Önceki değerlendirmelere ait belgeleri silebilir miyim?

Önceki EcoVadis değerlendirmelerinizle ilgili bazı belgeleri veritabanımızdan silmek isteğinizi anlıyoruz. Ancak, bu tür işlemin olası sonuçları hakkında sizi uyarmak istiyoruz. Sürdürülebilirlik değerlendirmelerinizde analiz edilmiş olan belgeler, bir sürdürülebilirlik değerlendirme aracısı olarak EcoVadis için bir denetim izi oluşturur. Bir belgeyi kaldırmanın sonuçları önemli olduğundan, bu makale bilinçli bir karar vermenize yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

• Önceden yüklenmiş belgeler ne kadar önemli?
• Örnek olay
• Belge sınırı nedeniyle birleştirilmiş belgeleri göndermekten nasıl kaçınabilirim?
• Silme işlemine devam etmek istersem ne olur?

Önceki değerlendirmelerde bulunan belgelerin silinmesi, şirketlere sadece yeni bir anket doldururken başlangıçtaki 55 belge sınırının ötesinde ek belgeler sağlar. Örneğin, önceki değerlendirmelerden 20 belgenin silinmesi 75 yeni belge için alan yaratmaz. Her bir değerlendirme için 55 belgelik üst sınıra önceki değerlendirmelerdeki belgeler dahil değildir. Belge sınırının görselle anlatımı için aşağıdaki Tablo 1’e bakın.

Her değerlendirmenin başlangıcında, şirketlere belge yükleme için yeni bir 55 belgelik alan sağlanır. EcoVadis değerlendirmesini tamamlayan tüm şirketler için her değerlendirmede aynı sınır uygulanır.

Önceden yüklenmiş belgeler ne kadar önemli?

Sürdürülebilirlik değerlendirmelerinde analiz edilmiş olan belgeler, bir sürdürülebilirlik değerlendirme aracısı olarak EcoVadis için bir denetim izi oluşturur. Tüm değerlendirmelerden elde edilen bilgiler, geçerli olmaya devam ettikçe her bir değerlendirmeye dahil edilir. Belgeler genellikle ilk yayın tarihinden itibaren sekiz yıla kadar uygundur. Ancak, raporlama belgelerinin süresi iki yıl sonra biter.

Bu belgeleri silmek mümkündür ancak belgelerin silinmesiyle aşağıdaki sonuçların doğacağını göz önüne almanız gerekir:

• EcoVadis sisteminden kalıcı olarak silinen belgeler, kalıcı olarak silinir ve bu belgeleri kurtarma seçeneği yoktur.
• Silinen belgeler geçerliyse ve gelecekteki değerlendirmelerle ilgiliyse bunların EcoVadis platformuna yeniden yüklenmesi gerekecektir.
• Sistemden bir veya birkaç destekleyici belge kaldırıldığında, Sürdürülebilirlik Analiz Uzmanlarımız artık silinen belgelere önceden eklenmiş seçenekleri analiz edemez. Silinen belgelerdeki seçeneklerin henüz başka bir belgeye (güncellenmiş ilke/prosedür veya yeni yüklenen bir belge) yeniden eklenmediğini varsayalım. Bu durumda, seçenekler değerlendirmenizin puanına dahil edilmez.

Yine de, bir dizi belge ve bu belgelerden elde edilen bilgilere dayanarak oluşturulduğu için, bu belgelerin kaldırılması, içeriğinin ek doğrulamasını yapamayacağımız anlamına gelir. 

Örnek olay

Bir belge manuel olarak silinmek üzere seçilmişse, lütfen tüm seçeneklerin ilgili bilgileri içeren başka bir ilgili belgeye yeniden eklendiğinden emin olun. Örneğin,

“2022 çevre ilkesi” belgesine Enerji ve Sera Gazları, Atık ve Müşteri Sağlığı ve güvenliği ile ilgili ilkeler eklediğinizi ve belgeyi yeni ilkelerle güncellemek istediğinizi varsayalım. Böyle bir durumda, güncellenen bilgileri içeren “2023 çevre ilkesini” yeniden yükleyebilirsiniz. 

Ancak, 2022 belgesini silmek istiyorsanız 2022 belgesinin tüm önceki seçeneklerini 2023 belgesine yeniden eklemeniz gerekir. En iyi seçenek her iki belgeyi de tutmak ve önceden 2022 çevre ilkesine eklenmemiş seçenekleri gerçekleştirmek için güncellenmiş 2023 belgesini kullanmaktır.

Belge sınırı nedeniyle birleştirilmiş belgeleri göndermekten nasıl kaçınabilirim?

Birleştirilmiş belgeler, birden çok alt belgeden oluşan tek bir destekleyici belgeyi ifade eder. Örneğin, değerlendirilen şirket çevresel ilkeler, risk değerlendirmeleri ve eğitim malzemelerinin birleşimini içeren tek bir belge göndermiş olabilir. Güçlü bir sürdürülebilirlik yönetim sistemine ait belgeler önceden mevcut, iyi yapılandırılmış ve paydaşların incelemesi için kolayca erişilebilir olmalıdır. Birleştirilmiş belgelerin yüklenmesi 55 belge sınırını ihlal eder ve yönetim sisteminin gerçekliğini ve olgunluğunu tam olarak yansıtamaz. Bu nedenle, değerlendirme sürecinde bu belgeyi kabul etmeyiz.

Değerlendirme için en ilgili belgeleri seçmenize yardımcı olmak amacıyla, Yardım Merkezimizden erişebileceğiniz bir kılavuz oluşturduk: Destekleyici belgelerin anlaşılması.

Ayrıca Sunulabilecek belge sayısı neden sınırlı? bölümünü inceleyebilirsiniz. Ayrıca, anket platformunda birleştirilmiş belgeler ve belge önceliklendirmesi hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. 

Silme işlemine devam etmek istersem ne olur?

Belgelerin silinmesi durumunda neler olduğu konusundaki bu ek içerikle, bilgiye dayanan bir karar vermeniz için gerekli olan tüm bilgileri size sağladığımızdan emin olmak istiyoruz. Silme işlemine yine de devam etmek istiyorsanız lütfen bize ulaşın. Lütfen Değerlendirme Yöneticisi görevini yerine getiren diğer kullanıcıların bu eylemi bildiğinden ve kabul ettiğinden emin olun. Platformunuzda sağ üst köşedeki Kullanıcı Menüsünde bulunan Kullanıcı Yönetimi seçeneğine tıklayarak kullanıcı listesine erişebilirsiniz.

Devam etmeyi kabul ettiğinizi onayladığınızda belgeler 30 (otuz) takvim günü içinde silinecek ve bu işlem yapıldığında bir onay alacaksınız.