İş ortağı verilerini toplu düzenleme yöntemi

İşte, iş ortaklarını tek tek düzenlemek yerine bir dosya yükleyerek birkaç iş ortağını aynı anda nasıl güncelleyeceğinizi gösteriyoruz.

Mevcut iş ortaklarını düzenle iş akışı, bir dosya yükleyerek iş ortağı verilerini toplu olarak güncellemenize olanak tanır. Yükleme sihirbazında hangi alanların güncelleneceğini seçersiniz, yalnızca bu alanlar değişir ve iş ortağı üzerindeki diğer her şey tam olarak olduğu gibi kalır.

Başlamadan önce: değer değiştirme nasıl çalışır

Bir alana ne olacağına iki şey karar verir: yükleme sihirbazında onu açıp açmadığınız ve dosyanızdaki o alanın hücresinde ne olduğu.

• Mevcut değer = düzenleme akışından önce, şu anda EcoVadis platformunda iş ortağı üzerinde kayıtlı olan değerdir.
• Dosya değeri = dosyanızdaki o satır için ilgili sütunun hücresinde bulunan değerdir.

Her bir alan için, onu açıp açmamanıza bağlı olarak gerçekleşenler şunlardır:

• Alan kapalı → hiçbir şey olmaz. Dosya değeri ne olursa olsun, mevcut değer olduğu gibi kalır. Bu alan için dosya tamamen göz ardı edilir.
• Alan açık, hücrede bir dosya değeri var → dosya değeri mevcut değerin üzerine yazılır. Mevcut değer silinir; bundan sonra kaydedilen değer, dosya değeridir.
• Alan açık, hücre boş → mevcut değer silinir. Boş bir hücre “öylece bırak” anlamına gelmez; “sil” anlamına gelir. Bir alanı olduğu gibi bırakmak için devre dışı bırakın; hücrelerini boş bırakmaya güvenmeyin.

Birden fazla değer tutan alanlar (etiketler, entegrasyon kimlikleri) aynı şekilde çalışır, ancak dosya değeri mevcut listeye bir ekleme değil, listenin tamamıdır. Etiketleri açarsanız ve dosya hücrenizde Perakende yazıyorsa, iş ortağı yalnızca Perakende etiketine sahip olur, sahip olduğu diğer tüm etiketler silinir. Mevcut etiketleri kaybetmeden bir etiket eklemek için, aynı hücrede noktalı virgülle ayrılmış şekilde mevcut her etiketi ve yeni etiketi yazmanız gerekir (örneğin: Perakende;Tekstil;NewTag).

Şirket adı diğer alanlardan farklı çalışır. Her satırda zorunludur ve her zaman açıktır, bu yüzden kapatamazsınız. Yazdığınız şey her zaman iş ortağının alternatif şirket adlarına eklenir. Zaten orada olanları asla değiştirmez veya silmez, bu yüzden mevcut adları hücreye kopyalamanıza gerek yoktur.

Başka neler olacağı iş ortağının durumuna bağlıdır:

• Tanımlanmış iş ortağı → değer, alternatif bir şirket adı olarak eklenir.
• Tanımlanmamış iş ortağı → değer aynı zamanda şirketi EcoVadis onaylı bir kuruluşla eşleştirmeye çalışmak için de kullanılır. Bir eşleşme bulursak, değer alternatif bir şirket adı olarak eklenir.
  • Daha fazla bilgi için [Tanımlanmamış şirketler nasıl tanımlanır] bölümüne bakın. (bağlantı kararı bekleniyor, madde 2)

Alternatif şirket adı, iş ortağını daha hızlı bulmanıza yardımcı olan bir arama takma adıdır. Yüklediğiniz diğer adlar ne olursa olsun, İş Ortakları listesinde görüntülenen ad her zaman EcoVadis'teki doğrulanmış tüzel kişilik adıdır.

Şirket adı hücresi boşsa, satır işlenmez ve Düzenlenmedi kısmına düşer, bu nedenle hiçbir şey değiştirilmez.

Başlarken

İş Ortakları sayfasından sağ üst köşedeki İş ortaklarını ekle veya yönet'i seçin, ardından Mevcut iş ortaklarını düzenle'ye tıklayın.

“İş ortaklarını ekle veya yönet” sayfası tüm iş akışı seçeneklerini gösterir: Yeni iş ortakları ekleme, mevcut iş ortaklarını düzenleme ve mevcut iş ortaklarını arşivleme.

1. Dosyanızı karşıya yükleyin.
   Dosyanızı yükleme alanına sürükleyip bırakın veya cihazınıza göz atmak için Dosya seç’e tıklayın.

   

   Başlamak için bir dosyaya mı ihtiyacınız var? Şablonu indir menüsünü kullanın (Excel ve Google E-Tablolar ile çalışır):SeçenekKullanım durumuBoş şablonDosyanızı sıfırdan oluşturuyorsanızÖnceden doldurulmuş şablonMevcut iş ortağınızın verilerinin zaten dosyada olmasını istiyorsanız — 2026 sonlarında gelecek, henüz kullanılamıyorİş Ortakları listesinden dışa aktarDüzenlemek istediğiniz iş ortaklarına zaten sahipseniz ve sadece mevcut verilerine ihtiyacınız varsa. Yeniden yüklemeden önce, tüm Etiketleri tek bir sütunda ve tüm Entegrasyon kimliklerini tek bir sütunda (noktalı virgülle ayrılmış şekilde) birleştirin; değer başına bir sütun değil, alan başına bir sütun olmalıdır.

2. Bir sayfa seçin.
   Dosyanızda birden fazla sayfa varsa, iş ortağı verilerinizin olduğu sayfayı seçin ve ardından Devam et düğmesine tıklayın.
3. Başlık satırını seçin.
   Aracın sütun başlıklarınız olarak vurguladığı satırı (örneğin, Şirket adı veya Vergi kimliği) onaylayın veya farklı bir satır seçin, ardından Devam et düğmesine tıklayın.

4. Güncellenecek alanları seçin.
   Yalnızca değiştirmek istediğiniz alanları açın. Dosyanızda değerler olsa bile diğer her şey olduğu gibi bırakılır. Şirket adı her zaman açıktır ve kapatılamaz

   

   Örnek: yalnızca İstekte bulunan kişi e-postası ve entegrasyon kimliklerini güncellemek için sadece bu ikisini açın, geri kalanını kapalı bırakın ve ardından Devam et'e tıklayın. Şirket Adı her zaman açıktır. Girdiğiniz her şey iş ortağının alternatif şirket adlarına eklenir; mevcut olanların yerini almaz veya onları silmez. Boş bir Şirket adı hücresi, satırın işlenmediği anlamına gelir.

   Bir değeri silmek için hücresini boş bırakın ve alanı açık tutun. Bu, zorunlu olan Şirket adı için geçerli değildir.
   Tanımlanamayan bir şirketi tanımlamak istiyorsanız, Yükleme sonrası tanımlanamayan iş ortaklarını yükseltme konulu Yardım Merkezinde nasıl yapılacağını öğrenin

5. Sütun eşleşmelerini kontrol edin.
   EcoVadis, sütunlarınızı sistem alanlarıyla otomatik olarak eşleştirir. Her eşleşmeyi inceleyin ve açılır menüyle hatalı olanları düzeltin.

   Durum	Anlam
   Otomatik olarak eşleşti	Dosyanızdaki bir sütun bir sistem alanıyla eşleşti.
   Eşleştirme gerekiyor	Eşleşme bulunamadı — devam etmeden önce bir sütun seçmelisiniz.
   Henüz eşleşmedi	Eşleşme bulunamadı — bunu eşlemek isteğe bağlıdır.

6. Hata olarak işaretlenen her şeyi düzeltin.
   Her satır yüklemeden önce kontrol edilir. Sorunlu satırlar kırmızı renkle vurgulanır - sorunu açıklayan bir araç ipucu için kırmızı bir hücreye tıklayın ve doğrudan tablo üzerinde düzeltin.

   

   Burada yardımcı olacak birkaç araç: AraçNe işe yararHata satırlarıListeyi yalnızca sorunlu satırlara indirger.Çoğalt / KaldırSeçili satırları kopyalar (aynı verileri paylaşan iş ortakları için kullanışlıdır) veya dosyadan siler.Yapay zeka kullanarak düzenlemeleri uygulaTüm sütunu tek seferde, düz bir dille verilen talimata göre düzeltir (örneğin, “noktalı virgülden sonraki boşlukları kaldır”) — önizleyin, ardından yalnızca hata satırlarına veya tüm sütuna uygulayın.

7. Değişikliklerinizi kaydedin.
   Yüklemeyi başlat öğesine tıklayın. Temiz satırlar ile hata satırlarının özetini göreceksiniz: hatalı veya yinelenen satırlar atlanır. Onaylamak için Değişiklikleri kaydet seçeneğine tıklayın.

   

   Değişikliklerin çoğu bir saat içinde İş Ortakları'nda görünür; büyük yüklemeler daha uzun sürebilir.

Sonucunuzu kontrol edin

Dosyanızın durumunu görmek için Yükleme geçmişini incele kısmına gidin. İşlem tamamlandığında, kaç satırın yüklendiği, kaç iş ortağının düzenlendiği ve kaç satırın başarısız olduğu gösterilir.

Tüm ayrıntılar için yükleme kartındaki Raporu indir öğesine tıklayın. Her seçenek, yanında satır sayısı bulunan ayrı bir .xlsx dosyasıdır; örneğin, Düzenlendi (7) veya Düzenlenmedi (11).

Raporu okuma

Her satır, bu etiketlerden birini ve dikkatinizi çekmek için renk kodlamasını alır:

Bir satırın düzenlenememesinin en yaygın nedenleri:

• Biçimlendirme hatası — genellikle EVID 8 karakter değildir. Kırmızı hücreyi kontrol edin.
• Şirket adı gerekli — Şirket adı hücresi boş. Şirket adını ekleyin ve tekrar yükleyin.
• EVID bulunamadı — Ağınızda bu EVID ile eşleşen iş ortağı yok.
• Şirket arşivlenmiş — önce ortağın arşivini kaldırın. “Toplu olarak iş ortağı arşivleme” bölümüne bakın.

Örnek: EVID 12345678 ve alan kodu eksik bir telefon numarası içeren bir satır yüklüyorsunuz. Telefon hücresi sarıya döner ve bir not eklenir: “Telefon numarası kaydedilemedi. Eksik alan kodu.” O satırdaki diğer her şey (ad, e-posta) düzgün bir şekilde kaydediliyor ve satır “Düzenlendi (istisnalar mevcut)” şeklinde görünüyor. Düzeltme: alan kodunu ekleyin ve yeniden yükleyin ya da İş Ortakları bölümünden iş ortağını doğrudan düzenleyin.

Bilmekte fayda var

• Rapor, yüklediğiniz andaki bir anlık görüntüdür — iş ortağında daha sonra yapılan düzenlemeler raporu güncellemez.
• Baştaki sıfırlara sahip sayılar (DUNS, Vergi Kimliği, posta kodları, telefon numaraları) metin olarak saklanır, böylece bu sıfırı kaybetmezler.
• Aynı dosyada yinelenen EVID'ler: yalnızca ilk satır yüklenir, geri kalanı atlanır ve Düzenlenmedi raporunda görünür.

İlgili makaleler:

• Toplu olarak iş ortağı ekleme — yeni iş ortakları için tam yükleme akışı.
• Toplu olarak iş ortağı arşivleme — bir iş ortağının nasıl arşivleneceği veya düzenlemeden önce bir iş ortağının arşivden nasıl çıkarılacağı.
• Yüklemeden sonra tanımlanamayan iş ortaklarını yükseltme 
• Toplu yüklemeden sonra yanlış şirketle eşleşen bir iş ortağı nasıl düzeltilir — arşivle ve yeniden ekle iş akışı.