I questionari di valutazione EcoVadis sono adatti ad ogni azienda a seconda del settore, dell’ubicazione e delle dimensioni, comprese le aziende molto piccole con un massimo di 25 dipendenti. In media, diverse aziende molto piccole devono rispondere a dieci domande. Alcuni indicatori di gestione, come le adesioni (ad es., UNCG) e la relativa copertura, non sono applicabili. Ciò permette di prendere in considerazione solo gli aspetti pertinenti all’azienda.
I documenti giustificativi sono essenziali per l’analisi delle performance di sostenibilità dell’azienda. Siamo consapevoli del fatto che le aziende più piccole potrebbero non avere un sistema di gestione della sostenibilità sviluppato come quello delle aziende più grandi e potrebbero avere meno documenti formalizzati. Per questo motivo, consentiamo una maggiore flessibilità e accettiamo documenti giustificativi non formalizzati per aziende molto piccole (XS). Occorre tuttavia ricordare che i documenti devono essere recenti, pertinenti, completi e correlati al corrispondente ambito della valutazione.
- Che tipo di documenti giustificativi si possono fornire?
- Esempi di documenti specifici per le aziende molto piccole (XS)
- Esempi di documenti accettabili e non accettabili
Che tipo di documenti giustificativi si possono fornire?
È possibile fornirci documenti formalizzati che rispecchino il sistema di gestione della sostenibilità dell’azienda e supportino le risposte riportate nel questionario.
Ecco alcuni esempi di documenti che possono essere forniti (solo a scopo illustrativo): procedure di gestione della sostenibilità, relazioni sulla sostenibilità, rapporti di audit in ambito sociale, politiche di salute, sicurezza e ambiente (HSE), codice etico/di condotta, manuali dei dipendenti, certificati (ISO14001, ISO45001, tra gli altri), UNGC Communication on Progress, relazioni annuali con sezione integrata sulla sostenibilità.
Tutti i documenti devono essere:
- Pertinenti e completi nonché correlati al corrispondente ambito di valutazione;
- In uno di questi formati: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png e .jpeg. Nota: per “Carica un nuovo documento”, il tipo di file “Documento Adobe Acrobat” può causare problemi di caricamento. In questo caso, per caricarlo, salvare il documento come PDF;
Nota: per “Carica un nuovo link”, fornire solo link alla pagina web, non a documenti. La pagina verrà acquisita e caricata nella libreria dei documenti in formato PDF. Verrà catturata solo la pagina web specifica disponibile tramite il link, non l’intero sito web. Assicurarsi che il link sia valido e inizi con http:// o https://.; - Di dimensioni inferiori a 30 MB;
- Regolarmente aggiornati. Alle politiche e alle azioni si applica un periodo di validità di 8 anni e ai reporting KPI un periodo di validità di 2 anni;
- formato testo: se i documenti non sono in inglese, francese, spagnolo, tedesco, cinese o giapponese, occorre inviarli codificati come testo, non come immagine.
EcoVadis non considererà:
- Documenti (impegni, azioni o rendicontazioni) creati appositamente per rispondere al questionario EcoVadis;
- Obiettivi, azioni o rendicontazioni copiati da un’altra organizzazione o provenienti da fonti online senza ragionevoli prove o garanzie circa l’implementazione di quanto confermato;
- Documentazione informale (ad es. senza la ragione sociale o il logo dell’azienda, senza la data di emissione o revisione, foto, ecc.).
- Le prove devono essere presentate sotto forma di documenti/link web incorporati (cioè devono essere visibili direttamente nel documento); gli analisti non scaricheranno manualmente eventuale documentazione integrativa da tali link;
- Prova non collegata ai 21 criteri di sostenibilità EcoVadis.
Per ulteriori informazioni ed esempi dei documenti che possono essere forniti, scaricate la nostra guida per la documentazione o scoprite di più sull’ambito di valutazione.
Esempi di documenti specifici per le aziende molto piccole (XS)
È possibile fornirci documenti formalizzati che rispecchino il sistema di gestione della sostenibilità dell’azienda e supportino le risposte riportate nel questionario. Gli esempi di documenti accettabili per i temi più importanti (Politiche, Misure e Rendicontazioni) includono:
Politiche
I documenti sulle politiche dimostrano che la vostra azienda è impegnata a mitigare i rischi correlati alle principali questioni di sostenibilità. Ciò può includere target (raggiungere x entro una scadenza) e impegni/principi/obiettivi scritti (una dichiarazione di impegno verso le questioni di sostenibilità).
- La lettera firmata dal CEO che illustra l’impegno dell’azienda sulle questioni principali relative alla sostenibilità, è utilizzata per comunicare gli impegni aziendali all’interno e/o all’esterno. Le principali questioni relative alla sostenibilità sono indicate nel Profilo di rischio del settore.
- Piani di azione o roadmap per impegni specifici di sostenibilità, incluso l’elenco delle azioni pianificate da implementare (ad es., Piani di azione annuali per salute e sicurezza) per la pianificazione interna.
Misure
I documenti relativi alle misure/azioni dovrebbero dimostrare le azioni concrete che l’azienda sta attualmente implementando nelle operazioni quotidiane.
- Fatture che dimostrano che l’azione è stata implementata (ad es., una fattura che dimostra che la vostra azienda ha acquistato attrezzature ad alta efficienza energetica, ecc.)
- Documentazioni relative alla formazione comprovanti che le azioni sono state comunicate e implementate. Ciò può includere registri di formazione, liste di controllo o materiali didattici (slide, ecc.)
- E-mail comprovanti le azioni implementate (ad es., comunicazione ai fornitori sulle aspettative ambientali e sociali)
Rendicontazioni
Documenti di rendicontazione che dimostrano che la vostra azienda sta monitorando i KPI relativi alle questioni cruciali di sostenibilità all’interno dell’azienda. I documenti di rendicontazione dovrebbero riguardare al massimo due anni solari e coprire informazioni per almeno l’ultimo anno.
Ambiente
- Tipi di risorse consumate (ad es., rifiuti, acqua, energia [elettricità, gas, petrolio]) con unità e anno/periodo di rendicontazione (2020, 2019-2022, ecc).
- La stima può essere utilizzata se spiegata chiaramente quando è difficile ottenere informazioni sulle emissioni effettive (ad es., il consumo di acqua o elettricità può essere stimato a partire dalle emissioni totali degli edifici suddivisi o degli edifici adibiti ad uffici in affitto/locazione).
- Informazioni sulle emissioni che possono essere tracciate da fatture e contratti. Queste informazioni devono essere seguite in un documento formale.
Pratiche Lavorative e Diritti Umani
- Argomenti monitorati (ad es., numero di infortuni, formazione svolta) con unità (Numero o Percentuale) e periodo di report (2020, 2019-2022, ecc).
Nota: occorre notare che fornire esclusivamente fatture (ad es., bollette energetiche, bollette dell’acqua) non è una prova accettabile per la rendicontazione. L’Indicatore di rendicontazione non valuta solo la disponibilità di informazioni, ma anche il monitoraggio attivo e il benchmarking dei progressi in tutti i KPI all’interno di ciascun tema.
Gli esempi di documenti accettabili includono:
- evidenza della formazione dei dipendenti;
- e-mail interne riguardo la formazione per la sensibilizzazione dei dipendenti;
- fatture di acquisto per prodotti con marchio di qualità ecologica per le azioni implementate;
- politica di etica aziendale;
- dashboard ambientali interne;
- foglio Excel con dati sulle risorse umane, ad es., KPI relativi alla formazione dei dipendenti;
- presentazione della gestione interna;
- documenti di valutazione dei rischi.
Gli esempi di documenti non accettabili includono:
- fatture di utenze di terze parti a fini di rendicontazione;
- auto-dichiarazioni improvvisate;
- descrizione di azioni dichiarate come adottate senza prove attendibili;
- foto;
- brochure relative alla filantropia;
- documenti dei vostri clienti, fornitori o partner commerciali;
- licenze per operare in un settore secondo le disposizioni giuridiche;
- altri documenti per la conformità legale emessi da un’autorità locale.
Consultare la nostra Guida per aziende molto piccole (XS). Include una panoramica della nostra metodologia e indicazioni sui documenti giustificativi.
Maggiori informazioni sul formato e sul periodo di validità dei documenti giustificativi.
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