วิธีการแก้ไขข้อมูลคู่ค้าเป็นชุด

นี่คือวิธีการอัปเดตข้อมูลคู่ค้าหลายรายพร้อมกันโดยการอัปโหลดไฟล์ แทนที่จะแก้ไขทีละราย

กระบวนการแก้ไขคู่ค้าที่มีอยู่ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลคู่ค้าเป็นชุดได้โดยการอัปโหลดไฟล์ คุณเลือกช่องข้อมูลที่ต้องการอัปเดตในตัวช่วยการอัปโหลด เฉพาะช่องข้อมูลดังกล่าวเท่านั้นที่จะเปลี่ยนแปลง และข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดของคู่ค้าจะยังคงเหมือนเดิมทุกประการ

ใครสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้บ้าง	ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบในการเพิ่มหรือจัดการคู่ค้า
ช่องข้อมูลที่คุณสามารถแก้ไขได้	ชื่อบริษัท (เพิ่มไปยังชื่อบริษัททางเลือกของคู่ค้า) รายละเอียดติดต่อของคู่ค้า อีเมลของผู้ติดต่อที่ส่งคำขอ แท็ก ID การรวม การใช้จ่าย และความสำคัญ
ข้อมูลที่จำเป็นในไฟล์ของคุณ	EVID (EcoVadis ID) และชื่อบริษัทสำหรับคู่ค้าทุกรายที่คุณต้องการแก้ไข
รูปแบบไฟล์ที่รองรับ	XLS(X), CSV, TSV, XML, JSON และ PDF

ก่อนที่คุณจะเริ่ม: วิธีการทำงานของการแทนที่ค่า

สองสิ่งที่จะกำหนดว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับช่องข้อมูลคือ คุณเปิดใช้งานช่องข้อมูลดังกล่าวในตัวช่วยการอัปโหลดหรือไม่ และมีอะไรอยู่ในเซลล์ของช่องข้อมูลดังกล่าวในไฟล์ของคุณ

ค่าปัจจุบัน = สิ่งที่บันทึกไว้กับคู่ค้าบนแพลตฟอร์มของ EcoVadis อยู่แล้วในปัจจุบัน ก่อนขั้นตอนการแก้ไข
ค่าในไฟล์ = สิ่งที่อยู่ในเซลล์ของคอลัมน์สำหรับแถวในไฟล์ของคุณ

นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับช่องข้อมูลแต่ละช่อง โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณเปิดใช้งานช่องข้อมูลดังกล่าวหรือไม่:

ช่องข้อมูลที่ปิดใช้งาน → ไม่มีอะไรเกิดขึ้น ค่าปัจจุบันจะยังคงเหมือนเดิม ไม่ว่าค่าในไฟล์จะระบุไว้อย่างไรก็ตาม ไฟล์จะถูกละเว้นสำหรับช่องข้อมูลนี้โดยสิ้นเชิง
ช่องข้อมูลที่เปิดใช้งานและเซลล์มีค่าในไฟล์ → ค่าในไฟล์จะเขียนทับค่าปัจจุบัน ค่าปัจจุบันจะหายไป ค่าในไฟล์จะเป็นค่าที่ถูกบันทึกไว้ตั้งแต่นี้เป็นต้นไป
ช่องข้อมูลที่เปิดใช้งานและเซลล์ว่างเปล่า → ค่าปัจจุบันจะถูกลบออก เซลล์ว่างไม่ได้หมายความว่า “ปล่อยไว้” แต่หมายความว่า “ลบข้อมูลออก” หากต้องการเว้นช่องข้อมูลไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง ให้ปิดใช้งานช่องข้อมูลดังกล่าว อย่าใช้วิธีเว้นเซลล์ว่างไว้เพื่อคงค่าเดิม

ช่องข้อมูลที่เก็บค่าได้มากกว่าหนึ่งค่า (แท็ก ID การรวม) จะทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่ค่าในไฟล์จะกลายเป็นค่าใหม่ทั้งหมด ไม่ใช่การเพิ่มเข้าไปในค่าปัจจุบัน หากคุณเปิดใช้งานแท็กและเซลล์ในไฟล์ของคุณระบุว่า Retail คู่ค้าจะมีเพียงแท็ก Retail เท่านั้น ส่วนแท็กอื่น ๆ ที่เคยมีอยู่จะหายไป หากต้องการเพิ่มแท็กโดยไม่ให้แท็กปัจจุบันหายไป คุณต้องพิมพ์แท็กปัจจุบันทั้งหมดรวมถึงแท็กใหม่ลงในเซลล์เดียวกัน โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (ตัวอย่างเช่น: Retail;Textiles;NewTag)

ชื่อบริษัททำงานแตกต่างจากช่องข้อมูลอื่น ช่องข้อมูลนี้จำเป็นต้องใช้ทุกแถวและเปิดใช้งานอยู่เสมอ ดังนั้น คุณจึงไม่สามารถปิดได้ สิ่งที่คุณพิมพ์จะเพิ่มเข้าไปในชื่อบริษัททางเลือกของคู่ค้าเสมอ โดยจะไม่แทนที่หรือลบชื่อที่มีอยู่ ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกชื่อที่มีอยู่ลงในเซลล์

สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปนั้นขึ้นอยู่กับสถานะของคู่ค้า ดังนี้

คู่ค้าที่ระบุตัวตนแล้ว → ค่าจะเพิ่มเป็นชื่อบริษัททางเลือก
คู่ค้าที่ไม่ได้ระบุตัวตน → ค่าจะถูกนำไปใช้เพื่อพยายามจับคู่บริษัทกับองค์กรที่ได้รับการตรวจสอบโดย EcoVadis ด้วยเช่นกัน หากเราพบรายการที่ตรงกัน ค่าจะเพิ่มเป็นชื่อบริษัททางเลือก
- สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู[วิธีการระบุตัวตนของบริษัทที่ไม่ได้ระบุตัวตน] (รอการตัดสินใจเรื่องลิงก์ ข้อ 2)

ชื่อบริษัททางเลือกคือชื่อเรียกอื่นสำหรับการค้นหาที่ช่วยให้คุณค้นหาคู่ค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ชื่อที่แสดงในรายการคู่ค้าจะเป็นชื่อนิติบุคคลที่ได้รับการตรวจสอบแล้วใน EcoVadis เสมอ ไม่ว่าคุณจะอัปโหลดชื่อบริษัททางเลือกใดก็ตาม

หากเซลล์ชื่อบริษัทว่างเปล่า แถวดังกล่าวจะไม่ได้รับการประมวลผลและจะไปอยู่ในส่วน “ยังไม่ได้แก้ไข” ดังนั้นจึงไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ

เริ่มต้น

จากหน้า “คู่ค้า” ให้เลือกเพิ่มหรือจัดการคู่ค้าที่มุมขวาบน จากนั้นคลิกแก้ไขคู่ค้าที่มีอยู่

หน้า “เพิ่มหรือจัดการคู่ค้า” แสดงตัวเลือกขั้นตอนการทำงานทั้งหมด ได้แก่ เพิ่มคู่ค้าใหม่ แก้ไขคู่ค้าที่มีอยู่ และเก็บคู่ค้าที่มีอยู่แบบถาวร

อัปโหลดไฟล์ของคุณ
ลากไฟล์ของคุณลงในบริเวณอัปโหลด หรือคลิกที่เลือกไฟล์เพื่อเรียกดูไฟล์ในอุปกรณ์ของคุณ

ต้องการไฟล์สำหรับเริ่มต้นใช่ไหม ใช้เมนู “ดาวน์โหลดเทมเพลต” (ใช้งานได้กับ Excel และ Google Sheets):ตัวเลือก ใช้เมื่อเทมเพลตเปล่า คุณกำลังสร้างไฟล์ตั้งแต่เริ่มต้น เทมเพลตที่กรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้า คุณต้องการใส่ข้อมูลคู่ค้าปัจจุบันของคุณลงในไฟล์ — มาในช่วงปลายปี 2026 ยังไม่พร้อมใช้งานส่งออกจากรายการคู่ค้า คุณมีคู่ค้าที่ต้องการแก้ไขอยู่แล้วและต้องการเพียงข้อมูลปัจจุบันของพวกเขาเท่านั้น ก่อนอัปโหลดซ้ำ ให้รวมแท็กทั้งหมดไว้ในหนึ่งคอลัมน์ และ ID การรวมทั้งหมดไว้ในหนึ่งคอลัมน์ (คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค) โดยให้มีเพียงหนึ่งคอลัมน์ต่อหนึ่งช่อง ไม่ใช่หนึ่งคอลัมน์ต่อหนึ่งค่า
เลือกแผ่นงาน
หากไฟล์ของคุณมีหลายแผ่นงาน ให้เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลของคู่ค้าของคุณ แล้วคลิกดำเนินการต่อ
เลือกแถวส่วนหัว
ยืนยันแถวที่เครื่องมือเน้นว่าเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ (เช่น ชื่อบริษัท หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี) หรือเลือกแถวอื่น จากนั้นคลิกดำเนินการต่อ
เลือกช่องข้อมูลที่ต้องการอัปเดต
เปิดเฉพาะช่องข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น ข้อมูลส่วนอื่นทั้งหมดจะถูกปล่อยไว้ตามเดิม แม้ว่าไฟล์ของคุณจะมีค่าสำหรับข้อมูลดังกล่าวก็ตาม ชื่อบริษัทจะเปิดใช้งานอยู่เสมอและไม่สามารถปิดได้

ตัวอย่าง: หากต้องการอัปเดตเฉพาะอีเมลผู้ติดต่อที่ส่งคำขอและ ID การรวม ให้เปิดใช้งานเพียงสองช่องดังกล่าว ปิดช่องที่เหลือไว้ แล้วคลิก “ดำเนินการต่อ” ชื่อบริษัทจะเปิดใช้งานอยู่เสมอ ข้อมูลใดก็ตามที่คุณป้อนจะเพิ่มเข้าไปในชื่อบริษัททางเลือกของคู่ค้า โดยจะไม่แทนที่หรือลบชื่อเดิมที่มีอยู่ เซลล์ชื่อบริษัทที่ว่างเปล่าหมายความว่าแถวดังกล่าวจะไม่ได้รับการประมวลผล

หากต้องการลบค่า ให้เว้นว่างเซลล์และเปิดช่องข้อมูลดังกล่าวไว้ กรณีนี้ไม่รวมถึงชื่อบริษัท ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็น
หากคุณต้องการระบุตัวตนของบริษัทที่ไม่ได้ระบุตัวตน เรียนรู้วิธีการใน HC การยกระดับคู่ค้าที่ไม่ได้ระบุตัวตนหลังจากการอัปโหลด

ตรวจสอบว่าคอลัมน์ตรงกัน
EcoVadis จะจับคู่คอลัมน์ของคุณกับช่องข้อมูลของระบบโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบการจับคู่แต่ละรายการ และแก้ไขด้วยเมนูดรอปดาวน์

สถานะ	ความหมาย
จับคู่โดยอัตโนมัติแล้ว	คอลัมน์ในไฟล์ของคุณตรงกับช่องข้อมูลของระบบ
ต้องมีการจับคู่	ไม่พบรายการที่ตรงกัน — คุณต้องเลือกคอลัมน์ก่อนดำเนินการต่อ
ไม่ได้จับคู่	ไม่พบรายการที่ตรงกัน — การจับคู่รายการนี้เป็นทางเลือก

แก้ไขข้อมูลที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นข้อผิดพลาด
ทุกแถวจะได้รับการตรวจสอบก่อนการอัปโหลด แถวที่มีปัญหาจะเน้นเป็นสีแดง - คลิกที่เซลล์สีแดงเพื่อดูคำแนะนำเครื่องมือที่อธิบายปัญหา และแก้ไขโดยตรงในตาราง

เครื่องมือบางอย่างที่ช่วยในเรื่องนี้ ได้แก่ เครื่องมือสิ่งที่ทำได้แถวข้อผิดพลาด กรองรายการให้เหลือเฉพาะแถวที่มีปัญหา ทำซ้ำ / นำออก คัดลอกแถวที่เลือก (มีประโยชน์สำหรับคู่ค้าที่ใช้ข้อมูลเดียวกัน) หรือลบออกจากไฟล์ ใช้การแก้ไขโดยใช้ AI แก้ไขทั้งคอลัมน์พร้อมกันจากคำสั่งภาษาทั่วไป (เช่น “ลบช่องว่างหลังเครื่องหมายอัฒภาค”) — ดูตัวอย่างก่อน แล้วจึงนำไปใช้กับเฉพาะแถวที่มีข้อผิดพลาดหรือทั้งคอลัมน์
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
คลิก เริ่มอัปโหลด คุณจะเห็นสรุปของแถวที่ถูกต้องเปรียบเทียบกับแถวที่พบข้อผิดพลาด โดยระบบจะข้ามแถวที่มีข้อผิดพลาดหรือข้อมูลซ้ำ คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง เพื่อยืนยัน

การเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่จะปรากฏในคู่ค้าภายในหนึ่งชั่วโมง การอัปโหลดขนาดใหญ่อาจใช้เวลานานขึ้น

ตรวจสอบผลลัพธ์ของคุณ

ไปที่ตรวจสอบประวัติการอัปโหลดเพื่อดูสถานะไฟล์ของคุณ เมื่อเสร็จสิ้น ระบบจะแสดงจำนวนแถวที่อัปโหลด จำนวนคู่ค้าที่ได้รับการแก้ไข และจำนวนแถวที่ล้มเหลว

สำหรับรายละเอียดทั้งหมด ให้คลิกดาวน์โหลดรายงานบนการ์ดอัปโหลด แต่ละตัวเลือกเป็นไฟล์ .xlsx แยกต่างหากที่มีจำนวนแถวแสดงอยู่ด้านข้าง — ตัวอย่างเช่น แก้ไขแล้ว (7) หรือ ยังไม่ได้แก้ไข (11)

การอ่านรายงาน

แต่ละแถวจะได้รับป้ายกำกับแบบใดแบบหนึ่ง พร้อมรหัสสีเพื่อช่วยดึงดูดสายตาของคุณ:

ป้ายกำกับ	ความหมาย	สิ่งที่ต้องทำ
แก้ไขแล้ว	อัปเดตเรียบร้อยแล้ว	ไม่ต้องดำเนินการใด ๆ — บันทึกแล้ว
แก้ไขแล้วโดยมีข้อยกเว้น	อัปเดตแล้ว แต่ไม่สามารถบันทึกช่องข้อมูลหนึ่งได้	เปิดเซลล์สีเหลือง อ่านหมายเหตุ แล้วแก้ไขค่า
ยังไม่ได้แก้ไข	แถวถูกบล็อก	แก้ไขโดยใช้คอลัมน์เหตุผล และอัปโหลดใหม่

เหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่แถวไม่ได้รับการแก้ไข:

ข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ — มักเกิดจาก EVID ไม่ได้มี 8 ตัวอักษร ตรวจสอบเซลล์สีแดง
จำเป็นต้องระบุชื่อบริษัท — เซลล์ชื่อบริษัทว่างเปล่า เพิ่มชื่อบริษัทแล้วอัปโหลดใหม่
ไม่พบ EVID — ไม่มีคู่ค้าในเครือข่ายของคุณที่ตรงกับ EVID ดังกล่าว
จัดเก็บบริษัทในแบบถาวรแล้ว — ยกเลิกการจัดเก็บคู่ค้าก่อน ดู “การจัดเก็บคู่ค้าจำนวนมาก”

ตัวอย่าง: คุณอัปโหลดแถวที่มี EVID 12345678 และหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่มีรหัสโทรศัพท์ เซลล์โทรศัพท์เปลี่ยนเป็นสีเหลืองพร้อมหมายเหตุ: “ไม่สามารถบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ได้ รหัสโทรศัพท์ขาดหายไป” ข้อมูลอื่นทั้งหมดในแถวดังกล่าว (ชื่อ อีเมล) จะบันทึกตามปกติ และแถวจะแสดงว่า “แก้ไขแล้วโดยมีข้อยกเว้น” วิธีแก้ไข: เพิ่มรหัสโทรศัพท์แล้วอัปโหลดใหม่ หรือแก้ไขคู่ค้าโดยตรงในคู่ค้า

เกร็ดความรู้