Yasal uyarı - Veri koruma (Hizmetler)

EcoVadis SAS ve EcoVadis Inc (“EcoVadis”), www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, tüm alt alan adları ve EcoVadis'in diğer tüm çevrimiçi hizmetleri (“Hizmetler”) dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere web Hizmetlerimizin kullanıcılarından kişisel bilgiler toplar ve aşağıdaki paragraflarda tanımlanan amaçlar için kullanır.

Ulula çevrimiçi web hizmetleri için, lütfen Ulula Kurumsal Gizlilik Politikasına bakın.

Kullanıcıların kişisel bilgilerinin aşağıda açıklanan işlenmesi, GDPR Madde 6. 1. f) anlamında EcoVadis meşru menfaatlerine dayanmaktadır.

EcoVadis, Hizmetlerini kullanan kullanıcıların kişisel bilgilerini şu yollarla toplar ve kullanır:

a) Çevrimiçi kayıt formlarında kullanıcılar tarafından kişisel bilgilerin verilmesi;

b) Kurumsal müşterilerin (“İstekte bulunan şirket(ler)”) kullanıcılarının ve İstekte bulunan şirketlerin ticari ortaklarının (“Değerlendirilen şirketler”) kullanıcılarının, kullanıcılarının iletişim bilgilerini çevrimiçi formlar üzerinden göndermesi;

c) İstekte bulunan şirketlerin kullanıcılarını,n Değerlendirilen şirketlerin kullanıcılarının iletişim bilgilerini çevrimiçi formlar üzerinden göndermesi;

d) İstekte bulunan şirketlerin veya Değerlendirilen şirketlerin kullanıcılarının e-posta iletileri aracılığıyla kişisel bilgiler vermesi.

Hizmetlere ve ilgili süreçlere katılmayan kullanıcılar için lütfen Yasal Uyarı - Veri Koruma (Provizyon) bölümüne bakın. https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Sürdürülebilirlik ve Karbon Değerlendirme
EcoVadis, istenen Hizmetleri sağlamak üzere iletişim kurmak amacıyla kullanıcılarının şu kişisel bilgilerini toplar: ad ve soyadı, e-posta adresi, telefon numarası ve iş unvanı.

Platformda istekte bulunan kullanıcıların etkinlikleri izlenir; bu etkinliklerin durumu (ilk giriş zamanı, katılım süreci ve etkileşim), istekte bulunan şirketin katılım oranını ve etkileşimini artırmak amacıyla ilgili şirketin Program Yöneticisine iletilir.

EcoVadis çözümü üzerinde oluşturulan Değerlendirilen Şirketin yönetici iletişim bilgileri, Değerlendirilen şirketin EcoVadis ağı içerisinde yer alan tüm kullanıcılar tarafından görülebilir.

Değerlendirilen şirketin Sürdürülebilirlik veya Karbon puan kartını paylaşması durumunda, yöneticinin iletişim bilgileri, İstekte Bulunan şirketin yöneticisi ve bağlı şirketlerinin yöneticileri tarafından görülebilir.

Yukarıda belirtilmiş olan EcoVadis web sayfaları aracılığıyla toplanan kişisel bilgiler, EcoVadis tarafından dijital dosyalarda kaydedilir. Değerlendirilen şirketlerinden Sürdürülebilirlik veya Karbon Değerlendirmesi isteyen İstekte bulunan şirketler için sözleşme bitene kadar ve Değerlendirilen şirketler için abonelik bittikten sonra beş (5) yıl boyunca saklanır.

EcoVadis, bir derecelendirme kuruluşu olarak, müşterilerimizin hesaplarıyla ilgili eylemlerin izlenebilirliğini sağlamaktır (örn. EcoVadis platformuna belgeleri yüklemek, anketi göndermek, Sürdürülebilirlik veya Karbon performans sonuçlarını paylaşmak için müşteri taleplerini kabul etmek vb.). Bu sebeple, soruları yanıtlayabilmek ve potansiyel yasal hak taleplerini belirlemek, uygulamak ve savunabilmek adına (etkin olmayan) kullanıcı adları referans olarak saklanır. GPDR Madde 17.3(e) paragrafına başvuruyoruz.

Hüküm ve Koşulları kabul eden Değerlendirilen şirketlerin kullanıcıları GDPR Madde 17.3.b kapsamında aboneliğin sonlanmasından itibaren 10 yıl süreyle kayıtlı tutulur.

Kullanıcı faaliyetlerine dahil olan veya Şartları kabul etmeyen kullanıcılar, üyelik süresi boyunca Değerlendirilen şirket tarafından silinebilir.

Puanlamanın gerekçesini saklamak adına belgeler aboneliğin sonlanmasından 5 yıl sonra silinir.

EcoVadis Academy E-Öğrenme
Hizmetler kapsamında EcoVadis, Değerlendirilen Şirketler ile İstekte Bulunan şirketlerin sürdürülebilirlik uygulamalarına geliştirmek adına, bu şirketlerdeki kullanıcıları desteklemeye dönük bir e-öğrenme platformu sunmaktadır. EcoVadis, derslere katılımınız ve bu derslerde aldığınız sonuçlar ile ilgili verileri de toplamaktadır - bu veriler şirketinizin yöneticileri ile (Yönetici profiline sahip olanlar) paylaşılacaktır. Daha önce Sürdürülebilirlik veya Karbon Puan Kartı paylaşmayı kabul ettiğiniz İstekte bulunan şirketlerle, sadece Değerlendirilen şirketlerin anonimleştirilmiş ve birleştirilmiş kullanıcı verileri paylaşılacaktır.

E-öğrenme platformunu kullanan Müşteri olmayan kullanıcılar için aşağıdakiler geçerlidir:
EcoVadis, kursa katılımınız ve kurs sonuçlarınız ile ilgili verileri toplamaktadır. Bunlar, kendi şirketinizin derslerine erişimi finanse eden müşterinin yöneticileriyle (Yönetici profiline sahip) paylaşılacaktır. EcoVadis, müşteri kullanıcılarımızın e-eğitim kurslarına katılarak sürdürülebilirlik uygulamalarını anlamaları amacıyla oluşturulan EcoVadis Academy’e erişebilmeniz için kişisel verilerinizi işlemektedir. EcoVadis, kullanıcılarla ilgili şu bilgileri toplamaktadır: ad ve soyad, e-posta adresi (kullanıcı adı). Toplanan kişisel bilgiler, istekte bulunan şirketin sözleşmesi sona erene kadar saklanır 

IQ ve Vitals hizmeti
IQ hizmeti için Talep Eden şirketler, Derecelendirilmiş şirketlerin iletişim bilgilerini (e-posta adresleri) EcoVadis sisteminde Değerlendirilen şirketin tanımlanması amacıyla kullanabilir. EcoVadis ayrıca bu tanımlayıcıları, geçerli ESG derecelendirme düzenlemeleri (örn. AB Yönetmeliği 2024/3005) kapsamında Derecelendirilmiş şirketlere gerekli bildirimleri sağlamak gibi zorunlu düzenleyici görevleri yerine getirmek için işler. Değerlendirilen şirketlerin düzenlenmeyen ya da değerlendirme talebiyle iletişime geçilmeyen tüm iletişim bilgileri (e-posta adresleri), ilk kullanımdan ve İstekte Bulunan şirketle yapılan sözleşmenin sona ermesinden 3 yıl sonra anonimleştirilir. Talep eden şirketlerin kullanıcıları sözleşmenin sonuna kadar tutulur. 

Vitals Hizmeti için EcoVadis, kullanıcılarının aşağıdaki kişisel bilgilerini toplar: istenen Hizmetleri sağlamak için iletişim amacıyla ad ve soyad ve e-posta adresi.

Şartlar ve Koşulları kabul eden Derecelendirilmiş şirketlerin kullanıcıları, GDPR Maddesi 17.3 b) uyarınca aboneliğin sona ermesinden sonra 10 yıl süreyle saklanır. Değerlendirilen şirketlerin kullanıcıları ve sağlanan belgeler aboneliğin sona ermesinden sonra 5 yıl saklanır. Talep eden şirketlerin kullanıcıları sözleşmenin sonuna kadar tutulur. 

EcoVadis Topluluğu
EcoVadis, sürdürülebilirlik uygulamalarını iyileştirmek ve alışverişinde bulunmak için müşterilerimiz, ortaklarımız arasında işbirliği, ağ oluşturma ve bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için çevrimiçi bir topluluk ağı (“Topluluk”) sunar.

EcoVadis, bu hizmeti sağlamak ve işletmek için yetkili kullanıcıların aşağıdaki kişisel verilerini işler: Ad ve Soyad, E-posta Adresi, Yer, İş Unvanı, Sektör, İlgi Alanları ve Şirket Adı. Bu veriler, kullanıcı hesabınızı oluşturmak ve yönetmek ve Topluluğa erişiminizi ve kullanmanızı sağlamak amacıyla topluluk platformunda işlenir..

Moderasyon 
Katılımınız sırasında platform, eşler arası etkileşimi kolaylaştırmak, Dijital Hizmetler Yasası kapsamındaki gereksinimler de dahil olmak üzere Topluluk Kullanım Koşullarına göre içeriği denetlemek ve topluluk sağlığını ölçmek için Topluluk Etkileşim Verilerinizi (ör. gönderiler, yanıtlar, oturum açma zaman damgaları, görüntülemeler) otomatik olarak işler.

Kişiselleştirme ve Tavsiye Sistemleri 
EcoVadis, size gösterilen içeriği, deneyimi ve iletişimleri kişiselleştirmek için öneri sistemlerini kullanır. Bu sistem profesyonel ilgi alanlarınıza dayanır ve hangi içeriğin rolünüzle en alakalı olacağını tahmin eder. Spesifik içerik ve öne çıkma sırası öncelikle aşağıdaki ana parametrelerden etkilenir:
Kullanıcı Profili ve İlgi Alanları: Sektör, profesyonel rol, ve profilinizde belirtilen ilgi alanları.

Yasal dayanak, Haklar ve Kontrol 
Bu verilerin işlenmesi Meşru Menfaat'e dayanmaktadır (GDPR Art. 6 (1) (f)) mevcut müşteriler ve ortaklar için ve sürdürülebilirlik performans hizmetleriyle ilgilenen şirketler için. Topluluk, sektör çapında sürdürülebilirlik işbirliğini teşvik etmeyi amaçlayan diğer EcoVadis hizmetleriyle ilişkiniz veya potansiyel katılımınızla ilgili katma değerli ve verimli bir hizmet olarak kabul edilir..
Dijital Hizmetler Yasası ve GDPR uyarınca, bu parametreleri istediğiniz zaman etkileme ve değiştirme ve profil oluşturmaya itiraz etme hakkına sahipsiniz:
Profilinizde isteğe bağlı profesyonel “İlgi Alanları” sağlamamayı seçebilirsiniz. Ayrıca, ilk ziyaretinizde alternatif sıralama seçeneklerini (“En Son” veya “Kronolojik” gibi) seçerek, kişiselleştirilmiş sıralama veya profil oluşturma algoritmaları uygulaması olmadan içeriği görüntüleyebilirsiniz.
Parametreleri Değiştir: Kişiselleştirme mantığını değiştirmek için profilinizdeki profesyonel ilgi alanlarınızı istediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz..

Pazarlama ve Kişiselleştirilmiş Sosyal Yardım 
Topluluk profilinizi ek bilgilerle (profesyonel “İlgi Alanlarınız” gibi) zenginleştirmeyi seçerseniz, EcoVadis bu verileri size hem Topluluk içinde (tavsiye sistemi aracılığıyla) hem de harici kanallar (e-posta gibi) aracılığıyla kişiselleştirilmiş sürdürülebilirlik içgörüleri ve ilgili pazarlama iletişimleri sağlamak için kullanabilir. Bu işleme, size yüksek değerli, profesyonel içerik sağlama konusundaki meşru menfaatimize dayanmaktadır. Bu iletişimler üzerinde tam kontrol sahibi olursunuz ve pazarlama tercihleriniz aracılığıyla veya e-postalarımızdaki abonelikten çıkma bağlantısını kullanarak bu işlemeye istediğiniz zaman itiraz edebilirsiniz..

Yasadışı İçeriği Bildirme (Bildirim ve Eylem)
Topluluk içinde yasadışı içeriği bildirirseniz, EcoVadis raporu yönetmek için adınızı ve e-posta adresinizi işler ve size alındığına ve sonucuna dair bir onay sağlar. Bir “bildirimci” olarak kimliğiniz gizli kalacak ve içeriğin yasadışı olup olmadığını belirlemek için bu tür bir ifşa kesinlikle gerekli olmadıkça (örneğin fikri mülkiyet ihtilaflarında) etkilenen içerik posterine ifşa edilmeyecektir. Böyle bir açıklama gerçekleşmeden önce usulüne uygun şekilde bilgilendirileceksiniz.

Otomatik Denetim ve İnsan İncelemesi
Güvenli bir ortam sağlamak için EcoVadis içeriği tespit etmek ve denetlemek için otomatik araçlar kullanabilir. İçeriğinizi yalnızca otomatik işlemeye dayalı olarak kısıtlama veya kaldırma kararı verilirse, ilgili mantık ve sonuçları hakkında bilgilendirileceksiniz. Alınan eyleme itiraz etmek için bu tür otomatik kararın insan tarafından incelenmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Küçüklerin Korunması
EcoVadis, küçükler için yüksek düzeyde gizlilik ve güvenlik sağlamayı taahhüt eder. Alıcının reşit olmadığının makul bir kesinlik ile farkında olduğumuzda, kullanıcıların kişisel verilerini kullanarak profil oluşturmaya dayalı reklamlar sunmayı kesinlikle yasaklarız.

Veri saklama 
Kişisel verileriniz, Topluluğun aktif bir üyesi olduğunuz sürece saklanır. Şirketinizin EcoVadis hizmetleriyle sözleşmesi sona ererse, hesabınızı daha önce kapatmayı seçmediğiniz sürece, ağın sınırlı bölümlerine profesyonel bir kişi olarak üç yıla kadar erişmeye devam edebilirsiniz.
Üç yıldan uzun süredir aktif olmayan hesapları otomatik olarak kapatıyoruz. Bir hesap kapatıldığında (isteğiniz veya hareketsizlik nedeniyle) profilinizi ve iletişim bilgilerinizi kalıcı olarak sileriz.
Dijital Hizmetler Yasası ve GDPR ile uyumluluğu sağlamak için aşağıdaki özel saklama süreleri geçerlidir:

  • Yönetilen içerik ve nedenler: İçerik denetleme kararlarının ve ilgili içeriğin kayıtlarını, dahili şikayet işleme ve itiraz sürecini kolaylaştırma kararını takiben altı (6) ay boyunca saklıyoruz.
  • Yasal savunma ve arşiv: Yasal taleplere karşı savunma yapmak veya Hizmet Şartlarımızı uygulamak için gerekli olan etkinlik günlükleri ve iletişimler, geçerli sınırlama yasalarına uygun olarak iş ilişkisinin sona ermesinden sonraki beş (5) yıl boyunca kısıtlı bir arşivde tutulur.

Topluluğun tartışmalarını diğer üyeler için anlamlı tutmak için, gönderileriniz ve yorumlarınız görünür kalacak, ancak tamamen anonim hale getirilecek, yani artık adınız veya kimliğinizle bağlantılı olmayacaklar. Bir gönderinin gövdesine kişisel bilgiler eklediyseniz (telefon numaranız veya belirli tanımlayıcı ayrıntılar gibi), hesabınızı kapatmadan önce söz konusu içeriği düzenlemeniz veya silmeniz gerekir.

İşleme ve içerik denetleme politikalarına itiraz etme hakkı da dahil olmak üzere haklarınızla ilgili ayrıntılar için lütfen bu bildirimin ilgili bölümlerine ve Topluluk Kullanım Koşullarına bakın.

Hizmetle ilgili diğer işlemler:
EcoVadis, iş iletişimi ve müşterileri ile ilişkilerini yönetmek için müşterilerinin açıklanan kişisel bilgilerini toplar.

Hizmetlerini ve platform özelliklerini geliştirmek için kullanıcı davranışı platformda analiz edilir. Veriler 13 ay (çerez ömrü) ve bu çerezler aracılığıyla toplanan bilgiler için 25 ay saklanır.

Kişisel veriler faturalama, ödeme ve muhasebe yönetimi süreçleri kapsamında işlenir. Bu veriler yasal veya düzenleyici gerekliliklere uygun olarak saklanır (faturalar: 10 yıl).

Ayrıca EcoVadis, Hizmetler hakkındaki kullanıcı görüşlerine ilişkin anketler yoluyla araştırma yapmak veya haber bültenlerinde diğer Hizmetler hakkında bilgi vermek veya ilk hizmetin mantıklı bir uzantısı olan benzer veya ilgili çözümler sunmak veya gelecekte sunulabilecek potansiyel yeni hizmetler hakkında bilgi vermek için kullanıcılarla iletişime geçebilir. Bu işleme için lütfen Yasal Uyarı - Veri koruma (Prospecting) bölümüne bakın. https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

EcoVadis, ESMA gibi yetkililer tarafından denetlenen ESG şeffaflığı ve derecelendirme düzenlemelerinin gerektirdiği şekilde Derecelendirilmiş şirketlere zorunlu bildirimler sağlamak için iletişim verilerini kullanır.

Platformun güvenliği için kullanıcıların bağlantı verileri (IP adresi dahil günlükler) işlenir. Bu veriler platformda 1 yıl, arşivde 4 yıl saklanır.

EcoVadis, değerlendirilen şirketleri, istekte bulunan bir şirketin sürdürülebilirlik misyonu ve kendisine özgü değerleri hakkında bilgilendirmek amacıyla, kendi kayıt davetiyesi sayfalarında istekte bulunan şirketlerin irtibat kişileri tarafından sağlanan kişisel verileri işleyebilir EcoVadis verileri (ör. video kayıtları veya sunumlar) işlemekten sorumlu olsa da, bu bilgileri EcoVadis'e iletmeden önce yürürlükteki veri koruma yasaları kapsamında gerekli tüm izinlerin alınması da dahil olmak üzere, söz konusu verilerin yasal olarak işlenmesi istekte bulunan şirketin sorumluluğundadır. Bu sayfalardaki kişisel veriler, istekte bulunan şirketle yapılan sözleşme süresi boyunca saklanır.

Alıcılar
Müşteri yönetimi için toplanan veriler, müşteriye yönelik ekiplerimiz, hukuk danışmanlarımız ve Hizmetlerin sağlanmasında yer alan gerekli üçüncü taraflar (sağlayıcılar ve ortaklar) için tasarlanmıştır.

Kullanıcı davranışı analizi verileri Ürün Geliştirme ekibine yöneliktir.

Faturalama ve ödeme ve muhasebe yönetimi süreçlerinin yönetimi için muhasebe personeli ve borç tahsilat şirketleri erişime sahip olacaktır.

Kullanıcı bağlantılarının günlüklerine erişim yetkili BT ve BT Güvenliği personeli ile sınırlıdır.

Kişiselleştirilmiş kayıt davetiyesi sayfasındaki istekte bulunan şirketlerin kişisel verilerine erişim yetkisi Pazarlama ekibine aittir.

Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) dışına transfer
EcoVadis iştirakleri 
EcoVadis'e gönderilen Kişisel Bilgiler, EEA dışında bulunan EcoVadis yan kuruluşlarına aktarılabilir: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (ABD) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan KK ve daha sonraki bir tarihte kurulabilecek diğer yan kuruluşlar. Bu bilgilere erişim, hizmeti sağlamak ve yukarıda belirtilen işlemler için, örneğin müşterilere yardımcı olmak ve takip etmek için gereklidir.

Ülkenin yeterli düzeyde koruma sağlamadığı düşünülüyorsa bir koruma önlemi olarak bu aktarım EcoVadis SAS (Fransa) ile iştirakleri arasındaki standart sözleşme maddeleriyle (Veri denetleyici - Veri denetleyici) yönetilir. Böyle bir SCC'nin bir kopyası dpo@ecovadis.com adresinden talep edilebilir

Değerlendirilen ve Talep Eden Müşteriler Arasındaki Veri Aktarımı

Sürdürülebilirlik ve Karbon değerlendirme sürecini kolaylaştırmak, şeffaflığı ve iletişimi artırmak ve düzeltici eylemleri yönetmek için kişisel iletişim verileri katılımcılar arasında şu şekilde paylaşılmaktadır:

  • Değerlendirilen Şirket Verileri: İletişim bilgileri, Sürdürülebilirlik ve Karbon performans sonuçlarını veya puan kartlarını talep ettiklerinde veya görüntülediklerinde Talep Eden Müşterilere (AEA dışında bulunan) aktarılır.
  • İstekte Bulunan Şirket Verileri: İletişim bilgileri değerlendirme talepleri ve puan kartı paylaşımı sırasında Derecelendirilmiş Şirketlere (AEA dışında bulunan) aktarılır.
  • Toplum Hizmeti: Topluluk özelliklerini kullanırken, kullanıcılar doğrudan iletişimi sağlamak için verileri küresel olarak diğer Talep Eden ve Değerlendirilen katılımcılarla paylaşabilir.

Tüm bu transferler Denetleyiciden Denetleyiciye Standart Sözleşme Maddelerine (SCC'ler) tabidir. Bu anlaşmalar yeterli düzeyde veri korumasını sağlar ve her iki tarafla da yaptığımız şartlara dahil edilmiştir:

Derecelendirilmiş Şirketler için Standart Sözleşme Maddeleri: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-rated-companies-as-importers

Üçüncü taraflar (sağlayıcılar)
EcoVadis, işleme amacıyla EEA dışındaki sağlayıcıları (işlemcileri) kullanır. EcoVadis, tedbir olarak (Veri Sorumlusu - Veri işleyici) standart sözleşme maddelerini imzalamıştır. Daha fazla bilgi için lütfen Güven Merkezimizdeki GDPR bölümüne gidin: https://ecovadis.com/trust-center/

Veri koruma hakları
Bizimle iletişime geçerek verilerinize erişme, düzeltme veya silme, verilerinizin işlenmesini kısıtlama veya itiraz etme hakkına sahipsiniz. Veri koruma hakkında daha fazla bilgiyi web sitemizde bulabilirsiniz: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

Kişisel verilerinizin korunması ya da kişisel verilerinizin korunmasına ilişkin haklarınızı kullanma konusunda endişeleriniz varsa aşağıdaki bilgileri kullanarak çekinmeden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

EcoVadis SAS
Veri Koruma Yetkilisi
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, Fransa
E-posta: dpo@ecovadis.com

Ayrıca, bir denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Fransa, sizinle ilgili kişisel verilerin işlenmesinin yönetmeliği ihlal ettiğini düşünüyorsanız.