Destekleyici belgelerin anlaşılması

Destekleyici belgeler değerlendirmemizin önemli bir parçasıdır ve şirketinizin sürdürülebilirlik uygulamalarının ve performansının doğru şekilde değerlendirilmesini güvence altına almak açısından kritiktir. Belge yüklemeden anketi doğrulayabilirsiniz. Ancak yalnızca uygun kanıtlarla desteklenen yanıtlara güvenebileceğimizi lütfen unutmayın.

Destekleyici belgeler yanıtlarınızın kanıtıdır ve değerlendirmenizin güvenilirliği açısından çok önemlidir. Ankete verdiğiniz yanıtlara, ancak bunların istenen belgelerle desteklenmesi durumunda güvenilebileceğini unutmayın.

Bu belgelerin şirketin sürdürülebilirlik yönetimi sistemini kanıtlaması, yeni, ilgili ve eksiksiz olması ve değerlendirmenin kapsamıyla ilişkili olması gerekir. Anketinize yükleyebileceğiniz belgelerin örneklerini görmek için lütfen Belge Kılavuzumuzu indirin. Hüküm ve Koşullarımızda belirtildiği gibi, belgeleriniz gizli tutulacaktır. Dahili bilgi güvenliği prosedürlerimiz hakkında daha fazla bilgi için “EcoVadis verilerimin güvenliğini nasıl sağlıyor?” bölümüne bakın.

• Ne tür destekleyici belgeler sunabilirim?
• EcoVadis belgelerimi nasıl kullanacak? Belgelerime kimler erişebilir?
• EcoVadis sahte destekleyici belgeleri nasıl işler?
• EcoVadis belgelerin güvenilirliğini nasıl doğrular?
• Şüpheli belgeler göndermenin sonuçları nedir?

Ne tür destekleyici belgeler sunabilirim?

Şirketinizin sürdürülebilirlik yönetim sistemini yansıtan ve ankete verdiğiniz yanıtları destekleyen tüm resmi belgeleri sağlayabilirsiniz.

Sağlayabileceğiniz bazı belgelere örnekler (yalnızca örnekleme amaçlıdır): Sürdürülebilirlik yönetim prosedürleri, Sürdürülebilirlik Raporları, Sosyal Denetim raporları, HSE Politikaları, Etik/Davranış Kuralları, Çalışan El Kitapları, sertifikalar (ISO14001, ISO45001 ve diğerleri), UNGC (Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi) İlerleme Bildirimi, Tümleşik sürdürülebilirlik bölümünü içeren Yıllık Raporlar. Şirketinizin dahili ağının ekran görüntüleri de belirli koşullar1 altında kabul edilebilir.

Şirketiniz mikro (XS) ölçekliyse kabul ettiğimiz diğer destekleyici belge örneklerini görmek için buraya tıklayın. 

Tüm belgeler şu özelliklere sahip olmalıdır:

• İlgili ve eksiksiz, aynı zamanda değerlendirmenin kapsamıyla ilişkili olmak.
• Şu formatlardan birinde: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Not: “Yeni belge yükle” bölümünde “Adobe Acrobat Document” dosya türü, yükleme sorunlarına yol açabilir. Bu durumda, belgeyi yüklemek için lütfen PDF olarak kaydedin;

  - Not: “Yeni bir bağlantı yükle” için lütfen belgeleri değil yalnızca web sayfasının bağlantılarını sağlayın. Sayfanın ekran görüntüsü alınarak Belge Kitaplığı'nıza PDF olarak yüklenir. Burada tüm web sitesi değil, yalnızca bağlantının yönlendirdiği web sayfası yakalanır. Lütfen bağlantının geçerli olduğundan ve http:// veya https:// ile başladığından emin olun;
• 30 MB’tan küçük olmak.
• Düzenli olarak gözden geçirilmek. Geçerlilik süresi politika ve eylemler için 8 yıl, KPI raporlaması içinse 2 yıldır;
• Metin biçiminde olmak. Belgeleriniz İngilizce, Fransızca, İspanyolca, Almanca, Çince veya Japonca değilse lütfen görüntü değil metin olarak kodlanmış şekilde gönderin.

EcoVadis şunları güvenilir bulmaz:

• Yalnızca EcoVadis anketinin gerekliliklerini karşılamak için oluşturulan belgeler (taahhütler, eylemler veya raporlama) kabul edilmeyecektir;
• Makul kanıt ve uygulama güvencesi olmadan başka bir kuruluştan veya çevrimiçi kaynaklardan kopyalanan hedefler, eylemler veya raporlama;
• Resmi olmayan belgeler (Şirketin adını ve logosunu taşımayan, düzenleme veya gözden geçirme tarihi olmayan belgeler, fotoğraflar vb.).
• Gömülü belgeler/web bağlantıları şeklindeki kanıtlar (yani kanıtlar doğrudan belgede gösterilmelidir); analiz uzmanları bu tür bağlantılardan herhangi bir ek belgeyi manuel olarak indirmeyecektir;
• 21 EcoVadis sürdürülebilirlik kriterlerine uygun olmayan kanıtlar.

*1. Şirketinizin dahili ağının ekran görüntüleri, yönetim sisteminizin dışarıdan temin edilen veya belge olarak kullanılamayan unsurlarını göstermelidir. Bu genellikle yalnızca eğitim derslerinin eğitim modüllerini kapsar. Ancak kanıt, yönetim sisteminizden alınan bir kanıtsa kabul edilebilir.

Daha fazla bilgi ve sağlanabilecek belge örnekleri için lütfen belge rehberimizi indirin veya değerlendirme kapsamı hakkında daha fazla bilgi edinin.

EcoVadis belgelerimi nasıl kullanacak? Belgelerime kimler erişebilir?

Değerlendirme için sağlanan belgeler yalnızca değerlendirme için sağladığınız yanıtları desteklemek üzere kullanılır. Analiz uzmanları ekibimiz, değerlendirme sırasında belgeleri inceler ve belgeler yalnızca siz açıkça isterseniz ticari ortaklarınızla paylaşılır.

Yeni bir belge yüklediğinizde bu belgeyi paylaşıp paylaşmamayı seçebilirsiniz. Paylaşırsanız, bu belge puan kartınızı (sürdürülebilirlik değerlendirmesi sonucunuzu) paylaşmayı seçtiğiniz ticari ortaklar için çevrimiçi olarak görünür. EcoVadis, müşteri verilerinin güvenliğini sağlamayı kesin şekilde taahhüt eder ve son derece güvenli çevrimiçi çözümler sunar.

Yüklediğiniz her belge bir son kullanma tarihi içerir. Değerlendirmenize yüklenen tüm belgeler, süresi dolana kadar takip eden tüm değerlendirmelerde dikkate alınır ve sistemimiz süresi dolan belgeleri ve bunlara bağlı tüm seçenekleri otomatik olarak kaldırır. 

EcoVadis sahte destekleyici belgeleri nasıl işler?

EcoVadis Değerlendirmesi kanıta dayalıdır ve şirketlerin, sürdürülebilirlik yönetimi sistemlerinin güvenilir bir öğesi sayılan resmi, yakın tarihli ve önceden mevcut olan belgeler sağlamasını gerektirir. Güvenilir destekleyici belgeler değerlendirme açısından kritik olduğundan, EcoVadis kanıtın bütünlüğünü doğrulamaya yönelik katı ve çok yönlü bir programa sahiptir. 

Aşağıdaki belgeler kanıt olarak sayılmaz ve kabul edilmez:

• Yalnızca EcoVadis anketinin gerekliliklerini karşılamak için oluşturulan belgeler (taahhütler, eylemler ve raporlama);
• Makul kanıt ve uygulama güvencesi olmadan başka bir kuruluştan veya çevrimiçi kaynaklardan kopyalanan belgeler;
• Sahte sertifikalar.

EcoVadis belgelerin güvenilirliğini nasıl doğrular?

EcoVadis şüpheli belgeleri algılamak için bir iç mekanizmaya sahiptir. Ayrıca analiz uzmanlarımız şüpheli durumları bir özel görev birimine bildirebilir. Sertifikaların geçerliliğini ve sertifika veren kuruluşun güvenilirliğini kontrol etmek için, gönderilen sertifikaları sistematik bir doğrulama işleminden geçiririz. EcoVadis ayrıca belgelerde çalınmış içerik olup olmadığını belirlemek için bir yazılım sağlayıcısıyla iş ortaklığı yapar. Bu doğru, güvenilir ve gizli araç, analiz uzmanlarımızın belgelerin gerçek, güvenilir ve geçerli olup olmadığını belirlemesini sağlar.

Şüpheli belgeler göndermenin sonuçları nedir?

Belgelerinizin özellikle değerlendirmemiz için hazırlanmış veya yeterli uyarlama düzeyi olmadan büyük ölçüde dış kaynaklardan çalınmış olduğu belirlenirse belgeleriniz reddedilir. Şirketinizin puan kartında analiz uzmanlarımızdan bir yorum gösterilir ve bu yorum istekte bulunan şirketler tarafından görülebilir. Son olarak, gönderdiğiniz belgeler EcoVadis tarafından değerlendirilen diğer şirketlerinkine benzerse veya değerlendirme için sağlanmış sahte sertifikalar içeriyorsa istekte bulunan şirketlere bilgi verilir. Bu nedenle, şüpheli belgeler göndermenin şirketiniz ve ticari ortaklarınızla ilişkileriniz açısından ciddi sonuçları olabilir.

Daha fazla bilgi ve sağlanabilecek belgelere örnekler için lütfen belge kılavuzumuzu indirin.