Kenntnisse über belegende Dokumente

Die belegenden Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil unserer Bewertung und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen eine genaue Bewertung Ihrer Nachhaltigkeitspraktiken und -leistungen erhält. Sie können den Fragebogen validieren, ohne Dokumente hochzuladen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir nur Antworten anrechnen können, die durch geeignete Nachweise belegt werden.

Die belegenden Dokumente sind ein Nachweis für Ihre Antworten und entscheidend für die Zuverlässigkeit Ihrer Bewertung. Bitte denken Sie daran, dass Ihre Antworten im Fragebogen nur dann angerechnet werden können, wenn sie von den erforderlichen Unterlagen belegt werden.

Die Dokumente sollten das Nachhaltigkeitsmanagementsystem Ihres Unternehmens verdeutlichen, aktuell, relevant und vollständig sein und sich auf den jeweiligen Umfang der Bewertung beziehen. Laden Sie unseren Dokumentenleitfaden herunter, der Beispiele für Dokumente enthält, die Sie zu Ihrem Fragebogen hochladen können. Ihre Dokumente werden gemäß unseren AGB vertraulich behandelt. Weitere Informationen zu unseren internen Verfahren zur Informationssicherheit finden Sie unter „Wie gewährleistet EcoVadis die Sicherheit meiner Daten?“

• Welche Art von belegenden Dokumenten kann ich einreichen?
• Wie wird EcoVadis meine Dokumente verwenden? Wer hat Zugriff auf meine Dokumente?
• Wie geht EcoVadis mit betrügerischen belegenden Dokumenten um?
• Wie prüft EcoVadis die Glaubwürdigkeit von Dokumenten? 
• Welche Konsequenzen hat das Einreichen zweifelhafter Dokumente? 

Welche Art von belegenden Dokumenten kann ich einreichen?

Sie können uns sämtliche formalisierten Dokumente zur Verfügung stellen, die das Nachhaltigkeitsmanagementsystem Ihres Unternehmens widerspiegeln und Ihre Antworten im Fragebogen unterstützen.

Nachfolgend aufgeführt sind einige Beispiele für Dokumente, die zur Verfügung gestellt werden können (nur zur Veranschaulichung): Verfahren des Nachhaltigkeitsmanagements, Nachhaltigkeitsberichte, Sozialaudit-Berichte, HSE-Richtlinien, Ethik-/Verhaltenskodex, Mitarbeiter*innen-Handbücher, Zertifikate (u. a. ISO14001, ISO45001), Fortschrittsbericht des UNGC (United Nations Global Compact), Jahresberichte mit Abschnitt zur integrierten Nachhaltigkeit. Screenshots des Intranets Ihres Unternehmens sind unter bestimmten Bedingungen1 ebenfalls akzeptabel.

Wenn Ihr Unternehmen ein besonders kleines Unternehmen (XS) ist, klicken Sie hier, um weitere Beispiele für belegende Dokumente zu sehen, die wir akzeptieren. 

Alle Dokumente sollten die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie sind relevant, vollständig und beziehen sich auf den entsprechenden Umfang der Bewertung.
• Die folgenden Formate sind zulässig: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Hinweis: Bei „Neues Dokument hochladen“ kann der Dateityp „Adobe Acrobat Document“ Probleme beim Hochladen verursachen. In diesem Fall speichern Sie das Dokument bitte als PDF, um es hochzuladen;

  - Hinweis: Geben Sie unter „Einen neuen Link hochladen“ bitte nur Links zu Webseiten an, nicht zu Dokumenten. Die Seite wird aufgenommen und als PDF in Ihre Dokumentenbibliothek hochgeladen. Es wird nur die spezifische Webseite aufgenommen, die unter dem Link verfügbar ist, nicht die gesamte Website. Bitte stellen Sie sicher, dass der Link gültig ist, mit http:// oder https:// beginnt
• Kleiner als 30 MB.
• Sie werden regelmäßig überprüft. Der Gültigkeitszeitraum von Richtlinien und Aktionen beträgt 8 Jahre, der von KPI-Berichterstattung beträgt 2 Jahre.
• Sie weisen Textformat auf. Wenn Ihre Dokumente nicht in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Chinesisch oder Japanisch verfasst sind, senden Sie sie bitte als Text und nicht als Bild.

EcoVadis akzeptiert folgende Dokumente nicht:

• Dokumente (Selbstverpflichtungen, Aktionen oder Berichte), die ausschließlich zur Erfüllung des EcoVadis-Fragebogens erstellt wurden.
• Ziele, Aktionen oder Berichte, die von einer anderen Organisation oder Online-Quellen kopiert wurden, ohne angemessene Nachweise und Zusicherungen der Umsetzung im eigenen Unternehmen.
• Informelle Dokumentation (z. B. ohne Firmennamen oder -logo, ohne Ausstellungs- oder Überprüfungsdatum, Fotos usw.).
• Nachweise in Form von eingebetteten Dokumenten/Weblinks (d. h. die Nachweise sollten direkt im Dokument angezeigt werden); da Analysten keine zusätzliche Dokumentation manuell von solchen Links herunterladen.
• Nachweise, die sich nicht auf die 21 EcoVadis Nachhaltigkeitskriterien beziehen.

*1. Screenshots des Intranets Ihres Unternehmens sollten Elemente Ihres Managementsystems zeigen, die ausgelagert wurden oder nicht als Dokumente verfügbar waren. Dies umfasst in der Regel nur Trainingsmodule für Schulungen. Es ist jedoch akzeptabel, wenn der Nachweis Teil Ihres Managementsystems ist.

Für weitere Informationen und Beispiele für Dokumente, die bereitgestellt werden können, laden Sie bitte unseren Dokumentenleitfaden herunter oder erfahren Sie mehr über den Umfang der Bewertung.

Wie wird EcoVadis meine Dokumente verwenden? Wer hat Zugriff auf meine Dokumente?

Dokumente, die für die Bewertung bereitgestellt wurden, werden ausschließlich zum Belegen der Antworten genutzt, die Sie in der Bewertung abgegeben haben. Unser Analyseteam prüft die Dokumente im Rahmen der Bewertung. Die Dokumente werden nur dann mir Ihren Geschäftspartnern geteilt, wenn Sie dies explizit anfordern.

Beim Hochladen eines neuen Dokuments können Sie auswählen, ob Sie es freigeben möchten. Falls Sie das Dokument teilen, können die Geschäftspartner, mit denen Sie auch Ihre Scorecard (das Ergebnis Ihrer Nachhaltigkeitsbewertung) teilen, dieses Dokument online einsehen. EcoVadis setzt sich mit Entschiedenheit dafür ein, die Sicherheit der Daten seiner Kunden zu gewährleisten und stellt hochgradig sichere Online-Lösungen bereit.

Jedes Dokument, das Sie hochgeladen haben, enthält ein Ablaufdatum. Alle Dokumente, die zu Ihrer Bewertung hochgeladen wurden, werden bis zu ihrem Ablauf in allen folgenden Bewertungen berücksichtigt. Danach entfernt unser System die abgelaufenen Dokumente und alle damit verbundenen Optionen automatisch. 

Wie geht EcoVadis mit betrügerischen belegenden Dokumenten um?

EcoVadis Rating ist evidenzbasiert und verlangt von Unternehmen, formalisierte, aktuelle und bereits zuvor erstellte Unterlagen bereitzustellen, die ein zuverlässiges Element des Nachhaltigkeitsmanagementsystems des Unternehmens sind. Da diese belegenden Dokumente kritisch für die Bewertung sind, setzt EcoVadis ein rigoroses mehrschichtiges Verfahren ein, um die Integrität der Nachweise zu verifizieren. 

Die folgenden Dokumente werden nicht als Nachweis angesehen und werden nicht akzeptiert:

• Dokumente (Selbstverpflichtungen, Aktionen und/ oder Berichte), die ausschließlich für den EcoVadis-Fragebogen erstellt wurden,
• Dokumente, die von anderen Organisationen oder Onlineressourcen kopiert wurden und keine angemessenen Nachweise und Versicherungen zur Umsetzung liefern,
• gefälschte Zertifikate.

Wie prüft EcoVadis die Glaubwürdigkeit von Dokumenten? 

EcoVadis setzt ein internes Verfahren ein, um zweifelhafte Dokumente zu erkennen. Außerdem können unsere Analysten fragwürdige Fälle an eine Sonderabteilung melden. Eingereichte Zertifikate werden einem systematischen Verifizierungsprozess unterzogen, um ihre Echtheit sowie die Zuverlässigkeit der ausstellenden Organisation zu prüfen. EcoVadis arbeitet außerdem mit einem Softwareanbieter zusammen, um plagiierte Inhalte aufzuspüren. Dieses präzise, zuverlässige und vertrauliche Werkzeug erlaubt unseren Analysten festzustellen, ob die Dokumente authentisch, vertrauenswürdig und glaubwürdig sind.

Welche Konsequenzen hat das Einreichen zweifelhafter Dokumente? 

Wenn wir feststellen, dass Ihre Dokumente eigens für unsere Bewertung angefertigt oder in großem Maßstab von externen Quellen plagiiert wurden, ohne sie angemessen anzupassen, lehnen wir diese Dokumente ab. Außerdem erscheint eine entsprechende Anmerkung unserer Analysten auf der Scorecard Ihres Unternehmens, die für anfragende Unternehmen einsehbar ist. Die anfragenden Unternehmen werden ferner informiert, wenn Ihre eingereichten Dokumente den Dokumenten anderer Unternehmen ähneln, die EcoVadis bewertet hat, oder wenn Sie im Rahmen der Bewertung gefälschte Zertifikate eingereicht haben. Das Einreichen zweifelhafter Dokumente kann also schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Partnerschaft mit Geschäftspartnern haben.

Weitere Informationen und Beispiele von Dokumenten, die Sie einreichen können, finden Sie in unseren Dokumenteleitfaden.