Могу ли я удалить документацию, связанную с предыдущими оценками?

Мы понимаем ваше желание удалить из нашей базы данных некоторые документы, относящиеся к вашим предыдущим оценкам EcoVadis. Однако мы хотим предупредить вас о возможных последствиях таких действий. Для EcoVadis — компании, которая занимается оценкой в области устойчивого развития — документы, проанализированные в ходе любой из оценок, представляют собой свидетельство пройденного аудита. Поскольку последствия удаления документов весьма существенны, эта статья призвана помочь вам принять взвешенное решение.

• Насколько важны ранее загруженные документы?
• Анализ примеров
• Как уложиться в ограничение по документам и избежать отправки объединенных документов?
• Что если я все равно хочу удалить документы?

Удаление документов из предыдущих оценок лишь создает для компаний при заполнении новой анкеты необходимость предоставлять дополнительные документы сверх первоначального лимита в 55 документов. Например, удаление 20 документов из предыдущих оценок не освобождает место для 75 новых документов. Лимит составляет 55 документов для каждой оценки и не включает документы из предыдущих оценок. См. Таблицу 1 ниже: в ней наглядно проиллюстрирован лимит по количеству документов.

В начале каждой новой оценки компаниям предоставляется новый набор 55 полей для документов, в которые документы можно загрузить. Аналогичный лимит применяется для каждой оценки и для всех компаний, проходящих оценку EcoVadis.

Насколько важны ранее загруженные документы?

Для EcoVadis — компании, которая занимается оценкой в области устойчивого развития — документы, проанализированные в ходе любой из оценок, представляют собой свидетельство пройденного аудита. Информация из всех оценок учитывается в каждой новой оценке при условии, что остается действительной. Документы обычно хранятся до восьми лет с момента публикации. Однако срок действия отчетных документов — два года.

Эти документы можно удалить, но необходимо учитывать последующие последствия:

• При удалении документов из системы EcoVadis они удаляются навсегда — их нельзя будет восстановить.
• Если срок действия удаленных документов не истек, и они релевантны для будущих оценок, их нужно будет повторно загрузить на платформу EcoVadis.
• Если один или несколько подтверждающих документов будут удалены из системы, наши аналитики не смогут проанализировать варианты, ранее приложенные к удаленным документами. Предположим, что варианты из удаленных документов еще предстоит прикрепить к другому документу (обновленной политике/процедуре или новому загруженному документу). В этом случае варианты не будут учитываться при расчете результата вашей оценки.

Тем не менее, поскольку рейтинг присваивается на основе набора документации и извлеченной из нее информации, удаление этой документации означает, что мы не сможем провести дополнительную проверку ее содержания. 

Анализ примеров

Если документ был выбран для удаления вручную, убедитесь, что все варианты были заново прикреплены к другому соответствующему документу, содержащему релевантную информацию. Пример:

Предположим, вы приложили к документу «Экологическая политика 2022» политики в области энергетики и парниковых газов, отходов, здоровья и безопасности потребителей и хотите прикрепить к нему новые политики. В этом случае вы можете повторно загрузить «Экологическую политику 2023 года», содержащую обновленную информацию. 

Однако, если вы хотите удалить документ 2022 года, вы должны заново прикрепить все предыдущие варианты из документов 2022 года к документу 2023 года. Лучше сохранить оба документа и использовать обновленный документ 2023 года для вариантов, которые ранее не были прикреплены к документу по экологической политике 2022 года.

Как уложиться в ограничение по документам и избежать отправки объединенных документов?

Объединенные документы — это подтверждающие документы, состоящие из нескольких отдельных поддокументов. Например, если оцениваемая компания отправляет объединенный документ, представляющий собой сочетание политик в области охраны окружающей среды, оценок рисков и обучающих материалов. Документы из надежной системы управления устойчивым развитием должны фактически использоваться компанией, быть хорошо структурированными и легко доступными для изучения заинтересованными сторонами. Загрузка объединенных документов не соответствует ограничению в 55 документов и не отражает реальное положение вещей или уровень развития системы управления. В таком виде мы не примем этот документ для оценки.

Чтобы вам было проще выбрать наиболее актуальные документы для оценки, мы составили руководство: ознакомиться с ним вы можете в Справочном центре: Понимание подтверждающих документов.

См. также Почему количество предоставляемых документов ограничено? Кроме того, на платформе с анкетой можно найти дополнительную информацию об объединенных документах и приоритетности документов. 

Что если я все равно хочу удалить документы?

С учетом данного дополнительного контекста относительно того, что происходит после удаления документов, мы хотим убедиться, что предоставили вам всю информацию, необходимую для принятия обоснованного решения. Если вы все таки хотите удалить документы, просим вас связаться с нами. Убедитесь, что другие пользователи, выступающие в роли администраторов учетных записей, знают и согласны с этим решением. Вы можете получить доступ к списку пользователей через свою платформу, нажав на пункт Управление пользователями в меню пользователя в правом верхнем углу.

После того как вы подтвердите, что согласны продолжить, документы будут удалены в течение 30 (тридцати) календарных дней, и вы получите подтверждение, как только это будет выполнено.