Comprendre les documents justificatifs

Les documents justificatifs sont un élément essentiel de notre évaluation, indispensable pour une évaluation précise des pratiques et performances de votre entreprise en matière de RSE. Vous pouvez valider le questionnaire sans télécharger de documents. Sachez toutefois que nous ne pouvons prendre en compte que les réponses s'appuyant sur des documents appropriés.

Les documents justificatifs sont des preuves pour appuyer vos réponses. Ils sont d’une grande importance pour démontrer la fiabilité de votre évaluation. N'oubliez pas que vos réponses au questionnaire peuvent uniquement être prises en compte si elles sont étayées par les documents demandés.

Les documents doivent faire état du système de gestion RSE de votre entreprise, être récents, pertinents, complets et en lien avec le périmètre de l'évaluation correspondant. Téléchargez notre guide sur les documents pour voir des exemples de documents que vous pouvez joindre à votre questionnaire. Vos documents seront traités de manière confidentielle, comme le stipulent nos conditions générales. Pour plus d'informations sur nos procédures internes de sécurité de l'information, consultez la section « Comment l’entreprise EcoVadis garantit-elle la sécurité de mes données ? ».

• Quel type de documents justificatifs puis-je fournir ?
• Comment EcoVadis utilisera mes documents ? Qui a accès à mes documents ?
• Que prévoit EcoVadis face aux documents justificatifs frauduleux ?
• Comment procède EcoVadis pour vérifier la crédibilité des documents ?
• Quelles sont les conséquences de la remise de documents douteux ?

Quel type de documents justificatifs puis-je fournir ?

Vous pouvez nous fournir tout document formalisé qui reflète le système de gestion RSE de votre entreprise et qui étaye vos réponses au questionnaire.

Voici quelques exemples de documents (purement illustratifs) qui peuvent être fournis : procédures de gestion RSE, rapports RSE, rapports d'audit social, politiques sociales et environnementales, code d'éthique/de conduite, guides des collaborateurs, certificats (ISO 14001, ISO 45001, etc.), communication sur les progrès du PMNU (Pacte mondial des Nations unies), rapports annuels avec section intégrée sur la RSE. Nous acceptons aussi des captures d’écran de l’intranet de votre entreprise sous certaines conditions¹.

Si vous êtes une très petite entreprise (XS), cliquez ici pour voir d'autres exemples de documents justificatifs que nous acceptons. 

Tous les documents doivent être :

• pertinents et complets, de même que liés au périmètre d’évaluation correspondant ;
• et fournis dans l’un de ces formats : pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Remarque : pour « Télécharger un nouveau document », le type de fichier « Document Adobe Acrobat » peut causer des problèmes. Dans ce cas, veuillez enregistrer le document au format PDF pour le télécharger ;

  - Remarque : pour « Télécharger un nouveau lien », veuillez fournir uniquement un lien vers la page web, et non des documents. La page sera capturée et téléchargée dans votre bibliothèque de documents au format PDF. Seule la page vers laquelle dirige le lien sera capturée, et non le site web entier. Assurez-vous que le lien est valide et qu’il commence par http:// ou https:// ;
• d’une taille inférieure à 30 Mo ;
• régulièrement révisés. La période de validité est de 8 ans pour les politiques et les actions et de 2 ans pour le reporting KPI ;
• Au format texte : si vos documents ne sont pas rédigés en anglais, français, espagnol, allemand, chinois ou japonais, veuillez les envoyer codés sous forme de texte et non d’image.

EcoVadis ne prendra pas en considération :

• les documents (engagements, actions ou rapports) créés uniquement pour répondre au questionnaire EcoVadis ne seront pas acceptés ;
• les objectifs, actions ou rapports copiés d’une autre organisation ou de sources en ligne sans preuve et assurance raisonnables de leur mise en œuvre ;
• les documents informels (sans le nom ou le logo de l’entreprise, sans la date d’émission ou d’examen, sans photos, etc.) ;
• les preuves fournies sous la forme de documents intégrés/liens Internet (les preuves doivent être présentées directement dans le document) ; les analystes ne téléchargeront pas manuellement de documents supplémentaires à partir de ces liens ;
• les preuves non liées aux 21 critères RSE d’EcoVadis.

*1. Les captures d’écran de l’intranet de votre entreprise doivent présenter les éléments de votre système de gestion qui ont été sous-traités ou qui ne sont pas disponibles en tant que documents. En général, cela recouvre uniquement les modules pour les parcours de formation. Toutefois, les preuves seront acceptables si elles font partie de votre système de gestion.

Pour plus d'informations et des exemples de documents pouvant être présentés, veuillez télécharger notre guide des documents ou cliquez ici pour en savoir plus sur le périmètre de l'évaluation.

Comment EcoVadis utilisera mes documents ? Qui a accès à mes documents ?

Les documents fournis aux fins de l’évaluation seront utilisés uniquement pour appuyer vos réponses à l’évaluation. Notre équipe d'analystes passera en revue les documents au cours de l'évaluation, et ces derniers seront partagés uniquement avec vos partenaires commerciaux si vous en formulez la demande expresse.

Lorsque vous téléchargez un nouveau document, vous pouvez choisir de le partager. Si vous le partagez, ce document sera visible en ligne par les partenaires commerciaux avec lesquels vous avez décidé de partager votre fiche d’évaluation (résultat de notation RSE). EcoVadis s’engage pleinement à assurer la sécurité des données de ses clients et à fournir des solutions en ligne hautement sécurisées.

Chaque document que vous avez téléchargé contient une échéance. Tous les documents téléchargés en lien avec votre évaluation seront pris en compte dans toutes les évaluations suivantes jusqu'à leur expiration, et notre système supprime automatiquement ces documents expirés et toutes les options qui y sont attachées. 

Que prévoit EcoVadis face aux documents justificatifs frauduleux ?

La notation EcoVadis repose sur des preuves, ce qui exige des entreprises qu'elles fournissent une documentation formalisée, récente et préexistante qui sert d'élément fiable du système de gestion RSE de l'entreprise. Étant donné que des documents justificatifs crédibles sont essentiels à l’évaluation, EcoVadis dispose d’un programme rigoureux et complexe pour vérifier l’intégrité des preuves. 

Les documents suivants ne seront pas considérés comme des preuves et ne seront pas acceptés :

• Les documents (engagements, actions et rapports) créés uniquement pour répondre au questionnaire EcoVadis ;
• Les documents copiés d'une autre organisation ou de sources en ligne sans preuve et assurance raisonnables de leur mise en œuvre ;
• Les certificats falsifiés.

Comment procède EcoVadis pour vérifier la crédibilité des documents ?

EcoVadis a mis en place un mécanisme interne pour détecter les documents douteux. De plus, nos analystes peuvent signaler les cas suspects à un groupe de travail spécial. Nous soumettons les certificats reçus à un processus de vérification systématique afin de contrôler leur validité ainsi que la fiabilité de l'organisme de certification. EcoVadis a également établi un partenariat avec un fournisseur de logiciels pour détecter la présence de contenus plagiés. Cet outil précis, fiable et confidentiel permet à nos analystes de déterminer si les documents sont authentiques, dignes de confiance et crédibles.

Quelles sont les conséquences de la remise de documents douteux ?

Vos documents seront rejetés s'il s'avère qu'ils ont été préparés spécifiquement pour notre évaluation ou qu'ils sont en grande partie plagiés à partir de sources externes sans avoir été adaptés de manière adéquate. Un commentaire explicite de nos analystes figurera également sur la fiche d'évaluation de votre entreprise et sera visible par les entreprises à l'origine de la demande. Enfin, les entreprises à l'origine de demandes seront alertées si les documents que vous avez envoyés ressemblent à ceux d'autres entreprises évaluées par EcoVadis ou si des certificats falsifiés ont été soumis pour l'évaluation. Par conséquent, la remise de documents douteux peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise et sur vos relations avec vos partenaires commerciaux.

Pour plus d’informations et des exemples de documents pouvant être fournis, veuillez télécharger notre guide des documents.