Chuẩn bị tài liệu có thể đọc bằng máy cho đánh giá EcoVadis

Nhằm đảm bảo tính nhất quán và khả năng mở rộng của các dịch vụ EcoVadis Ratings, những tài liệu mà bạn cung cấp trong quá trình đánh giá phải ở dạng có thể đọc bằng máy để được xem xét đầy đủ trong quá trình đánh giá. Tài liệu có thể đọc bằng máy đảm bảo việc trích xuất và dịch thông tin được thực hiện chính xác và hiệu quả, từ đó giúp EcoVadis xem xét tài liệu một cách toàn diện. Những tài liệu không đọc được bằng máy có thể không được dịch đầy đủ và dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc thiếu thông tin trong đánh giá.

Tại sao một số tài liệu không được dịch?

EcoVadis sử dụng công cụ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) tự động để trích xuất và dịch văn bản từ tài liệu bạn gửi. Trong một số trường hợp, hệ thống không thể xử lý tệp nếu tài liệu không đọc được bằng máy. Điều này thường xảy ra khi:

• Tài liệu là hình ảnh được quét, ảnh chụp màn hình hoặc ảnh
• Nội dung bao gồm văn bản viết tay
• Tệp bị mã hóa, bị hỏng hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu
• Văn bản được nhúng vào hình ảnh thay vì được nhập ở định dạng kỹ thuật số

Nếu OCR không thể trích xuất nội dung cần thiết, tài liệu sẽ được đánh dấu là “không đọc được” và không thể dịch. Những tài liệu này có thể không được xem xét đầy đủ trong quá trình đánh giá trừ phi thông tin liên quan xuất hiện trong tài liệu khác.

Điều gì đang thay đổi?

Trước đây, EcoVadis có thể thực hiện các bước bổ sung để xử lý một số tài liệu không đọc được. Trong thời gian tới:

• Chỉ những tài liệu đáp ứng các tiêu chí của OCR tự động mới được dịch và xem xét

Cách đảm bảo các tài liệu được dịch và xem xét

Để tránh tình trạng chậm trễ hoặc thiếu thông tin, vui lòng làm theo hướng dẫn sau đây khi chuẩn bị tệp:

• Gửi tài liệu ở định dạng có thể đọc bằng máy trong đó văn bản có thể được chọn hoặc sao chép
• Xuất tài liệu trực tiếp từ Word, Excel hoặc các hệ thống nội bộ (ví dụ: ERP, HR, công cụ kế toán)
• Không tải lên hình ảnh được quét, ảnh chụp màn hình, ảnh về tài liệu và biểu mẫu viết tay
• Đảm bảo tài liệu không bị mã hóa, bị khóa hoặc bị hỏng