我该如何提交第三方文件？

• 什么是第三方文件？
• 如何提交第三方文件？

什么是第三方文件？

根据 EcoVadis 的定义，第三方文件是指由与评估范围无关的第三方所创建或发布的文件。来自姐妹公司、子公司和母公司的文件均不属于第三方文件。

常见的第三方文件包括以下文件：

• 集体谈判协议
• 采购设备（例如，能源效率升级）或服务合同（例如，回收服务）的发票
• 法律规定的文件（EHS 报告、人力资源报告、薪酬差距报告、环境检测或风险管理报告等）
• 外包培训材料和证书

如何提交第三方文件？

正如其他所有文件类型一样，每一份第三方文件都必须符合 EcoVadis文件指南中所规定的文件资格标准：

相关性

• 与相应的评估范围相关，且包含公司名称。
• 与一个或多个 EcoVadis评估标准相关。
  

时效性

• 有关政策和行动的文件，时限最长八年。
• 结果/KPI (关键绩效指标) 报告文件（适用于当前和过去的评估文件）不得超过两年。
  

可信性

• 形式正式且完全融入公司的管理体系中。
• 真实、预先存在且内容完整。我们不接受为 EcoVadis评估而特地创建的文件。

由于第三方文件并非由贵公司发布，因此它们可能未带有贵公司的名称或徽标。您可以按照下列指引进行操作，以确保提供可确认第三方文件与评估范围的补充信息，从而满足文件资格标准：

1. 第三方培训出席证书可附在内部员工培训计划中，或作为课程邀请电邮进行发送。
   
2. 如果贵公司使用了外部回收提供商的服务，您可以将与该服务提供商之间的合同或协议附在其宣传册（介绍服务的宣传册）中。
   
3. 如果贵公司采购了能效更高的新设备，您可以将带有贵公司名称的采购发票附在产品手册中。 

请参阅《如何满足文件限制并避免提交合并文件》，了解有关整合文件和文件优先级别的更多信息。