Какие подтверждающие документы может предоставить мини-компания (XS)?

Анкеты оценки EcoVadis различаются в зависимости от отрасли компании, ее местоположения и размера. Они адаптированы в том числе для небольших компаний с численностью сотрудников до 25 человек. В среднем небольшой компании нужно ответить на 10 вопросов. Некоторые управленческие показатели, такие как присоединение к инициативам (например, к Глобальному договору ООН, UNGC) и степень покрытия, не запрашиваются. Так при оценке учитываются только актуальные для компании критерии.

Подтверждающие документы необходимы, чтобы проанализировать показатели устойчивого развития вашей компании. Мы понимаем, что у мини-компаний может быть менее полная система управления устойчивым развитием, чем у больших компаний, и меньше формализованных документов. По этой причине мы более гибко подходим к оценке маленьких компаний и разрешаем им предоставлять неформальные подтверждающие документы. Однако они должны быть актуальными, релевантными, полными и связанными с соответствующей областью оценки. 

• Какие подтверждающие документы я могу предоставить?
• Примеры документов для мини-компаний
  • Политики
  • Меры
  • Отчётность
• Примеры подходящих и неподходящих документов

Какие подтверждающие документы я могу предоставить?

Вы можете предоставить нам любые формализованные документы, отражающие систему управления устойчивым развитием вашей компании и подтверждающие ваши ответы на вопросы анкеты.

Например: документы, описывающие процедуры управления устойчивым развитием, отчеты об устойчивом развитии, отчеты о социальных аудитах, политики в области охраны труда и окружающей среды, этический кодекс, кодекс поведения, памятки для сотрудников, сертификаты (такие как ISO14001 и ISO45001), отчеты о достигнутом прогрессе для Глобального договора ООН и годовые отчеты с разделом об устойчивом развитии.

Все документы должны быть:

• Релевантными и полными, а также относиться к соответствующей области оценки.
• В одном из этих форматов: DOCX, DOC, XLS, XLSX, PDF, ODT, OTT, SXW, STW, ODS, ODP, BMP, TXT, HTML, PNG и JPEG. Примечание. Для пункта «Загрузить новый документ» тип файла «Документ Adobe Acrobat» может вызвать проблемы с загрузкой. В данном случае следует сохранить документ как PDF, чтобы загрузить его.
  Для пункта «Загрузить новую ссылку» указывайте ссылки только на веб-страницу, а не на документы. Страница будет скопирована и загружена в Библиотеку документов в виде файла PDF. Будет скопирована только конкретная веб-страница, доступная по ссылке, а не весь веб-сайт. Убедитесь, что ссылка действительна и начинается с http:// или https://.
• Меньше 30 МБ.
• Актуальными. Срок действия политик и мероприятий составляет 8 лет, а отчетности по КПЭ – 2 года.
• В текстовом формате, если они составлены не на английском, французском, испанском, немецком, китайском или японском языках.

EcoVadis не принимает:

• Документы (обязательства, действия или отчетность), созданные исключительно для удовлетворения требований анкеты EcoVadis.
• Документы (цели, действия или отчетность), скопированные у другой организации или в онлайн-источниках и не подтвержденные реальными доказательствами и гарантией реализации.
• Неофициальную документацию (например, без названия или логотипа компании, без даты выпуска или рассмотрения, фотографий и т. д.).
• Доказательства, не представленные в виде встроенных документов/веб-ссылок (т. е. не показанные непосредственно в документе), и документы, которые нужно скачивать вручную по ссылкам.
• Доказательства, не связанные с критериями устойчивого развития 21 EcoVadis.

Дополнительную информацию и примеры документов, которые мы принимаем, можно найти в нашем Руководстве по документам и в статье об области оценки.

Примеры документов для мини-компаний

Вы можете предоставить нам любые формализованные документы, отражающие систему управления устойчивым развитием вашей компании и подтверждающие ваши ответы на вопросы анкеты. Примеры основных документов (политики, меры, отчеты) приведены ниже.

Политики

Политики, которые доказывают, что ваша компания стремится снизить риски, связанные с устойчивым развитием. Они могут быть связаны с целями (достижение к определенному сроку) или обязательствами, принципами и задачами (заявление об обязательствах по вопросам устойчивого развития).

• Письмо, подписанное генеральным директором, об обязательствах компании по вопросам устойчивого развития, с помощью которого были проинформированы заинтересованные лица внутри и вне компании. Ключевые проблемы устойчивого развития можно найти в профиле риска отрасли.
• Планы действий или дорожные карты для конкретных обязательств в области устойчивого развития, в том числе список действий, которые нужно выполнить в целях внутреннего планирования (например, ежегодный план действий в области здоровья и безопасности).

Меры

Документы, связанные с мерами, должны содержать список конкретных действий, которые ваша компания реализует в своей деятельности.

• Счета-фактуры, подтверждающие выполнение действия. Например, счет-фактура, подтверждающий, что ваша компания приобрела энергоэффективное оборудование.
• Связанные с обучением документы, показывающие, что сотрудники были проинструктированы, а меры внедрены. Это могут быть журналы обучения, контрольные перечни и обучающие материалы, например презентации.
• Письма, подтверждающие выполнение действий. Например, информирование поставщиков об экологических и социальных ожиданиях.

Отчётность

Отчеты, подтверждающие, что ваша компания отслеживает ключевые показатели эффективности, связанные с важнейшими вопросами устойчивого развития внутри компании. Отчетные документы должны быть созданы не более двух лет назад и покрывать информацию как минимум за год.

Окружающая среда

• Виды потребляемых ресурсов, таких как вода и энергия (электричество, газ, нефть), а также производимых отходов, с указанием единицы измерения и отчетного периода (например, 2020, 2019–2022).
• Если получить фактическую информацию о выбросах трудно, можно использовать оценочные данные с четкими пояснениями. Например, потребление воды или электроэнергии можно оценить, если поделить на количество арендаторов общий объем выбросов, продуцируемых всем зданием.
• Сведения о выбросах, которые можно отследить с помощью счетов и контрактов. Сопроводите эти данные официальными документами.

Трудовые права и права человека

• Контролируемые темы (например, количество несчастных случаев или проведенных обучающих занятий) с указанием единиц измерения (например, проценты) и отчетного периода (например, 2020, 2019–2022).

Примечание: сами счета (например, за электроэнергию и воду) не являются приемлемым документом для отчетности. Показатель «Отчетность» учитывает не только доступную информацию, но также активный мониторинг и показатели прогресса по всем КПЭ в рамках каждой темы.

Примеры подходящих документов:

• доказательство проведенного обучения сотрудников;
• внутренняя электронная рассылка с целью повышения осведомленности сотрудников;
• чеки, подтверждающие покупку продукции с экомаркировкой для осуществления внедренных действий;
• политика деловой этики;
• панели управления с экологическими данными для внутреннего использования;
• таблица Excel с кадровыми данными, например КПЭ по обучению сотрудников;
• презентация о внутреннем управлении компании;
• документы по оценке риска.

Примеры неподходящих документов:

• чеки об оплате коммунальных услуг, полученные от сторонних организаций для отчетов;
• самодекларации и заявления в свободной форме;
• описания предпринятых действий без доказательств;
• фотографии;
• брошюры с информацией о благотворительных акциях;
• документы, полученные от клиентов, поставщиков и бизнес-партнеров;
• требуемые законом разрешения на деятельность компании;
• другие документы по нормативно-правовому соответствию, выданные местными органами власти.

Ознакомьтесь с нашим Руководством для мини-компаний (XS). В нем приведена информация о методологии оценки EcoVadis и инструкции по предоставлению документации.

Узнайте больше о форматах и сроке действия подтверждающих документов.