Gebruikers toevoegen en beheren

U kunt collega's uitnodigen om aan de vragenlijst te werken door een gebruikersaccount te maken. Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan de vragenlijst werken.

• Soorten gebruikersrollen
• Gebruikersaccounts beheren
• E-maildomeinen beheren
• Een nieuwe gebruiker aanmaken
• Een nieuwe gebruiker aanmaken via de vragenlijst
• Een bestaande gebruiker associëren
• Gebruiker bewerken/deactiveren
• Uw wachtwoord opnieuw instellen
• Gebruiker deblokkeren
• Gebruiker verwijderen
• De gebruikerslijst exporteren
• Gebruikers in batch beheren

Soorten gebruikersrollen

Als beoordeeld bedrijf heeft u twee gebruikersrollen in het EcoVadis Ratings platform: Beoordelingsmedewerker en Beoordelingsadministrator. Beiden kunnen deelnemen aan de beoordeling en hebben toegang tot alle functies om de duurzaamheidsprestaties van hun bedrijf te beheren. Een beoordelingsadministrator heeft extra rechten, ze kunnen andere gebruikers beheren en fungeren als de eerste contactpersoon voor e-mailcommunicatie.

Gebruikersaccounts beheren

1. Ga naar www.ecovadis-survey.com/app/. 
2. Log in met uw gebruikersnaam (uw e-mailadres) en wachtwoord. Op de inlogpagina is ook een 'wachtwoord vergeten'-link beschikbaar.
3. Open het gebruikersmenu in de rechterbovenhoek van de pagina. Ga naar Gebruikersbeheer om gebruikers te bekijken en te beheren.
   
   Opmerking: Alleen beoordelingsadministrators kunnen deze actie uitvoeren.
   
   
4. Het tabblad Gebruikerslijst toont de lijst met bestaande namen van gebruikers, gebruikersnamen, gebruikersrollen en status. Gebruik de zoekbalk om een ​​specifieke gebruiker te vinden. Gebruik filters om uw resultaten te verfijnen op rol of status.

5. Gebruik de vervolgkeuzelijst voor sorteren om resultaten op naam of gebruikersnaam te sorteren.

E-maildomeinen beheren

Geautoriseerde domeinen is een beveiligingsmaatregel die ervoor zorgt dat alleen gebruikers met een e-maildomein dat bij uw bedrijf hoort, kunnen worden toegevoegd aan uw EcoVadis-account. U kunt de geautoriseerde domeinen rechtstreeks op het platform beheren door ze naar behoefte toe te voegen of te verwijderen.

Opmerking: Alleen gebruikers van het platform die beheerdersrechten hebben, kunnen geautoriseerde domeinen toevoegen of verwijderen.

1. Selecteer in het gebruikersmenu in de rechterbovenhoek van de pagina Gebruikersbeheeren ga naar het nieuwe tabblad Instellingen;

2. Klik op het tabblad 'Instellingen' op de knop 'Bewerken' om een invoerveld voor de domeinnaam weer te geven.
3. Klik op 'Nog een domein toevoegen' om meer domeinen in te voeren.
   
   

Eenmaal opgeslagen kunt u een geautoriseerd domein verwijderen door op het pictogram Verwijderen te klikken. Houd er wel rekening mee dat de bestaande gebruikers met dat domein toegang blijven hebben tot de EcoVadis-account van uw bedrijf.

Een nieuwe gebruiker aanmaken

1. Klik op 'Nieuwe gebruiker toevoegen' rechtsboven op de pagina. 

2. Vervolgens wordt u gevraagd hun naam en details op te geven en hun gebruikersinstellingen te definiëren: de rol en taalvoorkeuren. Klik op 'Opslaan' om te bevestigen en de gebruiker aan te maken. Hierdoor wordt een e-mail naar de gebruiker gestuurd met instructies voor het instellen van het wachtwoord.

Een nieuwe gebruiker aanmaken via de vragenlijst

U kunt een collega direct vanuit de vragenlijst uitnodigen om met u samen te werken terwijl u de vragenlijst beantwoordt.

1. Ga naar het Dashboard.
2. Klik op “Betrek uw collega's erbij”, direct onder de groene knop “Vragenlijst openen”.

3. Voer de contactgegevens van uw collega in, en zij zullen automatisch een e-mail ontvangen met details om toegang te krijgen tot de vragenlijst.

Een bestaande gebruiker associëren

Als u iemand probeert toe te voegen aan het EcoVadis-account van uw bedrijf, kan het zijn dat deze persoon al een bestaande account heeft. In dergelijke gevallen kunt u hun bestaande account koppelen aan de account van uw bedrijf. Om dit te doen, volgt u eenvoudig dezelfde stappen als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker. Als de persoon die u toevoegt al een account heeft, verschijnt er een bevestigingspop-up waarin wordt bevestigd dat er geen inloggegevens naar de persoon worden verzonden, omdat de bestaande inloggegevens kunnen worden gebruikt voor toegang tot dit nieuwe account.

Opmerking: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor beoordelingsadministrators. Hebt u hulp nodig, neem dan contact op met uw administrators.

Gebruikers bewerken/deactiveren

1. Klik op de drie stippen aan de rechterkant van de lijst en selecteer 'Bewerken'. 

2. Bewerk de gebruikersgegevens zoals vereist. Om de gebruiker te deactiveren, beweegt u de schakelaar naar links naar inactief.

3. Klik op 'Opslaan' om uw wijzigingen te bevestigen en op te slaan.

Uw wachtwoord opnieuw instellen

1. Klik op de drie stippen aan de rechterkant van de lijst en selecteer 'Wachtwoord opnieuw instellen'. 

Hierdoor wordt een e-mail naar de gebruiker gestuurd met instructies voor het opnieuw instellen van het wachtwoord. Alleen de gebruiker kan een nieuw wachtwoord instellen.

Toegang tot gebruikersaccount deblokkeren

Om veiligheidsredenen blokkeert EcoVadis de toegang tot het platform na 5 mislukte inlogpogingen. Als dat gebeurt, kunnen gebruikers 15 minuten wachten om weer toegang te krijgen en het opnieuw proberen.

De beheerders van het EcoVadis-account van uw bedrijf kunnen deze wachttijd echter omzeilen en de toegang van de gebruiker onmiddellijk deblokkeren. Om dit te doen:

1. Ga naar het tabblad Gebruikerslijst op de pagina Gebruikersbeheer.
2. Klik op 'Gebruiker deblokkeren' vanaf het pictogram 'meer opties' (3 puntjes), waardoor de geselecteerde gebruiker weer toegang krijgt.

Opmerking: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor Beoordelingsadministrators. Neem contact op met uw beheerder(s) als u hulp nodig hebt.

Gebruiker verwijderen

U kunt gebruikersaccounts rechtstreeks op het platform verwijderen, met enkele uitzonderingen*. Deze selfservicefunctionaliteit vereenvoudigt uw routine en taken.

Opmerking: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor beoordelingsadministrators.

1. Selecteer op het tabblad 'Gebruikerslijst' de gebruiker die u wilt verwijderen en klik op het pictogram 'Meer opties' (3 puntjes) om het menu-item 'Gebruiker verwijderen' te kiezen.
2. Er verschijnt een bevestigingspop-up. Houd er rekening mee dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt.
   
3. Als u de actie bevestigt, krijgt u een van de volgende bevestigingsberichten te zien:

• Voor succesvolle verwijdering: "Verwijdering van 1 gebruiker gestart. Dit kan een paar minuten duren."
• Voor mislukte verwijdering: "Het verwijderen van deze gebruiker is mislukt. Probeer het later opnieuw."

*Houd er rekening mee dat klanten vanwege wettelijke vereisten met betrekking tot het bewaren van gegevens geen gebruikers van hun bedrijf kunnen verwijderen die:

• de algemene voorwaarden hebben geaccepteerd;
• een scorecard hebben gedeeld;
• een vragenlijst hebben ingediend;
• een document hebben geüpload.

Omwille van de transparantie wordt deze informatie op uw platform weergegeven.

De gebruikerslijst exporteren

De gebruikerslijst exporteren:

1. Ga naar de pagina Gebruikersbeheer in het gebruikersmenu en klik op 'Gebruikerslijst exporteren' bovenaan de lijst.
   
   Opmerking: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor beoordelingsadministrators.

De geëxporteerde informatie omvat gebruikersnaam, e-mail, rol, status en laatste inlogdatum. 

Gebruikers in batch beheren

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor Beoordelingsadministrators. Op de pagina Gebruikersbeheer (beschikbaar via het gebruikersmenu) moeten ze rechtsboven op de pagina klikken op 'Gebruikers in batch uploaden'.

Hierdoor wordt een pop-upvenster geopend waarin ze een nieuw sjabloon kunnen downloaden of de bestaande gebruikerslijst kunnen exporteren en naar behoefte kunnen bewerken. Vervolgens uploaden ze het definitieve bestand. Zodra de upload is voltooid, wordt de gebruikerslijst dienovereenkomstig bijgewerkt.

Opmerking: Verzeker u ervan dat alle verplichte velden zijn ingevuld in uw Excel-sheet voor contactgegevens van gebruikers, inclusief telefoonnummer, functie en e-mailadres. Doet u dit niet, dan kan de upload mislukken.