Sunulabilecek belge sayısı neden sınırlı?

Sadece en ilgili belgelerin gönderilmesine yardımcı olmak amacıyla, boyutuna bakılmaksızın tüm şirketler için değerlendirme başına 55 belgelik bir sınır belirlenmiştir. Şirketlerin bilgilerini toplu olarak ve şeffaf bir şekilde açıklamasını teşvik ederiz. Geçtiğimiz yıllarda, en iyi performans gösteren şirketler genellikle mümkün olan en fazla sayıda soruya yönelik uygun yanıtları içeren birleşik raporlar (Sürdürülebilirlik Raporları) sunmuş ve birleştirilmiş belgeler göndermeden en yüksek puanları almıştır. 

Birleştirilmiş belgeleri kanıt olarak kabul etmediğimizi unutmayın. Birleştirilmiş belgeler, birden çok alt belgeden oluşan tek bir destekleyici belgeyi ifade eder. Örneğin, değerlendirilen şirket çevresel ilkeler, risk değerlendirmeleri ve eğitim malzemelerinin birleşimini içeren tek bir belge göndermiş olabilir. Güçlü bir sürdürülebilirlik yönetim sistemine ait belgeler önceden mevcut, iyi yapılandırılmış ve paydaşların incelemesi için kolayca erişilebilir olmalıdır. Birleştirilmiş belgelerin yüklenmesi 55 belge sınırını ihlal eder ve yönetim sisteminin gerçekliğini ve/veya olgunluğunu tam olarak yansıtamaz. 

Kabul edilmeyen birleştirilmiş belge örnekleri:

• Birkaç anket seçeneğini karşılaması için alakasız kanıtların (örn. tablolar, makbuzlar ve fotoğraflar) tek belgede toplanması (örn. enerji tüketimi, su ve/veya atık konuları ile ilgili uygulanan eylemleri gösteren belgelerden bir derleme).
• Kasıtlı olarak EcoVadis değerlendirmesi için birleştirilmiş, birden fazla alt belgenin (örn. çeşitli ayrı ilkeler ve prosedürler) derlenmesi.
• Gömülü dosya ya da müstakil belge bağlantıları içeren uyarlanmış belge.

Kabul edilebilir istisnai durumlar:

• Birden fazla operasyonal tesise ait sertifikasyonlar koleksiyonu.
• Birden fazla tesis için Temel Performans Göstergelerinin (KPI) konsolide olarak raporlanması (örn. tesise özgü verileri içeren dahili Excel veri tabanı).
• Uygulamanın bağlamı ve/veya güvencesi ile ilgili tamamlayıcı bilgi ortaya koyan belgelerin birleştirilmesi (örn. bir uyumluluk eğitim planının ilişkili eğitim materyalleri ve yoklama kayıtlarıyla birleştirilmesi).
• Bir yönetim el kitabında bulunan ilke ve prosedür alt bölümleri (örn. Çevre, Sağlık ve Güvenlik (EHS) el kitabı).
• Daha önceki bir değerlendirmede temin edilen ve değerlendirilen birleştirilmiş belgeler geçerli olarak kalacaktır.

Değerlendirme için en ilgili belgeleri seçmenize yardımcı olmak amacıyla Yardım Merkezimizden erişebileceğiniz bir Belge Kılavuzu hazırladık: Ne tür destekleyici belgeler sunabilirim?

Birleştirilmiş belgeler ve belgelerin önceliklendirilmesi hakkında daha fazla bilgi için anket platformunun yanı sıra Belge Limiti Nasıl Karşılanır ve Birleştirilmiş Belgelerin Gönderimi Nasıl Önlenir? konusuna bakabilirsiniz.