Jakie dokumenty potwierdzające mogę przedstawić, jeśli prowadzę bardzo małą firmę?

Kwestionariusze oceny EcoVadis są dostosowywane do każdej firmy w zależności od branży, lokalizacji i wielkości, w tym również do bardzo małych firm zatrudniających do 25 pracowników. Bardzo małym firmom zadaje się średnio 10 pytań. Niektóre wskaźniki zarządzania, takie jak poparcie (np. UNGC) i zakres, nie mają zastosowania. Dzięki temu brane są pod uwagę tylko kwestie istotne dla firmy.

Dokumenty potwierdzające mają zasadnicze znaczenie podczas analizy wyników Twojej firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju. Mniejsi przedsiębiorcy mogą nie dysponować tak rozwiniętym systemem zarządzania zrównoważonym rozwojem jak większe firmy i nie posiadać tylu sformalizowanych dokumentów. Dlatego oferujemy bardzo małym firmom większą elastyczność i przyjmujemy niesformalizowane dokumenty potwierdzające. Niemniej należy pamiętać, że dokumenty powinny być aktualne, stosowne, kompletne i związane z odpowiednim zakresem oceny. 

• Jakie rodzaje dokumentów potwierdzających mogę dostarczyć?
• Przykłady konkretnych dokumentów dla bardzo małych firm
  • Polityki
  • Środki
  • Raportowanie
• Przykłady dokumentów akceptowanych i nieakceptowanych

Jakie rodzaje dokumentów potwierdzających mogę dostarczyć?

Można przekazać wszelkie sformalizowane dokumenty, które odzwierciedlają system zarządzania zrównoważonym rozwojem w Twojej firmie i są potwierdzeniem odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu.

Oto kilka przykładów dokumentów, które można dostarczyć (wyłącznie w celach ilustracyjnych): procedury zarządzania zrównoważonym rozwojem, raporty zrównoważonego rozwoju, raporty z audytów społecznych, polityka BHP, kodeks etyczny/postępowania, podręczniki dla pracowników, certyfikaty (m.in. ISO14001, ISO45001), komunikat UNGC o postępach, raporty roczne ze zintegrowaną sekcją dotyczącą zrównoważonego rozwoju.

Wszystkie dokumenty powinny być:

• istotne i kompletne, a także związane z odpowiednim zakresem oceny;
• w jednym z następujących formatów: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML, .png i .jpeg. Uwaga: w przypadku opcji przesyłania nowego dokumentu typ pliku „Adobe Acrobat Document” może powodować problemy z przesyłaniem. W takim przypadku zapisz dokument w formacie PDF, aby go przesłać.
  Uwaga: w przypadku opcji przesyłania nowego linku należy podawać tylko linki do stron internetowych, a nie dokumentów. Strona internetowa zostanie przechwycona i przesłana do Biblioteki dokumentów jako plik PDF. Przechwycona zostanie tylko konkretna strona internetowa dostępna pod danym linkiem, a nie cała witryna. Upewnij się, że link jest prawidłowy i zaczyna się od http:// lub https://;
• ma rozmiar mniejszy niż 30 MB;
• oraz jest przeglądane regularnie. Okres ważności obu polityk i działań wynosi 8 lat, a raportowania KPI - 2 lata;
• format tekstowy – jeśli dokumenty nie są w języku angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, chińskim lub japońskim, prosimy o przesłanie ich w postaci tekstu, a nie grafiki.

EcoVadis nie uzna następujących kategorii:

• dokumenty (zobowiązania, działania lub raportowanie) stworzone wyłącznie w celu wypełnienia kwestionariusza EcoVadis, które nie będą akceptowane;
• cele, działania lub raportowanie skopiowane z innej organizacji albo źródeł internetowych bez uzasadnionych dowodów i gwarancji wdrożenia;
• nieformalne dokumenty (np. bez nazwy lub logotypu firmy, bez daty wydania albo przeglądu, zdjęcia itd.);
• dowody powinny być przedstawione w formie osadzonych dokumentów/linków internetowych (tj. wyświetlane bezpośrednio w dokumencie); analitycy nie będą ręcznie pobierać żadnej dodatkowej dokumentacji z takich linków;
• dowody niezwiązane z 21 kryteriami zrównoważonego rozwoju EcoVadis.

Aby uzyskać więcej informacji i przykładów dokumentów, które można dostarczyć, pobierz nasz Przewodnik po dokumentacji lub dowiedz się więcej o zakresie oceny.

Przykłady konkretnych dokumentów dla bardzo małych firm

Można przekazać wszelkie sformalizowane dokumenty, które odzwierciedlają system zarządzania zrównoważonym rozwojem w Twojej firmie i są potwierdzeniem Twoich odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu. Przykłady akceptowanych dokumentów dla najważniejszych tematów (polityki, środki i raportowanie) obejmują:

Polityki

Dokumenty polityki są potwierdzeniem tego, że Twoja firma podejmuje działania mające na celu ograniczanie ryzyka związanego z najważniejszymi kwestiami zrównoważonego rozwoju. Wliczają się w to cele (osiągnięcie x do określonego terminu) i pisemne zobowiązania/zasady/zadania (oświadczenie o zobowiązaniu dotyczącym kwestii zrównoważonego rozwoju).

• List podpisany przez dyrektora generalnego, wykazujący zobowiązanie firmy dotyczące najważniejszych kwestii zrównoważonego rozwoju, służy do komunikowania zobowiązania firmy wewnątrz i/lub na zewnątrz. Kluczowe kwestie związane ze zrównoważonym rozwojem można znaleźć w profilu ryzyka branżowego.
• Plany działania lub schematy dotyczące konkretnych zobowiązań w zakresie zrównoważonego rozwoju, w skład których wchodzi lista działań planowanych do wdrożenia (np. roczne plany działania na rzecz zdrowia i bezpieczeństwa) na potrzeby planowania wewnętrznego.

Środki

Dokumenty dotyczące środków/działań powinny przedstawiać konkretne działania, które Twoja firma aktualnie wdraża w codziennym funkcjonowaniu.

• Faktury potwierdzające wdrożenie działania (np. wskazujące na zakup energooszczędnego sprzętu przez firmę itp.)
• Dokumentacja szkoleniowa stanowiąca o tym, że działania zostały przekazane i wdrożone. Może obejmować dzienniki szkoleń, listy kontrolne lub materiały szkoleniowe (slajdy itp.)
• E-maile potwierdzające wdrożone działania (np. komunikacja z dostawcami dotycząca oczekiwań środowiskowych i społecznych)

Raportowanie

Dokumenty raportowania pokazujące, że Twoja firma monitoruje kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) dotyczące najważniejszych kwestii zrównoważonego rozwoju w firmie. Dokumenty raportowania powinny być nie starsze niż dwa lata kalendarzowe i obejmować informacje za okres co najmniej jednego roku.

Środowisko

• Rodzaje zużywanych zasobów (np. odpady, woda, energia [prąd, gaz, olej]) wraz z jednostką i rokiem/okresem sprawozdawczym (2020, 2019–2022 itd.).
• Gdy uzyskanie rzeczywistych informacji o emisjach jest utrudnione, można posłużyć się szacunkami, jeśli zostaną jasno wyjaśnione (np. zużycie wody lub energii elektrycznej można oszacować na podstawie całkowitej emisji z podzielonych budynków albo wynajmowanych/dzierżawionych budynków biurowych).
• Informacje o emisjach, które można śledzić na podstawie rachunków i umów. Informacje te muszą zostać zawarte w formalnym dokumencie.

Prawo pracy i prawa człowieka

• Monitorowane tematy (np. liczba wypadków, przeprowadzone szkolenia) z uwzględnieniem jednostek (liczba lub procent) i okresu raportowania (2020, 2019–2022 itd.).

Uwaga: należy pamiętać, że przedstawienie wyłącznie rachunków (np. rachunków za energię, rachunków za wodę) nie jest akceptowanym dowodem w ramach raportowania. Wskaźnik raportowania nie tylko ocenia dostępność informacji, ale także aktywne monitorowanie i ocenę porównawczą postępów w zakresie wszystkich kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w ramach każdego tematu.

Przykłady akceptowanych dokumentów:

• dowód odbycia szkoleń przez pracowników;
• wewnętrzne e-maile dotyczące szkoleń zwiększających świadomość pracowników;
• faktury potwierdzające zakup produktów opatrzonych ekoetykietą w ramach realizowanych działań;
• polityka etyki biznesowej;
• wewnętrzne tabele środowiskowe;
• arkusz Excel z danymi kadrowymi (np. KPI związane ze szkoleniami pracowników);
• wewnętrzna prezentacja zarządu;
• dokumenty dotyczące oceny ryzyka.

Przykłady nieakceptowanych dokumentów obejmują:

• faktury za media od osób trzecich dla celów sprawozdawczych;
• sporządzone ad hoc oświadczenia własne;
• opis działań zgłoszonych jako zrealizowane bez rzetelnych dowodów;
• zdjęcia;
• broszury dotyczące filantropii;
• dokumenty od klientów, dostawców lub partnerów biznesowych;
• licencje na prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z przepisami prawa;
• inne dokumenty dotyczące zgodności z prawem wydane przez władze lokalne.

Zapoznaj się z naszym Przewodnikiem dla bardzo małych firm. Zawiera przegląd naszej metodologii i wskazówki dotyczące dokumentów potwierdzających.

Przeczytaj więcej o formacie i okresie ważności dokumentów potwierdzających.