецком, китайском или японском языках.

EcoVadis не принимает:

• Документы (обязательства, действия или отчетность), созданные исключительно для удовлетворения требований анкеты EcoVadis.
• Документы (цели, действия или отчетность), скопированные у другой организации или в онлайн-источниках и не подтвержденные реальными доказательствами и гарантией реализации.
• Неофициальную документацию (например, без названия или логотипа компании, без даты выпуска или рассмотрения, фотографий и т. д.).
• Доказательства в форме вложенных документов/ссылок (т.е. доказательства должны содержаться непосредственно в документе); и документы, которые нужно скачивать вручную по ссылкам.
• Доказательства, не связанные с критериями устойчивого развития 21 EcoVadis.

*1. Скриншоты интранета вашей компании должны демонстрировать элементы системы управления, которые были переданы на аутсорсинг или недоступны в виде документов. Обычно к таким элементам относятся учебные модули для курсов обучения. Однако они будут приемлемы, если доказательства являются частью вашей системы управления.

Дополнительную информацию и примеры документов, которые мы принимаем, можно найти в нашем Руководстве по документам и в статье об области оценки.

Как EcoVadis будет использовать мои документы? Кто имеет доступ к моим документам?

Документы, которые вы предоставите при прохождении оценки, будут использованы только для подтверждения ответов, которые вы предоставили во время оценки. Наша аналитическая группа может передать документы вашим коммерческим партнерам, только если вы явно попросите об этом.

При загрузке документа можно указать, предоставлять ли к нему доступ. Если вы поделитесь документом, он будет доступен онлайн вашим коммерческим партнёрам, с которыми вы поделились своей карточкой результатов оценки устойчивого развития. Компания EcoVadis стремится полностью защищать данные наших клиентов и предоставлять безопасные онлайн-решения.

Каждый загруженный документ содержит дату окончания срока действия. Все документы, загруженные в вашу оценку, будут учитываться во всех последующих оценках до истечения срока их действия, после чего они будут автоматически удалены из нашей системы вместе с прикрепленными к ним данными. 

Какова политика EcoVadis в отношении поддельных подтверждающих документов?

Рейтинг EcoVadis основан на доказательствах и требует от компаний предоставления формализованной, актуальной и заранее созданной документации, которая является достоверным элементом системы управления устойчивым развитием компании. Так как для формирования рейтинга необходимы достоверные подтверждающие документы, EcoVadis разработала тщательный и разносторонний процесс для их проверки. 

Следующие документы не рассматриваются в качестве доказательств и не принимаются:

• документы (политики, действия или отчётность), созданные с целью прохождения анкеты EcoVadis;
• документы, скопированные у другой организации или из онлайн-источников, не подтвержденные реальными фактами и гарантией реализации;
• поддельные сертификаты.

Как EcoVadis проверяет достоверность документов?

В EcoVadis внедрен специальный механизм выявления недостоверных документов. Кроме того, наши аналитики могут сообщать о сомнительных случаях в специальную оперативную группу. Отправленные сертификаты проходят систематическую проверку действительности, а сертифицирующие органы — проверку надежности. Также компанией EcoVadis совместно с поставщиком ПО разработан собственный механизм выявления плагиата. Этот точный, надежный и конфиденциальный инструмент позволяет нашим аналитикам определить достоверность документов.

Каковы последствия подачи недостоверных документов?

Если мы выявим, что ваши документы специально подготовлены для прохождения оценки или содержат большой объем информации из других ресурсов без достаточных изменений, они будут отклонены. Кроме того, наши аналитики добавят в карточку результатов вашей компании соответствующий комментарий, который будет виден запрашивающим компаниям. Наконец, запрашивающие компании будут уведомлены о том, что ваши документы схожи с документами других компаний, прошедших оценку EcoVadis, или вами были предоставлены поддельные сертификаты. Таким образом, представление сомнительных документов может серьезно повлиять на вашу компанию и отношения с коммерческими партнерами.

Дополнительную информацию и примеры документов, которые можно предоставлять, вы найдете в нашем руководстве по документации, которое можете скачать.