Ondersteunende documentatie is een essentieel onderdeel van onze beoordeling en is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw bedrijf een nauwkeurige beoordeling krijgt van uw duurzaamheidspraktijken en -prestaties. U kunt de vragenlijst valideren zonder documenten te uploaden. Houd er echter rekening mee dat we alleen punten aan antwoorden kunnen toekennen die met de juiste bewijzen gestaafd zijn.
De ondersteunende documenten zijn het bewijs van uw antwoorden en zijn van cruciaal belang voor de betrouwbaarheid van uw beoordeling. Denk eraan dat uw antwoorden op de vragenlijst alleen punten kunnen opleveren als de gevraagde documentatie ze ondersteunt.
De documenten moeten het duurzaamheidsmanagementsysteem van uw bedrijf aantonen, recent, relevant en volledig zijn en betrekking hebben op het overeenkomstige toepassingsgebied van de evaluatie. Download onze Documentengids om voorbeelden te zien van documenten die u kunt uploaden naar uw vragenlijst. Uw documenten worden vertrouwelijk behandeld, zoals vermeld in onze algemene voorwaarden. Voor aanvullende informatie over onze interne procedures voor informatiebeveiliging, raadpleegt u Hoe garandeert EcoVadis de veiligheid van mijn gegevens?
- Welk soort ondersteunende documenten kan ik verstrekken?
- Hoe gaat EcoVadis mijn documenten gebruiken? Wie heeft er toegang tot mijn documenten?
- Hoe gaat EcoVadis om met frauduleuze ondersteunende documenten?
- Hoe verifieert EcoVadis de geloofwaardigheid van documenten?
- Wat zijn de gevolgen van het verzenden van twijfelachtige documenten?
Welk soort ondersteunende documenten kan ik verstrekken?
U mag ons alle formele documenten aanleveren die een goed beeld vormen van het duurzaamheidsmanagementsysteem van het bedrijf en die uw antwoorden in de vragenlijst ondersteunen.
Hier volgen enkele voorbeelden van documenten die kunnen worden verstrekt (alleen ter illustratie): procedures voor duurzaamheidsmanagement, duurzaamheidsverslagen, verslagen over sociale audits, VGM-beleid, ethische gedragscode/gedragscode, personeelshandboeken, certificaten (o.a. ISO 14001, ISO 45001), UNGC (United Nations Global Compact)-mededeling over vooruitgang, jaarverslagen met een geïntegreerd duurzaamheidsgedeelte. Schermafbeeldingen van het intranet van uw bedrijf zijn ook aanvaardbaar onder bepaalde voorwaarden1.
Als u een zeer klein bedrijf (XS) heeft, klik dan hier om andere voorbeelden te zien van ondersteunende documenten die we accepteren.
Alle documenten moeten:
- Relevant en volledig zijn, en gerelateerd zijn aan de overeenkomstige scope van de beoordeling;
- In een van deze formats: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.
- Opmerking: voor “Upload een nieuw document” kan het bestandstype “Adobe Acrobat -document” problemen opleveren bij het uploaden. Sla in dit geval het document op als PDF om het te uploaden;
- Opmerking: geef voor “Upload een nieuwe link” alleen links naar de webpagina, geen documenten. De pagina wordt vastgelegd en als PDF naar uw Documentenbibliotheek ge-upload. Daarbij wordt alleen de specifieke webpagina die onder de link beschikbaar is, vastgelegd, niet de hele website. Zorg ervoor dat de link geldig is en begint met http:// of https://.; - Kleiner is dan 30 MB;
- regelmatig wordt beoordeeld. Er geldt een geldigheidsperiode van acht jaar voor zowel beleidsregels als acties, en twee jaar voor KPI-rapportage;
- Tekstformaat: als je documenten niet in het Engels, Frans, Spaans, Duits, Chinees of Japans zijn, stuur ze dan gecodeerd als tekst, niet als afbeelding.
EcoVadis weegt het volgende niet mee:
- Documenten (toezeggingen, acties of rapportage) die alleen zijn gemaakt om aan de EcoVadis-vragenlijst te voldoen, worden niet geaccepteerd;
- Doelstellingen, acties of rapportage die zijn gekopieerd van een andere organisatie of online bronnen zonder redelijk bewijs en zekerheid van implementatie;
- Informele documentatie (bijv. zonder de naam of het logo van het bedrijf, zonder de datum van uitgifte of beoordeling, foto's, enz.)
- Bewijs in de vorm van ingesloten documenten/weblinks (d.w.z. bewijs moet direct in het document worden getoond); Analisten downloaden niet handmatig aanvullende documentatie van dergelijke koppelingen;
- Bewijsmateriaal dat geen verband houdt met de 21 EcoVadis duurzaamheidscriteria.
*1. Schermafbeeldingen van het intranet van uw bedrijf moeten elementen van uw managementsysteem laten zien die waren uitbesteed of niet beschikbaar waren als documenten. Dit omvat gewoonlijk alleen trainingsmodules voor trainingen. Het is echter wel aanvaardbaar als het bewijs deel uitmaakt van uw managementsysteem.
Voor meer informatie en voorbeelden van documenten die verstrekt kunnen worden, kunt u onze documentengids downloaden of meer informatie over de scope van beoordeling bekijken.
Hoe gaat EcoVadis mijn documenten gebruiken? Wie heeft er toegang tot mijn documenten?
Documenten die worden geleverd voor de evaluatie worden alleen gebruikt ter ondersteuning van de antwoorden die u hebt gegeven tijdens de beoordeling. Ons analyseteam beoordeelt de documenten tijdens de evaluatie en ze worden alleen gedeeld met uw handelspartners als u hier expliciet om vraagt.
Wanneer u een nieuw document uploadt, kunt u kiezen of u het wilt delen. Als u het deelt, wordt het document online zichtbaar voor de handelspartners met wie u uw scorecard (resultaat van de duurzaamheidsbeoordeling) wilt delen. EcoVadis zet zich volledig in om de veiligheid van de gegevens van onze klanten te waarborgen en zeer beveiligde online oplossingen te bieden.
Elk document dat u hebt geüpload bevat een vervaldatum. Alle documenten die u bij uw beoordeling hebt geüpload, worden meegenomen in alle volgende beoordelingen totdat ze verlopen zijn. Ons systeem verwijdert deze verlopen documenten en alle opties die eraan zijn gekoppeld automatisch.
Hoe gaat EcoVadis om met frauduleuze ondersteunende documenten?
De EcoVadis Rating is gebaseerd op bewijs en vereist dat bedrijven geformaliseerde, recente en reeds bestaande documentatie verschaffen die een betrouwbaar element is van het duurzaamheidsmanagementsysteem van het bedrijf. Aangezien geloofwaardige ondersteunende documenten cruciaal zijn voor de beoordeling, heeft EcoVadis een strikt, veelzijdig programma om de integriteit van het bewijs te verifiëren.
De volgende documenten worden niet beschouwd als bewijs en worden niet geaccepteerd:
- Documenten (toezeggingen, maatregelen en rapportages) die uitsluitend zijn opgesteld voor de EcoVadis-vragenlijst;
- Documenten die zijn gekopieerd van een andere organisatie of online bronnen zonder redelijk bewijs en garantie ten aanzien van de implementatie;
- Vervalste certificaten.
Hoe verifieert EcoVadis de geloofwaardigheid van documenten?
EcoVadis heeft een intern mechanisme om twijfelachtige documenten te detecteren. Bovendien kunnen onze analisten twijfelachtige gevallen melden aan een speciale taskforce. De verzonden certificaten ondergaan een systematisch verificatieproces om zowel hun geldigheid als de betrouwbaarheid van de certificeringsinstantie te controleren. EcoVadis is ook een samenwerking aangegaan met een softwareprovider om de aanwezigheid van geplagieerde inhoud te detecteren. Met deze nauwkeurige, betrouwbare en vertrouwelijke tool kunnen onze analisten vaststellen of de documenten authentiek, betrouwbaar en geloofwaardig zijn.
Wat zijn de gevolgen van het verzenden van twijfelachtige documenten?
Uw documenten worden afgewezen als blijkt dat ze specifiek zijn voorbereid voor onze beoordeling of op grote schaal zijn geplagieerd uit externe bronnen zonder dat ze voldoende zijn aangepast. Er komt ook een specifieke opmerking van onze analisten op de scorecard van uw bedrijf te staan. Deze is zichtbaar voor de aanvragende bedrijven. Ten slotte worden de aanvragende bedrijven gewaarschuwd als de door u verzonden documenten vergelijkbaar zijn met documenten van andere bedrijven die door EcoVadis zijn beoordeeld of als er vervalste certificaten zijn verstrekt voor de beoordeling. Het verzenden van twijfelachtige documenten kan daarom een ernstige effect hebben op uw bedrijf en uw relatie met uw handelspartners.
Voor meer informatie en voorbeelden van documenten die verstrekt kunnen worden, kunt u onze documentengids downloaden.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.