Jak zgłosić uzasadnione obawy interesariuszy zewnętrznych?
Aby utrzymać rzetelność i jakość naszych usług, EcoVadis zapewnia formalny i przejrzysty mechanizm umożliwiający zewnętrznym interesariuszom zgłaszanie uzasadnionych obaw dotyczących naszego ratingu zrównoważonego rozwoju i rozwiązań biznesowych. Nasz proces został zaprojektowany jako spójny, uczciwy, rzetelny i zgodny z zewnętrznymi zobowiązaniami, takimi jak te wynikające z rozporządzenia UE 2024/3005 w sprawie przejrzystości i uczciwości działań związanych z ratingiem ESG.
Co to są uzasadnione obawy interesariuszy zewnętrznych?
Kogo to dotyczy?
Zewnętrznych interesariuszy nieocenianych przez EcoVadis (tj. niemających dostępu do platformy).
Co obejmuje?
- Kwestie dotyczące metodologii lub ram [formularz zgłoszeniowy]
- Kwestie dotyczące zarządzania, etyki i uczciwości [formularz zgłoszeniowy]
- Kwestie dotyczące stosowania ratingów i ocen [formularz zgłoszeniowy]
Jak je zgłaszać?
W zależności od rodzaju zgłoszenia interesariusz zewnętrzny może przesłać zastrzeżenia, korzystając ze specjalnego formularza zgłoszeniowego wskazanego powyżej. Aby usprawnić proces rozpatrywania wniosków i zapewnić terminową odpowiedź, zaleca się zebranie wszystkich pytań w jednym zgłoszeniu.
Zanim się z nami skontaktujesz, zalecamy zapoznanie się z naszymi materiałami informacyjnymi, które pomogą Ci szybko rozwiązać problem. Poniżej przedstawiamy kilka starannie wybranych przez nas materiałów na początek:
Czego możesz od nas oczekiwać?
Po otrzymaniu uzasadnionych obaw za pośrednictwem oficjalnego kanału rozpoczniemy nasz wewnętrzny proces, jak opisano poniżej. Przegląd opiera się przede wszystkim na ogólnodostępnych informacjach pochodzących z wiarygodnych źródeł. Wszystkie uzasadnione obawy będą systematycznie sprawdzane pod kątem prawdziwości.
Ocena formalna: po dopuszczeniu wniosku w ciągu kolejnych 3 dni roboczych przeprowadzana jest szczegółowa analiza.
Oficjalna odpowiedź: odpowiedź zostanie przekazana wnioskodawcy w terminie 20 dni roboczych, z możliwością przedłużenia tego terminu o 10 dni w przypadku spraw złożonych. Odpowiedź może obejmować zmianę oceny. Jeśli na przykład opublikowana karta wyników nie odzwierciedla rzetelnie leżących u jej podstaw faktów, po przeprowadzeniu dochodzenia przystąpimy do jej zmiany.
Gwarancja anonimowości
Dane identyfikacyjne interesariuszy zewnętrznych są wymagane wyłącznie do celów uwierzytelniania i pozostaną całkowicie anonimowe.
Zasadność obaw
Cenimy wszelkie opinie. Aby dialog był konstruktywny i oparty na wzajemnym szacunku, uzasadniona obawa powinna spełniać określone kryteria. Przede wszystkim musi:
pochodzić od konkretnej osoby lub firmy;
stanowi jasne wyrażenie obaw, a nie tylko subiektywny komentarz;
opierać się na faktach i zawierać przewidywane działanie (np. przegląd, wyjaśnienie, korekta karty wyników itp.)
Wymagamy również, aby cała komunikacja była zgodna z Zasadami profesjonalnego postępowania podmiotów zewnętrznych. Informacje powinny być:
Konkretne: EcoVadis bada tylko uzasadnione obawy, które są rzeczowe, wiarygodne i konkretne. Ogólne niezadowolenie bez podania konkretnych szczegółów jest traktowane jako zgłoszenie niekompletne i może zostać odesłane do ponownego przygotowania, co może spowodować opóźnienie w rozwiązaniu sprawy.
Profesjonalne: nie tolerujemy komunikacji o charakterze obraźliwym ani agresywnym. Ponadto wszyscy skarżący muszą przestrzegać oficjalnych polityk dotyczących składania skarg.
Przekazane wyłącznie oficjalnymi kanałami: zabrania się bezpośredniego kontaktowania się w tych sprawach z członkami kierownictwa wyższego szczebla lub osobami nieupoważnionymi.