EcoVadis Ratings hizmetlerinin tutarlılığını ve ölçeklenebilirliğini sağlamak için, değerlendirme sırasında sağlanan belgelerin değerlendirme sürecinde tam olarak dikkate alınabilmesi amacıyla makine tarafından okunabilir olması gerekir. Bu sayede, bilgilerin doğru ve verimli bir şekilde çıkarılması ve çevrilmesi sağlanır ve bu, kapsamlı bir inceleme için büyük bir öneme sahiptir. Makine tarafından okunamayan belgeler tam olarak çevrilmeyebilir ve değerlendirmenizde gecikmelere veya bilgilerin eksik olmasına neden olabilir.
Bazı belgeler neden çevrilmiyor?
EcoVadis, gönderilen belgelerden metin ayıklamak ve çevirmek için otomatik OCR (Optik Karakter Tanıma) kullanır. Bazı durumlarda, belge makine tarafından okunamıyorsa sistem bir dosyayı işleyemez. Bu genellikle şu durumlarda olur:
- Belge taranmış bir resim, ekran görüntüsü veya fotoğrafsa
- İçerik el yazısı metin içeriyorsa
- Dosya şifrelenmiş, bozuk veya parola korumalıysa
- Metin, dijital formatta yazılı olmak yerine bir görüntüye gömülüyse
OCR, gerekli içeriği çıkaramazsa belge “okunamaz” olarak işaretlenir ve çevrilemez. İlgili bilgiler başka bir yerde görünmüyorsa bu belgeler değerlendirme sırasında tam olarak dikkate alınmayabilir.
Ne değişiyor?
Önceden, okunamayan bazı belgeler ek işleme tabi tutulmuş olabilir. Gelecekte yapılacaklar:
- Yalnızca otomatik OCR kriterlerini karşılayan belgeler çevrilecek ve incelenecektir
Belgelerin çevrildiğinden ve gözden geçirildiğinden nasıl emin olunur?
Gecikmeleri veya eksik bilgileri önlemek için, dosyalarınızı hazırlarken lütfen aşağıdaki yönergeleri izleyin:
- Belgeleri, metnin seçilebileceği veya kopyalanabileceği makine tarafından okunabilir biçimlerde gönderin
- Belgeleri doğrudan Word, Excel veya dahili sistemlerinizden (örneğin ERP, İK, muhasebe araçları) dışa aktarın
- Taranmış resimleri, ekran görüntülerini, belgelerin fotoğraflarını ve el yazısı formları yüklemekten kaçının
- Belgelerin şifrelenmediğinden, kilitlenmediğinden veya bozuk olmadığından emin olun
Yorumlar
0 yorum
Makale yorumlara kapalı.