Sie können Kollegen/Kolleginnen einladen, am Fragebogen mitzuarbeiten, indem Sie für diese ein Benutzerkonto erstellen. Mehrere Benutzer können den Fragebogen gleichzeitig bearbeiten.
- Arten von Benutzerrollen
- Verwalten von Benutzerkonten
- Verwalten von E-Mail-Domains
- Erstellen eines neuen Benutzers
- Erstellen eines neuen Benutzers über den Fragebogen
- Zuordnen eines bestehenden Benutzers
- Bearbeiten/Deaktivieren von Benutzern
- Passwort zurücksetzen
- Benutzer entsperren
- Benutzer löschen
- Exportieren der Benutzerliste
- Batch-Verwaltung von Benutzern
Arten von Benutzerrollen
Als bewertetes Unternehmen haben Sie zwei Benutzerrollen in der EcoVadis Ratings Plattform: Bewertungsbenutzer und Bewertungsverwalter. Beide können an der Bewertung teilnehmen und auf alle Funktionen zugreifen, um die Nachhaltigkeitsleistung ihres Unternehmens zu verwalten. Bewertungsverwalter verfügen über zusätzliche Rechte: Sie können andere Benutzer verwalten und als Hauptkontaktperson für E-Mail Kommunikation dienen.
Verwaltung von Benutzerkonten (nur für Bewertungsverwalter)
- Öffnen Sie www.ecovadis-survey.com/app/.
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort an. Auf der Anmeldeseite steht auch der Link „Passwort vergessen“ zur Verfügung.
- Öffnen Sie das Benutzermenü oben rechts auf der Seite. Gehen Sie zu Benutzerverwaltung, um Benutzer anzuzeigen und zu verwalten.
Hinweis: Nur Bewertungsverwalter können diese Aktion durchführen.
- Die Seite „Benutzerliste“ zeigt die Liste der Namen, Benutzernamen, Benutzerrollen und Status der vorhandenen Benutzer an. Verwenden Sie die Suchleiste, um einen bestimmten Benutzer zu finden. Verwenden Sie Filter, um Ihre Ergebnisse nach Rolle oder Status des Benutzers einzugrenzen.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü für die Sortierung, um die Ergebnisse nach Name oder Benutzername zu sortieren.
Verwaltung von E-Mail-Domänen (nur Bewertungsverwalter)
Autorisierte Domains sind eine Sicherheitsmaßnahme, die dafür sorgt, dass nur Benutzer*innen mit einer zu Ihrem Unternehmen gehörenden E-Mail-Domain zu Ihrem EcoVadis Konto hinzugefügt werden können. Sie können die autorisierten Domains direkt auf der Plattform verwalten, indem Sie sie bei Bedarf hinzufügen oder löschen.
Hinweis: Nur administrative Benutzer der Plattform können autorisierte Domains hinzufügen oder löschen.
- Wählen Sie oben rechts im Benutzermenü die Option Benutzerverwaltung und gehen Sie zur neuen Seite Einstellungen.
- Wenn Sie auf der Seite mit den Einstellungen auf „Bearbeiten“ klicken, erscheint ein Eingabefeld für den Domainnamen.
- Klicken Sie auf „Fügen Sie eine weitere Domain hinzu“, um weitere Domains einzugeben.
Nach dem Speichern können Sie eine autorisierte Domain entfernen, indem Sie auf das Löschen-Symbol klicken. Beachten Sie, dass die vorhandenen Benutzer mit dieser Domain weiterhin auf das EcoVadis Konto Ihres Unternehmens zugreifen können.
Einen neuen Benutzer anlegen (Bewertungsverwalter*innen und -benutzer*innen)
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Neuen Benutzer hinzufügen“.
- Als Nächstes werden Sie aufgefordert, Namen und Details anzugeben und die Benutzereinstellungen zu definieren, d. h. die Rolle des Benutzers und die Spracheinstellungen. Klicken Sie zum Bestätigen und Erstellen des Benutzers auf „Speichern“. Daraufhin wird dem Benutzer eine E-Mail mit Anweisungen zur Einrichtung eines Passworts zugeschickt.
Hinweis: Bewertungsverwalter*innen und -benutzer*innen können diese Aktion durchführen.
Einen neuen Benutzer über den Fragebogen erstellen (nur Bewertungsverwalter)
Sie können direkt aus dem Fragebogen heraus einen Kollegen oder eine Kollegin zur Zusammenarbeit einladen, während Sie den Fragebogen beantworten.
1. Gehen Sie zum Dashboard.
2. Klicken Sie auf „Ihre Kolleg*innen miteinbeziehen“, direkt unter der grünen Schaltfläche „Fragebogen ausfüllen“.
3. Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Kollegen oder Ihrer Kollegin ein, und er/sie erhält automatisch eine E-Mail mit den Details zum Zugriff auf den Fragebogen.
Hinweis: Sowohl Bewertungsverwalter als auch Bewertungsbenutzer können diese Aktion durchführen. Wenn Benutzer über den Fragebogen erstellt werden, wird ihnen automatisch die Rolle „Mitarbeiter“ zugewiesen.
Zuordnen eines vorhandenen Benutzers (nur Bewertungsverwalter)
Wenn Sie versuchen, jemanden zum EcoVadis-Konto Ihres Unternehmens hinzuzufügen, kann es sein, dass dieser bereits ein bestehendes Konto hat. In solchen Fällen können Sie deren bestehendes Konto mit dem Konto Ihres Unternehmens verbinden. Befolgen Sie dazu einfach die gleichen Schritte wie bei der Erstellung eines neuen Benutzers. Wenn die Person, die Sie hinzufügen, bereits ein Konto hat, erscheint ein Pop-up-Fenster, worin bestätigt wird, dass keine Anmeldedaten an sie gesendet werden, da sie ihre bestehenden Anmeldedaten für den Zugriff auf dieses neu verbundene Konto verwenden kann.
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Bewertungsverwalter verfügbar. Bitte wenden Sie sich an Ihre Administratoren, falls Sie Hilfe benötigen.
Bearbeiten/Deaktivieren von Benutzern
- Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Liste und wählen Sie „Bearbeiten“.
- Bearbeiten Sie die Benutzerinformationen nach Bedarf. Schieben Sie zum Deaktivieren des Benutzers den Schalter nach links auf „inaktiv“.
- Klicken Sie zum Bestätigen und Speichern Ihrer Änderungen auf „Speichern“.
Passwort zurücksetzen
- Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Liste und wählen Sie „Passwort zurücksetzen“.
Daraufhin wird dem Benutzer eine E-Mail mit Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts zugeschickt. Nur der Benutzer kann ein neues Passwort festlegen.
Freigabe des Zugriffs auf Benutzerkonten (nur für Bewertungsverwalter)
Aus Sicherheitsgründen sperrt EcoVadis den Zugang zur Plattform nach 5 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen. In diesem Fall können Benutzer*innen 15 Minuten warten, bis sie wieder Zugriff erhalten, und es erneut versuchen.
Die Administratoren des EcoVadis Kontos Ihres Unternehmens können diese Wartezeit jedoch umgehen und den Zugriff des Benutzers/der Benutzerin sofort freigeben. So funktioniert es:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Benutzerliste“ auf der Seite „Benutzerverwaltung“.
- Klicken Sie auf „Benutzer entsperren“ unter „Weitere Optionen“ (3 Punkte). Dadurch erhält der ausgewählte Benutzer/die ausgewählte Benutzerin wieder Zugang.
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Bewertungsverwalter verfügbar. Bitte wenden Sie sich an Ihre Administratoren, falls Sie Hilfe benötigen.
Benutzer löschen (nur Bewertungsverwalter)
Sie können Benutzerkonten direkt auf der Plattform löschen, mit einigen Ausnahmen*. Diese Selfservice-Funktion vereinfacht Ihre Routine und Ihre Aufgaben.
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Bewertungsverwalter verfügbar.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Benutzerliste“ die Person, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf „Weitere Optionen“ (3 Punkte), um den Menüpunkt „Benutzer löschen“ auszuwählen.
- Ein Bestätigungs-Pop-up öffnet sich. Bitte beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
- Wenn Sie die Aktion bestätigen, erhalten Sie eine der folgenden Bestätigungsmeldungen:
- Bei erfolgreicher Löschung: „Löschung von 1 Benutzer gestartet. Dies kann einige Minuten dauern.“
- Bei fehlgeschlagener Löschung: „Dieser Benutzer konnte nicht gelöscht werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“
*Beachten Sie, dass Kund*innen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Datenspeicherung Benutzer*innen ihres Unternehmens nicht löschen können, wenn sie:
- Sie haben die allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptiert (bis zu 10 Jahre zuvor);
- Gemeinsame Nutzung einer Scorecard (bis zu 5 Jahre zuvor);
- Sie haben den Fragebogen eingereicht (bis zu 5 Jahre zuvor);
- Ein Dokument hochgeladen (bis zu 5 Jahren zuvor).
Diese Informationen werden auf Ihrer Plattform angezeigt, um Transparenz zu schaffen.
Die Benutzerliste exportieren (nur Bewertungsverwalter)
So exportieren Sie die Benutzerliste:
- Gehen Sie auf die Seite „Benutzerverwaltung“ im Benutzermenü und klicken Sie oben in der Liste auf „Benutzerliste exportieren“.
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Bewertungsverwalter verfügbar.
Zu den exportierten Informationen gehören Benutzername, E-Mail, Rolle des Benutzers, Status und Datum der letzten Verbindung.
Batch-Verwaltung von Benutzern (nur Bewertungsverwalter)
Beachten Sie, dass diese Funktion nur für Bewertungsverwalter verfügbar ist. Klicken Sie auf der Seite „Benutzerverwaltung“ (verfügbar über das Benutzermenü) oben rechts auf „Batch-Upload Benutzer“.
Daraufhin wird ein Pop-up Fenster geöffnet, über das sie eine leere Vorlage herunterladen oder die vorhandene Benutzerliste exportieren und nach Bedarf bearbeiten können. Laden Sie als nächstes die endgültige Datei hoch. Sobald der Upload abgeschlossen ist, wird die Benutzerliste entsprechend aktualisiert.
Hinweis: Bitte vergewissern Sie sich, dass alle Pflichtfelder in Ihrer Excel-Tabelle für die Kontaktdaten des Benutzers ausgefüllt sind, einschließlich Telefonnummer, Position und E-Mail-Adresse. Andernfalls könnte der Upload fehlschlagen.
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