엑스트라 스몰(XS) 기업을 운영하는 경우 어떤 종류의 증빙서류를 제공할 수 있습니까?

EcoVadis 평가 설문지는 직원이 최대 25명인 엑스트라 스몰(XS) 기업을 포함하여 업종, 위치 및 규모에 따라 각 기업에 맞게 조정됩니다. 평균적으로, 다양한 소규모 기업은 10개의 질문을 받습니다. 지지(예: UNGC) 및 커버리지와 같은 일부 관리 지표는 적용되지 않습니다. 이렇게 함으로써 해당 기업에 적절한 이슈들만 고려됩니다.

증빙서류는 기업의 지속가능성 퍼포먼스를 분석하는 데 필수적입니다. EcoVadis는 중소기업이 대기업만큼 발전된 지속가능성 관리 시스템을 갖추지 못했을 수 있으며 중소기업에는 규격화된 문서가 더 적을 수 있다는 점을 이해합니다. 이러한 이유로 엑스트라 스몰(XS) 기업에 대해서는 더 많은 유연성을 허용하며 규격화되지 않은 증빙서류도 인정합니다. 그러나 증빙서류는 연관성과 완결성을 구비한 최신 자료여야 하며, 해당되는 평가 범위와 관련되어야 합니다. 

어떤 종류의 증빙서류를 제출할 수 있습니까?

귀사의 지속가능성 관리 시스템을 보여주고 설문지 답변을 뒷받침할 수 있는 어떤 공식 문서도 제출할 수 있습니다.

제출 가능한 문서의 예(예시 목적): 지속가능성 관리 절차, 지속가능성 보고서, 사회적 감사 보고서, HSE 정책, 윤리/행동 강령, 취업규칙, 인증(특히 ISO14001, ISO45001), UNGC 이행보고서, 통합 지속가능성 섹션이 포함된 애뉴얼리포트

모든 문서는 다음과 같아야 합니다.

  • 적절하고 완전할 뿐만 아니라 해당 평가 범위와 관련되어야 함
  • .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png 및 .jpeg 형식 중 하나. 참고: "새 문서 업로드"의 경우 "Adobe Acrobat 문서" 파일 형식으로 인해 업로드 문제가 발생할 수 있습니다. 이 경우 문서를 PDF로 저장한 후 업로드하십시오;
    참고: "새 링크 업로드"의 경우 문서가 아닌 웹페이지에 대한 링크만 제공하십시오. 페이지는 캡처될 것이고 귀하의 문서 라이브러리로 PDF로 업로드될 것입니다. 링크에서 사용할 수 있는 특정 웹페이지만 캡처되고 전체 웹페이지는 캡처되지 않습니다. 링크가 유효하고 http:// 또는 https://로 시작하는지 확인하십시오.
  • 파일 크기 30MB 미만
  • 정기적으로 검토한 문서. 정책 및 액션에 대해서는 8년, KPI 보고에 대해서는 2년의 유효기간이 있습니다;
  • 텍스트 형식 - 문서의 언어가 영어, 프랑스어, 스페인어, 독일어, 중국어 또는 일본어가 아닌 경우 이미지가 아닌 텍스트로 코딩하여 보내주십시오.

EcoVadis는 는 다음 사항을 인정하지 않습니다.

  • EcoVadis 설문지를 충족하기 위해서만 작성된 문서(정책, 액션 또는 보고)는 허용되지 않습니다.
  • 합리적인 증거 및 이행 보증 없이 다른 조직 또는 온라인 출처에서 복사한 목표, 액션 또는 보고는 허용되지 않습니다.
  • 비공식 문서(예: 기업 이름이나 로고가 없는 문서, 발행 또는 검토 날짜, 사진 등이 없는 문서)는 허용되지 않습니다.
  • 증빙 자료는 포함된 문서/웹 링크의 형태로 제시되어야 합니다(즉, 증거는 문서에 직접 표시되어야 함). 애널리스트가 이러한 링크에서 추가 문서를 수동으로 다운로드하지 않습니다.
  • 21 EcoVadis 지속가능성 평가 항목과 무관한 증거입니다.

제공할 수 있는 문서에 대한 자세한 내용과 예를 보려면 문서 가이드를 다운로드하거나 평가범위에 대해 자세히 알아보십시오.

XS 기업을 위한 구체적인 문서 예

귀사의 지속가능성 관리 시스템을 보여주고 설문지 답변을 뒷받침할 수 있는 어떤 공식 문서도 제출할 수 있습니다. 가장 중요한 분야(정책, 조치, 보고)에 대해 허용되는 문서의 예는 다음과 같습니다.

정책

정책 문서는 귀사가 지속가능성의 핵심적인 이슈와 관련된 리스크를 완화하기 위해 최선을 다하고 있음을 입증합니다. 여기에는 목표(제출 기한까지 x 달성) 및 서면 약속/원칙/목적(지속가능성 이슈에 대한 정책 선언문)이 포함될 수 있습니다.

  • 지속가능성의 핵심적인 이슈에 대한 기업의 정책을 보여주는, CEO가 서명한 서신은 기업의 정책을 내부 및/또는 외부에 전달하는 데 사용됩니다. 지속가능성의 핵심적인 이슈는 업계별 리스크 프로필에서 확인할 수 있습니다.
  • 내부 계획 목적으로 시행 예정인 액션 목록(예: 연간 보건 안전 조치 계획)을 포함하여, 구체적인 지속가능성 정책에 대한 조치 계획 또는 로드맵입니다.

조치

조치/액션 문서는 귀사가 일상적인 운영에서 현재 시행하고 있는 구체적인 액션을 보여주어야 합니다.

  • 액션이 시행되었음을 입증하는 인보이스(예: 기업에서 에너지 효율적인 장비를 구매했음을 보여주는 인보이스 등)
  • 액션이 전달되고 시행되었음을 보여주는 교육 문서로, 여기에는 교육 기록, 체크리스트 또는 교육 자료(슬라이드 등)가 포함될 수 있음
  • 시행된 액션을 입증하는 이메일(예: 환경 및 사회적 기대에 대한 공급업체와의 커뮤니케이션)

보고

귀사가 기업 내 중요한 지속가능성 이슈와 관련된 KPI를 모니터링하고 있음을 보여주는 보고 문서입니다. 보고 문서는 최대 2년이 넘지 않아야 하며 적어도 1년 이상의 정보를 다루어야 합니다.

환경

  • 단위 및 보고 연도/기간(2020, 2019~2022 등)별 소비된 자원 유형(예: 폐기물, 물, 에너지[전기, 가스, 석유])
  • 실제 배출량 정보를 얻기 어려울 때 명확한 설명이 있는 경우 추정을 사용할 수 있음(예: 물 또는 전기 소비량은 세분화된 건물이나 임차/임대한 사무실 건물의 전체 배출량에서 추정할 수 있음)
  • 청구서 및 계약서에서 추적할 수 있는 배출량 정보로, 공식 문서에서는 이 정보를 따라야 함

노동 및 인권

  • 단위(수 또는 비율) 및 보고 기간(2020, 2019~2022 등)별로 모니터링되는 주제(예: 사고 건수, 실시된 교육)

참고: 청구서(예: 에너지 청구서, 수도 요금 청구서)만 제출하는 것은 보고용 증빙자료로 인정되지 않습니다. 보고 지표는 정보의 가용성뿐만 아니라 각 분야 내 모든 KPI 전반에 대한 진행 상황의 적극적인 모니터링과 벤치마킹을 평가합니다.

제출 가능한 증빙서류의 예시는 다음과 같습니다:

  • 직원 교육에 관한 증빙 서류
  • 직원 의식 교육과 관련된 내부 이메일
  • 구축된 액션을 위해 환경 마크(에코 라벨)를 획득한 제품을 구매했음을 나타내는 청구서
  • 사업 윤리 정책
  • 내부 환경 친화적 대시보드
  • HR 데이터가 포함된 Excel 시트(예: 직원 교육과 관련된 KPI)
  • 내부 경영진 프레젠테이션
  • 리스크 평가에 관한 문서

제출 가능하지 않은 증빙서류의 예는 다음과 같습니다.

  • 보고 목적을 위한 제3자의 유틸리티 인보이스
  • 즉석에서 자체적으로 선언한 강령
  • 확실한 증거 없이 단순히 구축된 것으로 답변된 액션에 대한 설명
  • 사진
  • 자선 활동에 관한 브로셔
  • 고객, 공급업체 또는 비즈니스 파트너의 문서
  • 법적 규정에 따라 사업을 운영할 수 있다는 허가증
  • 지역 당국에서 발행한 기타 법규 준수 문서

엑스트라 스몰(XS) 기업을 위한 가이드를 확인해 보십시오. 여기에는 평가 방법론에 대한 개요와 증빙서류에 대한 지침이 포함되어 있습니다.

증빙서류의 형식과 유효기간에 관해 자세히 알아보십시오.