什么是第三方文件?
根据 EcoVadis 的定义,第三方文件是指由与评估范围无关的第三方所创建或发布的文件。来自姐妹公司、子公司和母公司的文件均不属于第三方文件。
常见的第三方文件包括以下文件:
- 集体谈判协议
- 采购设备(例如,能源效率升级)或服务合同(例如,回收服务)的发票
- 法律规定的文件(EHS 报告、人力资源报告、薪酬差距报告、环境检测或风险管理报告等)
- 外包培训材料和证书
如何提交第三方文件?
正如其他所有文件类型一样,每一份第三方文件都必须符合 EcoVadis文件指南中所规定的文件资格标准:
相关性
- 与相应的评估范围相关,且包含公司名称。
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与一个或多个 EcoVadis评估标准相关。
时效性
- 有关政策和行动的文件,时限最长八年。
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结果/KPI (关键绩效指标) 报告文件(适用于当前和过去的评估文件)不得超过两年。
可信性
- 形式正式且完全融入公司的管理体系中。
- 真实、预先存在且内容完整。我们不接受为 EcoVadis评估而特地创建的文件。
由于第三方文件并非由贵公司发布,因此它们可能未带有贵公司的名称或徽标。您可以按照下列指引进行操作,以确保提供可确认第三方文件与评估范围的补充信息,从而满足文件资格标准:
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第三方培训出席证书可附在内部员工培训计划中,或作为课程邀请电邮进行发送。
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如果贵公司使用了外部回收提供商的服务,您可以将与该服务提供商之间的合同或协议附在其宣传册(介绍服务的宣传册)中。
- 如果贵公司采购了能效更高的新设备,您可以将带有贵公司名称的采购发票附在产品手册中。
请参阅《如何满足文件限制并避免提交合并文件》,了解有关整合文件和文件优先级别的更多信息。
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