我可以删除之前评估的文件吗？

我们了解您有兴趣从我们的数据库删除与您此前EcoVadis评估相关的一些文件。不过，我们希望提醒您采取如此行动的潜在后果。在您的企业社会责任评估中分析过的文件构成了EcoVadis作为企业社会责任评估机构的审计跟踪记录。由于移除文件会产生重大后果，本文旨在帮助您作出知情决策。

• 此前上传的文件有多重要？
• 示例案例研究
• 我如何避免因文件限制而提交合并文件？
• 如果我希望继续删除，会怎么样？

删除此前评估的文件，仅能在完成新问卷时，向各公司提供初始55份文件限制之外的额外文件空间。例如，从较早评估中删除20份文件，并不能创建75份新文件的空间。每次评估的文件数量上限为55份，先前评估的文件不包括在内。关于文件限制的视觉化，请参见下列表1.

在每次评估开始时，向各公司提供一组55份文件的新空间，以上传文件。同样的限制适用于完成EcoVadis评估的所有公司的每次评估。

此前上传的文件有多重要？

在每次企业社会责任评估中分析过的文件构成了EcoVadis作为企业社会责任评估机构的审计跟踪记录。来自所有评估的信息，只要其保持为有效的，会在每次评估中纳入考量。从最初发布日期起，文件一般在最长八年中是适合的。不过，报告文件在两年后到期。

虽然可以将其删除，但必须考虑到后续影响：

• 从EcoVadis系统中删除的文件将永久删除；不提供恢复选项。
• 如果删除的文件有效且与将来的评估有关，则必须将其重新上传到EcoVadis 平台。
• 只要从系统中删除了一份或多份支持性文件，我们的企业社会责任分析师将不再能够分析此前附上了所删除文件的选项。假设所删除文件的选项尚未重新附上另一份文件（更新的政策/程序或新上传的文件）。在此情形中，这些选项将不能在对您评估的评分中纳入考量。

而且，由于其创建是基于一套文件记录以及从中提取的信息，移除这些文件记录将意味着我们不能对其内容进行额外核实。 

示例案例研究

如果选择了一份文件进行手动删除，请确保所有选项均重新附上了另一份单独的文件，其包含有相关信息。例如，

假设您已经附上了关于能源和温室气体、废物排放、以及消费者健康与安全的政策至“2022年环保政策”文件，并希望用新政策对此文件进行更新。在此情形中，您可以重新上传一份“2023年环保政策”，其包含了更新的信息。

然而，如果您希望删除2022年文件，则您必须把所有此前的选项从2022年文件重新附至2023年文件。最佳实践是保持这两份文件，并利用更新的2023年文件来履行此前并未附至2022年环保政策的选项。

我如何避免因文件限制而提交合并文件？

合并文件是指由多份子文件组成的单份支持性文件。例如，被评估公司提供了一份合并文件，其中包含环境政策、风险评估和培训教材的组合。在稳健的企业社会责任管理体系中，文件应是预先存在的，并且结构清晰，能让利益相关者方便地获取以进行审视。上传合并文件并未遵照55份文件的限制，不能真正反映出管理体系的真实性和成熟度。因此，我们在评估流程中不会接受该文件。

为帮助您选择最相关的文件以供评估，我们已整理出了一份指南，您可以在帮助中心获取：了解支持性文件。

您还可以参阅为什么可提供的文件数量有限制？此外，可以在问卷平台上找到关于合并文件和文件优先性的更多信息。 

如果我希望继续删除，会怎么样？

通过介绍在删除文件后会发生什么的额外背景，我们希望确保向您提供了作出知情决策必需的所有信息。如果您仍希望进行删除，请联系我们。请确保作为评估管理人员行事的其他用户知晓并同意该行动。您可以从您的平台点击右上角用户菜单中的用户管理，访问用户列表。

在您确认了您同意继续删除后，文件将在30（三十）个日历天内被删除，完成后您将收到确认通知。