Wat is het EcoVadis-beoordelingsproces?

De EcoVadis-duurzaamheidsbeoordeling is een betaalde dienst om de materiële duurzaamheidseffecten van uw bedrijf te beoordelen op basis van gedocumenteerd bewijsmateriaal.

De EcoVadis-duurzaamheidsbeoordeling is georganiseerd in vier fasen:

• Aanmelding
• Vragenlijst
• Deskundigenanalyse
• Resultaten

1) Aanmelding

Registreer u om uw bedrijf te laten beoordelen door EcoVadis

Ga naar deze aanmeldingspagina om het beoordelingsproces te starten.

Registratie is een proces in twee stappen.

Ten eerste wordt u gevraagd om de bedrijfsnaam en uw contactgegevens op te geven.

Vervolgens wordt u gevraagd naar:

• Naam van de rechtspersoon van het beoordeelde bedrijf of locatie.
• Scope van de beoordeling – controleer welke beoordelingsscope van toepassing is op uw bedrijf.
• Land waar het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd of het adres van de locatie - afhankelijk van de geselecteerde beoordelingsscope.
• Bedrijfsomvang.
• Sector waarin uw bedrijf actief is.

Dit zal ons helpen uw vragenlijst en abonnement aanbod aan te passen.

Opmerking: Onze experts op het gebied van gegevensbeheer verifiëren de bedrijfsinformatie die tijdens aanmelding wordt verstrekt. Het kan veranderen op basis van de verificatieresultaten.

Als een handelspartner uw bedrijf uitnodigt om beoordeeld te worden door EcoVadis

Als uw bedrijf wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de EcoVadis-beoordeling, volgt u de link in de uitnodigingsmail. 

Dit zorgt ervoor dat het aanvragende bedrijf op de hoogte wordt gehouden over uw voortgang en dat uw beoordelingsresultaten automatisch met hen worden gedeeld na voltooiing.

Waarom moet ik me registreren?

Wanneer u zich registreert, verstrekt u ons uw contactgegevens en bedrijfsnaam – wat ons helpt te controleren of dit bedrijf al bestaat bij EcoVadis.

Als u zich registreert, zult u:

• Toegang krijgen tot de gratis versie van het EcoVadis platform, met veel bronnen die u op weg helpen
• Het bedrijfsprofiel kunnen aanvullen door bijkomende informatie over uw bedrijf te verstrekken. Dit maakt het mogelijk om de vragenlijst en het abonnement af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf.

Uw registratie duurt slechts een paar minuten. Het invullen van het bedrijfsprofiel duurt idealiter tussen de 5 en 10 minuten, maar misschien heeft u meer tijd nodig om uw collega's te raadplegen en de nodige informatie te verzamelen.

Neem in ogenschouw dat tijdens de registratie verstrekte bedrijfsinformatie geverifieerd moet worden door onze deskundigen op het gebied van gegevensbeheer. Het kan worden gewijzigd op basis van de verificatieresultaten.

Zullen de gegevens die ik opgeef tijdens mijn registratie vertrouwelijk blijven?

Met de gegevens die u tijdens het registratiesproces verstrekt, kan EcoVadis uw bedrijfsprofiel bepalen en een op maat gemaakte duurzaamheidsbeoordelingsvragenlijst opstellen.

In de meeste gevallen is de algemene informatie die vereist is tijdens het registratiesproces voor iedereen beschikbaar, zoals:

• bedrijfsnaam
• sector
• omvang
• locatie

In sommige optionele velden kan er om vertrouwelijke informatie worden gevraagd, bv. de bedrijfsomzet. Deze informatie zal vertrouwelijk worden behandeld conform de algemene voorwaarden.

2) Vragenlijst

Na ontvangst en verwerking van uw registratie ontvangt u een automatische melding met uw gebruikersnaam en een link om uw wachtwoord aan te maken om toegang te krijgen tot de EcoVadis platform, waar u uw abonnement kunt kiezen en kunt beginnen met het voltooien van de duurzaamheidsvragenlijst van uw bedrijf.

Meer informatie over beschikbare abonnementen en prijzen.

Er zijn geen verkeerde antwoorden (of vragen)
De unieke vragenlijst van uw bedrijf zal alle materiële duurzaamheidsgevolgen voor een bedrijf van uw omvang, sector en locatie aanpakken. De vragenlijst is ook flexibel genoeg om u in staat te stellen bewijs te leveren van alle gebieden waar uw bedrijf innovatief is en "verder gaat dan naleving". Als u denkt dat een vraag niet relevant is, kunt u “Ik weet het niet” of “Niet van toepassing” selecteren uit de antwoord opties. Als u twijfels hebt, dan is dat een goede gelegenheid om de zaak met uw team te verifiëren. Wanneer u denkt dat u advies nodig hebt, kunt u ook contact opnemen met ons Customer Care Team. 

Ondersteunende documentatie
Tijdens het proces van het invullen van de vragenlijst worden ondersteunende documenten gevraagd. Ondersteunende documenten zijn essentieel voor het valideren van de maatschappelijk verantwoorde managementsystemen van uw bedrijf door de duurzaamheidsanalisten van EcoVadis. Alle verstrekte documentatie wordt vertrouwelijk behandeld en wordt standaard niet gedeeld met uw aanvragende bedrijven. Houd er rekening mee dat er een vijfenvijftig (55) documentenlimiet is en dat alleen relevante documentatie, die verwijzen naar de juiste vragen, u zal helpen bij uw beoordeling.

Mogelijkheid om samen te werken
Neem even de tijd om de verschillende onderdelen van de vragenlijst door te nemen, en kennis te nemen van de verschillende soorten informatie die gevraagd worden. Het invullen van de vragenlijst met alle relevante documentatie kan enkele uren of een paar dagen in beslag nemen, afhankelijk van de omvang van uw bedrijf, de mate waarin duurzaamheid al een rol speelt en het gemak van toegang tot de gevraagde informatie.

Als u in het verleden geen beoordeling van de duurzaamheidsmanagementsystemen van uw bedrijf hebt voltooid, kan dit een mooie kans zijn om meerdere belanghebbenden binnen uw bedrijf te betrekken en om een afdelingsoverschrijdende samenwerking te bereiken over de onderwerpen die betrekking hebben op duurzaamheid binnen uw bedrijf. Overweeg gebruikersaccounts voor collega's aan te maken, zodat zij u kunnen helpen bij het beantwoorden van vragen en het uploaden van relevante documentatie.

3) Deskundigenanalyse

Nadat u de vragenlijst hebt verzonden, verzamelen onze duurzaamheidsanalisten nieuws over uw bedrijf op het gebied van duurzaamheid uit openbare bronnen. Vervolgens beoordelen zij uw antwoorden en de bijbehorende documenten. Zodra we dit hebben gedaan, geven we geschatte publicatiedatums weer op uw EcoVadis Ratings-platform.

Het duurt doorgaans 6 tot 8 weken voordat resultaten zijn gepubliceerd. Omdat we echter elk bedrijf afzonderlijk benaderen, kan deze periode korter of langer zijn, afhankelijk van uw bedrijfsprofiel. Als u een Select-abonnement heeft, kan uw scorecard eerder worden gepubliceerd dan de aangegeven datum.

Wanneer er tijdens een bepaalde periode veel vraag is, duurt het mogelijk langer om de geschatte publicatiedatums weer te geven en om resultaten te publiceren.

De EcoVadis-methodologie voor het beoordelen van het duurzaamheidsbeheersysteem van een bedrijf, is gebaseerd op internationale normen zoals de Global Rapportage Index (GRI), ISO 26000 en de leidende principes van het Global Compact. Bekijk onze EcoVadis-methodologie voor meer informatie.

4) Resultaten

Wanneer uw scorecard is gepubliceerd, ontvangt u een e-mail en is de scorecard beschikbaar op uw EcoVadis platform. Als u bent uitgenodigd om te worden beoordeeld door een handelspartner, wordt u scorecard onmiddellijk met hen gedeeld. Latere verzoeken om te delen kunnen via het platform worden vervuld terwijl de scorecard geldig is. Scorecards zijn twaalf (12) maanden geldig vanaf de publicatiedatum en kunnen buiten het platform worden gedeeld met een Premium-, Select- of Corporate-abonnement.

Ingevulde vragenlijsten moeten uiterlijk op 30 september 2025 zijn ingediend, zodat de scorecard vóór het einde van het kalenderjaar wordt gepubliceerd. EcoVadis kan geen publicatie vóór het einde van het jaar garanderen voor vragenlijsten die na deze datum zijn ingediend.

Let op: Deze tijdlijn is niet van toepassing op bedrijven met een Select-abonnement.

Hebt u meteen een antwoord nodig? Chat dan nu met Lumi. Klik hier voor meer informatie