Wyjaśnienie dokumentów potwierdzających

Dokumenty potwierdzające stanowią istotną część naszej oceny i mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że Twoja firma stosuje dokładną ocenę praktyk i wyników w zakresie zrównoważonego rozwoju. Kwestionariusz można zatwierdzić bez przesyłania jakichkolwiek dokumentów. Należy jednak pamiętać, że możemy uznać tylko odpowiedzi potwierdzone odpowiednimi dowodami.

Dokumenty potwierdzające są potwierdzeniem udzielonych odpowiedzi i mają decydujące znaczenie pod kątem wiarygodności oceny. Należy pamiętać, że odpowiedzi udzielone w kwestionariuszu mogą zostać uznane tylko wtedy, gdy zostaną potwierdzone wymaganą dokumentacją.

Dokumenty powinny przedstawiać system zarządzania zrównoważonym rozwojem firmy, być aktualne, istotne, kompletne i odnosić się do odpowiedniego zakresu oceny. Pobierz nasz Przewodnik po dokumentacji, aby zobaczyć przykłady dokumentów, które możesz przesłać do kwestionariusza. Twoje dokumenty będą traktowane jako poufne, jak określono w naszym Regulaminie. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat naszych wewnętrznych procedur bezpieczeństwa informacji, zobacz temat Jak EcoVadis zapewnia bezpieczeństwo moich danych?

• Jakiego rodzaju dokumenty potwierdzające mogę załączyć?
• Jak EcoVadis będzie wykorzystywać moje dokumenty? Kto ma dostęp do moich dokumentów?
• Jak EcoVadis postępuje ze sfałszowanymi dokumentami potwierdzającymi?
• Jak EcoVadis weryfikuje wiarygodność dokumentów? 
• Jakie są konsekwencje złożenia wątpliwych dokumentów? 

Jakiego rodzaju dokumenty potwierdzające mogę załączyć?

Można przekazać wszelkie sformalizowane dokumenty, które odzwierciedlają system zarządzania zrównoważonym rozwojem w Twojej firmie i są potwierdzeniem odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu.

Oto kilka przykładów dokumentów, które można dostarczyć (wyłącznie w celach poglądowych): procedury zarządzania zrównoważonym rozwojem, raporty zrównoważonego rozwoju, raporty z audytów społecznych, polityka BHP, kodeks etyczny/postępowania, podręczniki dla pracowników, certyfikaty (m.in. ISO14001, ISO45001), komunikat UNGC (United Nations Global Compact) o postępach, raporty roczne ze zintegrowaną sekcją dotyczącą zrównoważonego rozwoju. Zrzuty ekranu z firmowego intranetu są również dopuszczalne pod pewnymi warunkami1.

Jeśli Twoja firma jest bardzo mała (XS), kliknij tutaj, aby zobaczyć inne przykłady akceptowanych przez nas dokumentów potwierdzających. 

Wszystkie dokumenty powinny być:

• istotne i kompletne, a także związane z odpowiednim zakresem oceny;

• w jednym z poniższych formatów: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Uwaga: w przypadku opcji przesyłania nowego dokumentu typ pliku „Adobe Acrobat Document” może powodować problemy z przesyłaniem. W takim przypadku zapisz dokument w formacie PDF, aby go przesłać.

  - Uwaga: w przypadku opcji przesyłania nowego linku należy podawać tylko linki do stron internetowych, a nie dokumentów. Strona internetowa zostanie przechwycona i przesłana do Biblioteki dokumentów jako plik PDF. Przechwycona zostanie tylko konkretna strona internetowa dostępna pod danym linkiem, a nie cała witryna. Upewnij się, że link jest prawidłowy i zaczyna się od http:// lub https://;

• ma rozmiar mniejszy niż 30 MB;
• oraz jest przeglądane regularnie. Okres ważności obu polityk i działań wynosi 8 lat, a raportowania KPI – 2 lata;
• format tekstowy – jeśli dokumenty nie są w języku angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, chińskim lub japońskim, prosimy o przesłanie ich w postaci tekstu, a nie grafiki.

EcoVadis nie uzna następujących kategorii:

• dokumenty (zobowiązania, działania lub raportowanie) stworzone wyłącznie w celu wypełnienia kwestionariusza EcoVadis, które nie będą akceptowane;
• cele, działania lub raportowanie skopiowane z innej organizacji albo źródeł internetowych bez uzasadnionych dowodów i gwarancji wdrożenia;
• nieformalne dokumenty (np. bez nazwy lub logotypu firmy, bez daty wydania albo przeglądu, zdjęcia itd.);
• dowody w formie osadzonych dokumentów/linków internetowych (tj. dowody powinny być wyświetlane bezpośrednio w dokumencie); analitycy nie będą ręcznie pobierać żadnej dodatkowej dokumentacji z takich linków;
• dowody niezwiązane z 21 kryteriami zrównoważonego rozwoju EcoVadis.

*1. Zrzuty ekranu z intranetu firmy powinny pokazywać elementy systemu zarządzania, które zostały zlecone na zewnątrz lub były niedostępne jako dokumenty. Zazwyczaj obejmuje to tylko moduły szkoleniowe dla kursów szkoleniowych. Będzie to jednak dopuszczalne, jeśli dowody są częścią systemu zarządzania.

Aby uzyskać więcej informacji i przykładów dokumentów, które można dostarczyć, pobierz nasz Przewodnik po dokumentacji lub dowiedz się więcej o zakresie oceny.

Jak EcoVadis będzie wykorzystywać moje dokumenty? Kto ma dostęp do moich dokumentów?

Dokumenty dostarczone do oceny zostaną wykorzystane wyłącznie w celu potwierdzenia odpowiedzi udzielonych w ramach oceny. Nasz zespół analityków dokona przeglądu dokumentów podczas oceny i zostaną one udostępnione partnerom handlowym tylko wtedy, gdy wyraźnie o to zawnioskujesz.

Po przesłaniu nowego dokumentu możesz wybrać, czy chcesz go udostępnić. Jeśli go udostępnisz, dokument ten będzie widoczny online dla partnerów handlowych, którym chcesz udostępnić swoją kartę wyników (rezultat ratingu zrównoważonego rozwoju). Firma EcoVadis jest w pełni zaangażowana w zapewnienie bezpieczeństwa danych naszych klientów i dostarczanie wysoce zabezpieczonych rozwiązań online.

Każdy przesłany dokument zawiera datę wygaśnięcia. Wszystkie dokumenty przesłane do oceny będą brane pod uwagę we wszystkich kolejnych ocenach do momentu ich wygaśnięcia, a nasz system automatycznie usunie te wygasłe dokumenty i wszelkie dołączone do nich opcje. 

Jak EcoVadis postępuje ze sfałszowanymi dokumentami potwierdzającymi?

Rating EcoVadis bazuje na dowodach, nakładając na firmy wymóg dostarczenia sformalizowanej, aktualnej i wcześniej istniejącej dokumentacji, która jest rzetelnym źródłem informacji na temat systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem w firmie. Wiarygodne dokumenty potwierdzające mają kluczowe znaczenie dla oceny, dlatego EcoVadis stosuje rygorystyczny, wieloaspektowy program weryfikacji integralności dowodów. 

Następujące dokumenty nie będą uznawane jako dowody ani nie będą akceptowane:

• dokumenty (zobowiązania, działania i raportowanie) stworzone wyłącznie w celu wypełnienia kwestionariusza EcoVadis;
• dokumenty skopiowane z innej organizacji lub ze źródeł internetowych bez uzasadnionych dowodów i gwarancji wdrożenia;
• sfałszowane certyfikaty.

Jak EcoVadis weryfikuje wiarygodność dokumentów? 

EcoVadis stosuje wewnętrzny mechanizm wykrywania podejrzanych dokumentów. Ponadto nasi analitycy mogą zgłaszać wątpliwe przypadki do specjalnej grupy zadaniowej. Przedłożone certyfikaty poddajemy systematycznej weryfikacji w celu sprawdzenia zarówno ich ważności, jak i wiarygodności jednostki certyfikującej. Firma EcoVadis nawiązała również współpracę z dostawcą oprogramowania do wykrywania plagiatów treści. To dokładne, niezawodne i poufne narzędzie umożliwia naszym analitykom określenie, czy dokumenty są autentyczne, godne zaufania i wiarygodne.

Jakie są konsekwencje złożenia wątpliwych dokumentów? 

Twoje dokumenty zostaną odrzucone, jeśli zostaną uznane za przygotowane specjalnie do naszej oceny lub w znacznym stopniu splagiatowane ze źródeł zewnętrznych bez odpowiedniego poziomu dostosowania. Na karcie wyników Twojej firmy pojawi się również odpowiedni komentarz od naszych analityków, który będzie widoczny dla wnioskujących firm. Ponadto firmy wnioskujące zostaną ostrzeżone, jeśli przedłożone dokumenty są podobne do dokumentów innych firm ocenianych przez EcoVadis lub do oceny dostarczono sfałszowane certyfikaty. W związku z tym przedkładanie wątpliwych dokumentów może poważnie wpłynąć na firmę i relacje z partnerami handlowymi.

Więcej informacji i przykłady dokumentów, które można dostarczyć, można znaleźć w naszym Przewodniku po dokumentacji.

Potrzebujesz szybkiej odpowiedzi? Poczatuj z Lumi! Dowiedz się więcej tutaj