Czy mogę usunąć dokumenty z poprzednich ocen?

Zauważyliśmy, że chcesz usunąć z naszej bazy danych niektóre dokumenty z Twoich poprzednich ocen EcoVadis. Chcemy Cię jednak ostrzec przed potencjalnymi konsekwencjami takiego działania. Dokumenty analizowane podczas ocen zrównoważonego rozwoju stanowią ścieżkę audytu dla EcoVadis jako agencji prowadzącej ratingi zrównoważonego rozwoju. Ze względu na znaczące konsekwencje usunięcia dokumentów przygotowaliśmy artykuł, który pomaga w podjęciu świadomej decyzji.

• Jak ważne są wcześniej przesłane dokumenty?
• Przykładowe studium przypadku
• Jak uniknąć składania dokumentów połączonych ze względu na limit dokumentów?
• Co jeśli zdecyduję się jednak na usunięcie dokumentów?

Usunięcie dokumentów z poprzednich ocen nie powoduje udostępnienia firmom dodatkowych dokumentów poza początkowym limitem 55 dokumentów. Firma otrzymuje bowiem nowy zestaw dokumentów dopiero w momencie rozpoczęcia nowego kwestionariusza. Na przykład usunięcie 20 dokumentów z wcześniejszych ocen nie powoduje utworzenia miejsca na 75 nowych dokumentów. Limit dokumentów wynosi 55 na każdą ocenę i nie obejmuje dokumentów z wcześniejszych ocen. Limit dokumentów zilustrowano w tabeli 1 poniżej.

Na początku każdej oceny firmy otrzymują nowy limit 55 dokumentów do przesłania. Ten sam limit ma zastosowanie do każdej oceny dla wszystkich firm przeprowadzających ocenę EcoVadis.

Jak ważne są wcześniej przesłane dokumenty?

Dokumenty analizowane podczas każdej oceny zrównoważonego rozwoju stanowią ścieżkę audytu dla EcoVadis jako agencji prowadzącej ratingi zrównoważonego rozwoju. Informacje ze wszystkich wcześniejszych ocen są uwzględniane w każdej ocenie, jeśli tylko nadal są ważne. Dokumenty są zazwyczaj przechowywane do ośmiu lat od pierwotnej daty publikacji. Dokumenty dotyczące raportowania tracą jednak ważność po dwóch latach.

Chociaż można je usunąć, należy wziąć pod uwagę późniejsze konsekwencje:

• Dokumenty usunięte z systemu EcoVadis zostaną trwale skasowane; nie będzie możliwości ich odzyskania.
• Jeśli usunięte dokumenty są nadal ważne oraz istotne dla przyszłych ocen, muszą zostać ponownie przesłane na platformę EcoVadis.
• Jeśli jeden lub kilka dokumentów potwierdzających zostało usuniętych z systemu, nasi analitycy ds. zrównoważonego rozwoju nie mogą już analizować załączonych do nich opcji. Załóżmy, że opcje z usuniętych dokumentów nie zostały jeszcze ponownie załączone do innego dokumentu (zaktualizowanej polityki/procedury lub nowo przesłanego dokumentu). W takim przypadku opcje te nie zostaną uwzględnione w punktacji oceny.

Jednocześnie ze względu na to, że te dokumenty zostały utworzone na podstawie zestawu dokumentacji i wyodrębnionych z niego informacji, po jego usunięciu nie będziemy mogli przeprowadzić dodatkowej weryfikacji zawartości tych dokumentów. 

Przykładowe studium przypadku

W przypadku wybrania dokumentu do ręcznego usunięcia należy upewnić się, że wszystkie opcje zostały ponownie załączone do innego właściwego dokumentu zawierającego istotne informacje. Na przykład:

Załóżmy, że do dokumentu „Polityka środowiskowa 2022” załączono polityki dotyczące energii i gazów cieplarnianych, odpadów oraz zdrowia i bezpieczeństwa klientów i chcesz zaktualizować dokument o nowe polityki. W takim przypadku możesz ponownie przesłać „Politykę środowiskową 2023” zawierającą zaktualizowane informacje. 

Aby jednak usunąć dokument z 2022 roku, musisz ponownie załączyć wszystkie poprzednie opcje z dokumentów z 2022 roku do dokumentu z 2023 roku. Najlepiej jest zachować oba dokumenty i wykorzystać zaktualizowany dokument z 2023 roku, aby wypełnić opcje, które wcześniej nie były załączone do „Polityki środowiskowej 2022”.

Jak uniknąć składania dokumentów połączonych ze względu na limit dokumentów?

Dokumenty połączone odnoszą się do jednego dokumentu potwierdzającego, który składa się z wielu dokumentów podrzędnych. Na przykład oceniana firma dostarcza połączony dokument zawierający politykę środowiskową, ocenę ryzyka i materiały szkoleniowe. Dokumenty z rzetelnego systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem powinny być wcześniej wydane, dobrze ustrukturyzowane i łatwo dostępne dla interesariuszy. Przesyłanie dokumentów połączonych nie wlicza się do limitu 55 dokumentów i nie może w pełni odzwierciedlać rzeczywistości i dojrzałości systemu zarządzania. W związku z tym nie zaakceptujemy tego dokumentu w procesie oceny.

Aby pomóc Ci wybrać najbardziej odpowiednie dokumenty do oceny, przygotowaliśmy przewodnik dostępny w naszym Centrum pomocy: Informacje o dokumentach potwierdzających.

Można także zapoznać się z artykułem Dlaczego obowiązuje limit liczby dokumentów, które można dostarczyć? Ponadto dalsze informacje na temat dokumentów połączonych i określania priorytetów dokumentów można znaleźć na platformie z kwestionariuszem. 

Co jeśli zdecyduję się jednak usunąć dokumenty?

Dzięki temu dodatkowemu kontekstowi dotyczącemu tego, co dzieje się po usunięciu dokumentów, chcemy zapewnić Ci wszystkie informacje niezbędne do podjęcia świadomej decyzji. Skontaktuj się z nami, jeśli mimo wszystko chcesz usunąć dokumenty. Sprawdź, czy inni użytkownicy pełniący rolę administratorów ds. oceny wiedzą i zgadzają się na takie działanie. Dostęp do listy użytkowników można uzyskać z poziomu platformy, klikając opcję Zarządzanie użytkownikami w menu użytkownika w prawym górnym rogu.

Po potwierdzeniu, że zgadzasz się kontynuować, dokumenty zostaną usunięte w ciągu 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych, po czym otrzymasz potwierdzenie.