Cách chỉnh sửa dữ liệu đối tác hàng loạt

Dưới đây là cách cập nhật nhiều đối tác cùng lúc bằng cách tải tệp lên, thay vì chỉnh sửa từng đối tác một.

Quy trình Chỉnh sửa đối tác hiện có cho phép quý vị cập nhật dữ liệu đối tác theo lô bằng cách tải tệp lên. Quý vị sẽ chọn các trường cần cập nhật trong trình hướng dẫn tải lên. Chỉ những trường đó mới thay đổi, còn mọi thông tin khác trên đối tác vẫn giữ nguyên như cũ.

Trước khi bắt đầu: cách thức hoạt động của quy trình thay thế giá trị

Hai yếu tố quyết định điều gì sẽ xảy ra với một trường: liệu quý vị có bật trường đó trong trình hướng dẫn tải lên hay không và ô của trường đó trong tệp của quý vị có nội dung gì.

• Giá trị hiện tại = những gì đã được lưu về đối tác trong nền tảng EcoVadis ngay lúc này, trước quy trình chỉnh sửa.
• Giá trị tệp = nội dung có trong ô của cột đó cho hàng đó trong tệp của quý vị.

Dưới đây là những gì sẽ xảy ra đối với từng trường, tùy thuộc vào việc quý vị có bật trường đó hay không:

• Trường đã tắt → không có gì xảy ra. Giá trị hiện tại vẫn giữ nguyên, bất kể giá trị tệp là gì. Tệp sẽ bị bỏ qua hoàn toàn đối với trường này.
• Trường đã bật, ô có giá trị tệp → giá trị tệp sẽ ghi đè giá trị hiện tại. Giá trị hiện tại sẽ bị mất; giá trị tệp là giá trị được lưu kể từ bây giờ.
• Trường đã bật, ô trống → giá trị hiện tại sẽ bị xóa. Ô trống không có nghĩa là “giữ nguyên” – mà có nghĩa là “xóa đi”. Để giữ nguyên một trường, hãy tắt trường đó; đừng để trống các ô của trường.

Các trường chứa nhiều giá trị (nhãn, ID tích hợp) hoạt động theo cùng một cách, nhưng giá trị tệp là toàn bộ danh sách mới, không phải là phần bổ sung cho danh sách hiện tại. Nếu quý vị bật nhãn và ô tệp của quý vị ghi Bán lẻ thì đối tác sẽ chỉ còn lại nhãn Bán lẻ, mọi nhãn khác mà đối tác đó có đều bị mất. Để thêm nhãn mà không làm mất các nhãn hiện tại, quý vị phải nhập tất cả các nhãn hiện tại cộng với nhãn mới vào cùng một ô, phân tách bằng dấu chấm phẩy (ví dụ: Bán lẻ;Dệt may;NewTag).

Trường Tên công ty hoạt động khác với các trường khác. Đây là trường bắt buộc trên mọi hàng và luôn được bật. Vì vậy, quý vị không thể tắt trường này. Những gì quý vị nhập sẽ luôn được thêm vào các tên công ty thay thế của đối tác. Nội dung này không bao giờ thay thế hoặc xóa các tên đã có sẵn. Do đó, quý vị không cần phải sao chép các tên hiện có vào ô.

Điều gì xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào trạng thái của đối tác:

• Đối tác đã xác định → giá trị sẽ được thêm vào dưới dạng tên công ty thay thế.
• Đối tác chưa xác định → giá trị cũng được dùng để cố gắng khớp công ty với một tổ chức đã được EcoVadis xác minh. Nếu chúng tôi tìm thấy kết quả khớp thì giá trị đó sẽ được thêm vào dưới dạng tên công ty thay thế.
  • Để biết thêm thông tin, hãy xem phần [Cách xác định các công ty chưa được xác định]. (quyết định về liên kết đang chờ xử lý, điểm 2)

Tên công ty thay thế là một bí danh tìm kiếm giúp quý vị tìm đối tác nhanh hơn. Tên hiển thị trong danh sách Đối tác luôn là tên pháp nhân đã được xác minh trong EcoVadis, bất kể quý vị tải lên tên gọi thay thế nào.

Nếu ô Tên công ty trống thì hàng đó sẽ không được xử lý và nằm trong mục Chưa chỉnh sửa, vì vậy không có gì thay đổi.

Bắt đầu

Từ trang Partners (Đối tác), chọn Add or manage partners (Thêm hoặc quản lý đối tác) ở góc trên bên phải, rồi nhấp vào Edit existing partners (Chỉnh sửa đối tác hiện có).

Trang “Add or manage partners” (Thêm hoặc quản lý đối tác) hiển thị tất cả các tùy chọn về quy trình làm việc: Thêm đối tác mới, Chỉnh sửa đối tác hiện có và Lưu trữ đối tác hiện có.

1. Tải tệp lên.
   Kéo tệp vào khu vực tải lên hoặc nhấp vào Select file (Chọn tệp) để duyệt tìm trên thiết bị của quý vị.

   

   Quý vị cần một tệp để bắt đầu? Sử dụng menu Download template (Tải xuống mẫu) (hoạt động với Excel và Google Sheets):Tùy chọnSử dụng khiMẫu trốngQuý vị đang xây dựng tệp từ đầuMẫu điền sẵnQuý vị muốn dữ liệu đối tác hiện tại của mình có sẵn trong tệp – sẽ ra mắt vào cuối năm 2026, hiện chưa dùng đượcXuất từ danh sách Đối tácQuý vị đã có các đối tác mà quý vị muốn chỉnh sửa và chỉ cần dữ liệu hiện tại của họ. Trước khi tải lên lại, hãy hợp nhất tất cả Nhãn vào một cột và tất cả ID Tích hợp vào một cột (phân tách bằng dấu chấm phẩy) – mỗi trường một cột, không phải mỗi giá trị một cột.

2. Chọn một trang tính.
   Nếu tệp của quý vị có nhiều trang tính, hãy chọn trang tính có dữ liệu đối tác, sau đó nhấp vào Continue (Tiếp tục).
3. Chọn hàng tiêu đề.
   Xác nhận hàng mà công cụ đã đánh dấu là tiêu đề cột (ví dụ: Tên công ty hoặc Mã số thuế) hoặc chọn một hàng khác, rồi nhấp vào Continue (Tiếp tục).

4. Chọn các trường cần cập nhật.
   Chỉ bật các trường quý vị muốn thay đổi. Mọi thông tin khác sẽ được giữ nguyên, ngay cả khi tệp của quý vị có giá trị cho thông tin đó. Trường Company name (Tên công ty) luôn được bật và không thể tắt

   

   Ví dụ: Để chỉ cập nhật email của người yêu cầu đánh giá và ID tích hợp, hãy bật riêng hai trường đó, tắt các trường còn lại, sau đó nhấp vào Continue (Tiếp tục). Trường Tên công ty luôn được bật. Bất kỳ thông tin nào quý vị nhập đều được thêm vào tên công ty thay thế của đối tác; thông tin đó không bao giờ thay thế hoặc xóa các tên hiện tại. Ô Tên công ty trống nghĩa là hàng đó chưa được xử lý.

   Để xóa một giá trị, hãy để trống ô tương ứng và bật trường. Điều này không áp dụng cho Tên công ty vì đây là trường bắt buộc phải có.
   Nếu quý vị muốn xác định một công ty chưa xác định, hãy tìm hiểu cách thực hiện trong bài viết HC Quảng bá các đối tác chưa xác định sau khi tải lên

5. Kiểm tra xem cột có khớp không.
   EcoVadis tự động ánh xạ các cột của quý vị với các trường hệ thống. Hãy xem kỹ từng kết quả khớp và sửa bất kỳ mục nào bằng menu thả xuống.

   Trạng thái	Ý nghĩa
   Đã khớp tự động	Một cột trong tệp của quý vị đã khớp với một trường hệ thống.
   Yêu cầu khớp	Không tìm thấy kết quả khớp – quý vị phải chọn một cột trước khi tiếp tục.
   Không khớp	Không tìm thấy kết quả khớp – việc ánh xạ mục này là không bắt buộc.

6. Sửa bất kỳ mục nào bị gắn cờ lỗi.
   Mỗi hàng đều sẽ được kiểm tra trước khi tải lên. Các hàng có vấn đề được tô sáng màu đỏ – hãy nhấp vào ô màu đỏ để xem giải thích về vấn đề và sửa trực tiếp trong bảng.

   

   Dưới đây là một vài công cụ hỗ trợ: Công cụChức năngHàng lỗiLọc danh sách để chỉ còn các hàng có vấn đề.Nhân đôi/XóaSao chép các hàng được chọn (hữu ích cho các đối tác dùng chung dữ liệu) hoặc xóa chúng khỏi tệp.Áp dụng nội dung chỉnh sửa bằng AIChỉnh sửa toàn bộ cột cùng lúc bằng câu lệnh dùng ngôn ngữ đơn giản (ví dụ: “xóa khoảng trắng sau dấu chấm phẩy”) – xem trước, sau đó áp dụng cho các hàng lỗi hoặc toàn bộ cột.

7. Lưu thay đổi của quý vị.
   Nhấp vào Start upload (Bắt đầu tải lên). Quý vị sẽ thấy bản tóm tắt số hàng có dữ liệu hợp lệ so với số hàng lỗi: các hàng có lỗi hoặc hàng trùng lặp sẽ bị bỏ qua. Nhấp vào Lưu thay đổi để xác nhận.

   

   Hầu hết các thay đổi sẽ xuất hiện trong Đối tác trong vòng một giờ; các tệp tải lên lớn có thể mất nhiều thời gian hơn.

Kiểm tra kết quả của quý vị

Vào phần Review upload history (Xem lịch sử tải lên) để xem trạng thái tệp của quý vị. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị số hàng đã tải lên, số đối tác đã được chỉnh sửa và số hàng bị lỗi.

Để biết chi tiết đầy đủ, hãy nhấp vào Download report (Tải xuống báo cáo) trên thẻ tải lên. Mỗi tùy chọn là một tệp .xlsx riêng biệt kèm theo số lượng hàng bên cạnh – ví dụ: Đã chỉnh sửa (7) hoặc Chưa chỉnh sửa (11).

Đọc báo cáo

Mỗi hàng sẽ nhận được một trong các nhãn này, cùng với mã màu để quý vị dễ dàng nhận biết:

Những lý do phổ biến nhất khiến một hàng không chỉnh sửa được:

• Lỗi định dạng – thường là EVID không đủ 8 ký tự. Kiểm tra ô màu đỏ.
• Tên công ty là bắt buộc – ô Tên công ty đang trống. Thêm tên công ty rồi tải lên lại.
• Không tìm thấy EVID – không có đối tác nào trong Mạng lưới của quý vị khớp với EVID đó.
• Công ty đã được lưu trữ – hãy bỏ lưu trữ đối tác trước tiên. Xem phần “Lưu trữ đối tác hàng loạt”.

Ví dụ: Quý vị tải lên một hàng với EVID 12345678 và số điện thoại bị thiếu mã quay số. Ô điện thoại sẽ chuyển sang màu vàng kèm theo ghi chú: “Phone number couldn't be saved. Missing dialing code.” (Không thể lưu số điện thoại. Thiếu mã quay số.) Mọi thông tin khác trên hàng đó (tên, email) đều được lưu bình thường và hàng đó hiển thị “Edited with exceptions” (Đã chỉnh sửa kèm ngoại lệ). Cách khắc phục: thêm mã quay số rồi tải lên lại, hoặc chỉnh sửa đối tác trực tiếp trong phần Đối tác.

Thông tin hữu ích

• Báo cáo là dữ liệu ghi nhận tại thời điểm quý vị tải lên – các chỉnh sửa sau đó đối với đối tác sẽ không cập nhật báo cáo này.
• Các số có số 0 đứng đầu (DUNS, Mã số thuế, mã bưu chính, số điện thoại) được lưu dưới dạng văn bản để không bị mất số 0 đó.
• Các EVID trùng lặp trong cùng một tệp: chỉ hàng đầu tiên được tải lên, các hàng còn lại bị bỏ qua và xuất hiện trong báo cáo Chưa chỉnh sửa.

Bài viết liên quan:

• Thêm đối tác hàng loạt – quy trình tải lên đầy đủ dành cho đối tác mới.
• Lưu trữ đối tác hàng loạt – cách lưu trữ đối tác hoặc cách bỏ lưu trữ đối tác trước khi chỉnh sửa.
• Quảng bá các đối tác chưa xác định sau khi tải lên 
• Cách khắc phục trường hợp đối tác bị khớp sai công ty sau khi tải lên hàng loạt – quy trình lưu trữ và thêm lại.