Mikro (XS) bir şirketim varsa ne tür destekleyici belgeler sağlayabilirim?

EcoVadis değerlendirmesi anketleri her şirketin sektörüne, konumuna ve ölçeğine göre uyarlanır ve en fazla 25 çalışana sahip olan mikro (XS) şirketleri içerir. Farklı küçük şirketlere ortalama on soru sorulur. Üyelikler (örn. UNGC) ve kapsam gibi bazı yönetim göstergeleri bu şirketler için geçerli değildir. Böylece sadece şirketle ilgili olan hususlar dikkate alınır.

Destekleyici belgeler şirketinizin sürdürülebilirlik performansının analizi için çok önemlidir. Daha küçük şirketlerin büyük şirketlerinki kadar gelişmiş bir sürdürülebilirlik yönetimi sistemine sahip olmayabileceğini, dolayısıyla büyük şirketlerinkinden daha az belgesi bulunabileceğini anlıyoruz. Bu nedenle, mikro (XS) ölçekli şirketler için daha fazla esneklik sunuyor ve resmileştirilmemiş destekleyici belgeleri kabul ediyoruz. Ancak, lütfen belgelerin yeni, ilgili ve eksiksiz olması ve denetimin kapsamıyla ilişkili olması gerektiğine dikkat edin. 

• Ne tür destekleyici belgeler sunabilirim?
• Mikro (XS) ölçekli şirketler için belirli belge örnekleri
  • İlkeler
  • Önlemler
  • Raporlama
• Kabul edilebilir ve kabul edilemez belgelere şu örnekler verilebilir

Ne tür destekleyici belgeler sunabilirim?

Şirketinizin sürdürülebilirlik yönetim sistemini yansıtan ve ankete verdiğiniz yanıtları destekleyen tüm resmi belgeleri sağlayabilirsiniz.

Sağlayabileceğiniz bazı belgelere örnekler (yalnızca örnekleme amaçlıdır): Sürdürülebilirlik yönetim prosedürleri, Sürdürülebilirlik Raporları, Sosyal Denetim raporları, HSE İlkeleri, Etik/Davranış Kuralları, Çalışan El Kitapları, sertifikalar (ISO14001, ISO45001 ve diğerleri), UNGC İlerleme Bildirimi, Tümleşik sürdürülebilirlik bölümünü içeren Yıllık Raporlar.

Tüm belgeler şu özelliklere sahip olmalıdır:

• İlgili ve eksiksiz, aynı zamanda değerlendirmenin kapsamıyla ilişkili olmak.
• Şu biçimlerde olmak: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png ve .jpeg. Not: “Yeni belge yükle” bölümünde "Adobe Acrobat Document" dosya türü, yükleme sorunlarına yol açabilir. Bu durumda, belgeyi yüklemek için lütfen PDF olarak kaydedin.
  Not: “Yeni bir bağlantı yükle” için lütfen belgeleri değil yalnızca web sayfasının bağlantılarını sağlayın. Sayfanın ekran görüntüsü alınarak Belge Arşivinize PDF olarak yüklenir. Burada tüm web sitesi değil, yalnızca bağlantının yönlendirdiği web sayfası yakalanır. Lütfen bağlantının geçerli olduğundan ve http:// veya https:// ile başladığından emin olun;
• 30 MB’tan küçük olmak.
• Düzenli olarak gözden geçirilmek. Geçerlilik süresi politika ve eylemler için 8 yıl, KPI raporlaması içinse 2 yıldır;
• Metin biçiminde olmak. Belgeleriniz İngilizce, Fransızca, İspanyolca, Almanca, Çince veya Japonca değilse lütfen görüntü değil metin olarak kodlanmış şekilde gönderin.

EcoVadis şunları güvenilir bulmaz:

• Yalnızca EcoVadis anketinin gerekliliklerini karşılamak için oluşturulan belgeler (taahhütler, eylemler veya raporlama) kabul edilmeyecektir;
• Makul kanıt ve uygulama güvencesi olmadan başka bir kuruluştan veya çevrimiçi kaynaklardan kopyalanan hedefler, eylemler veya raporlama;
• Resmi olmayan belgeler (Şirketin adını ve logosunu taşımayan, düzenleme veya gözden geçirme tarihi olmayan belgeler, fotoğraflar vb.).
• Kanıtlar ekli belgeler/web bağlantıları şeklinde sunulmalıdır (yani kanıtlar doğrudan belgede gösterilmelidir); analiz uzmanları bu tür bağlantılardan herhangi bir ek belgeyi manuel olarak indirmeyecektir;
• 21 EcoVadis sürdürülebilirlik kriterlerine uygun olmayan kanıtlar.

Daha fazla bilgi ve sağlanabilecek belge örnekleri için lütfen belge rehberimizi indirin veya değerlendirme kapsamı hakkında daha fazla bilgi edinin.

Mikro (XS) ölçekli şirketler için belirli belge örnekleri

Şirketinizin sürdürülebilirlik yönetim sistemini yansıtan ve ankete verdiğiniz yanıtları destekleyen tüm resmi belgeleri sağlayabilirsiniz. En önemli temalar (İlkeler, Önlemler ve Raporlama) için kabul edilebilir belge örnekleri şunlardır:

İlkeler

İlke belgeleri şirketinizin önemli sürdürülebilirlik konularıyla ilgili riskleri azaltma taahhüdünü kanıtlar. Bu, hedefleri (Belirli bir son tarihe kadar x başarma) ve yazılı taahhütleri/ilkeleri/hedefleri (sürdürülebilirlik konularıyla ilgili taahhüt beyanı) içerir.

• CEO tarafından imzalanan ve şirketin önemli sürdürülebilirlik konularına yönelik taahhüdünü gösteren, şirket taahhütlerini şirket içinde ve/veya şirket dışında paylaşmak için kullanılan mektup. Önemli sürdürülebilirlik konuları Sektör Risk Profilinde bulunabilir.
• Şirket içi planlama amacıyla uygulanması planlanan eylemlerin listesi dahil belirli sürdürülebilirlik taahhütleri için eylem planları veya yol haritaları (örn. Yıllık Sağlık ve Güvenlik Eylem Planları).

Önlemler

Önlem/Eylem belgeleri şirketinizin gündelik operasyonlarda şu anda uygulamakta olduğu somut eylemleri göstermelidir.

• Eylemin gerçekleştirildiğini kanıtlayan faturalar (örn. şirketinizin enerji verimliliği yüksek ekipman vb. satın aldığını gösteren bir fatura)
• Eylemlerin bildirildiğini ve uygulandığını gösteren eğitim belgeleri. Bu eğitim günlüklerini, yapılacaklar listelerini veya eğitim materyallerini (slaytlar vb.) içerebilir
• Eylemlerin gerçekleştirildiğini kanıtlayan e-postalar (örn. çevresel ve sosyal beklentiler hakkında tedarikçilere gönderilen iletişimler)

Raporlama

Şirket içindeki önemli sürdürülebilirlik konularınızla ilgili KPI’lerin şirketiniz tarafından izlendiğini gösteren raporlama belgeleri. Raporlama belgeleri en fazla iki takvim yılı eski olmalı ve en az bir yıllık bilgileri kapsamalıdır.

Çevre

• Birim ve raporlama yılıyla/dönemiyle (2020, 2019-2022 vb.) birlikte kullanılan kaynakların türü (örn. atık, su, enerji [elektrik, gaz, petrol]).
• Gerçek emisyon bilgilerine ulaşmak zorsa tahminler net bir şekilde açıklanarak kullanılabilir (örn. su veya elektrik tüketimi bölünmüş binaların veya kiralanmış ofis binalarının toplam emisyonundan yola çıkılarak tahmin edilebilir).
• Faturalardan ve sözleşmelerden izlenebilen emisyon bilgileri. Bu bilgiler resmi bir belgede izlenmelidir.

İşçi ve İnsan Hakları

• Birimlerle (Sayı veya Yüzde) ve raporlama dönemiyle (2020, 2019-2022 vb.) izlenen konular (örn. kaza sayısı, gerçekleştirilen eğitimler).

Not: Yalnızca faturaları (örn. enerji faturaları, su faturaları) sağlamak, Raporlama için kanıt olarak kabul edilemez. Raporlama göstergesi yalnızca bilgilerin varlığını değerlendirmekle kalmaz, her tema kapsamındaki tüm KPI’lerde izleme durumunu etkin izleme ve karşılaştırmayı da değerlendirir.

Kabul edilebilir belgelere şu örnekler verilebilir:

• Çalışan eğitimi kanıtları;
• Çalışan farkındalığı eğitimiyle ilgili şirket içi e-postalar;
• Uygulanan eylemler için satın alınan ekolojik etiketli ürünlerin faturaları;
• İş etiği ilkesi;
• Şirket içi çevresel gösterge panelleri;
• İnsan kaynakları verilerini içeren Excel tablosu (örn. çalışan eğitimleriyle ilgili KPI’ler);
• Şirket içi yönetim sunusu;
• Risk değerlendirme belgeleri.

Kabul edilemez belgelere şu örnekler verilebilir:

• Üçüncü taraflardan raporlama amaçlı hizmet faturaları;
• Doğaçlama kendi kendine beyanlar;
• Eylemlerin kanıt olmadan uygulanmış gibi bildirilmesi;
• Fotoğraflar;
• Hayırseverlik hakkında broşürler;
• Müşterilerinizden, tedarikçilerinizden veya iş ortaklarınızdan belgeler;
• Yasal talimatlara göre iş yapma ruhsatı;
• Yerel bir yetkilinin verdiği diğer yasal uyumluluk belgeleri.

Lütfen Mikro (XS) Ölçekli Şirketler için Kılavuzumuzu gözden geçirin. Bu kılavuz destekleyici belgelerle ilgili metodolojimize ve yönlendirmemize genel bir bakış içerir.

Destekleyici belgelerin biçimi ve geçerlilik süresi hakkında daha fazla bilgi edinin.