Entendendo a documentação de apoio

A documentação de apoio é uma parte vital de nossa avaliação e é crítica para garantir que sua empresa tenha uma avaliação precisa de suas práticas e desempenho de sustentabilidade. Você pode validar o questionário sem fazer o upload de nenhum documento. No entanto, observe que só podemos dar crédito a respostas apoiadas por evidências adequadas.

A documentação de apoio é uma prova de suas respostas e é essencial para a confiabilidade de sua avaliação. Lembre-se de que suas respostas ao questionário só podem ser creditadas se a documentação solicitada as comprovar.

Os documentos devem demonstrar o sistema de gestão da sustentabilidade da sua empresa e ser recentes, relevantes, completos e relacionados ao escopo correspondente da avaliação. Faça o download do nosso Guia de documentos para ver exemplos de documentos que você pode carregar em seu questionário. Seus documentos serão tratados confidencialmente, conforme declarado em nossos Termos e Condições. Para obter informações adicionais sobre nossos procedimentos internos de segurança da informação, consulte Como a EcoVadis garante a segurança dos meus dados?

• Qual documentação de apoio posso providenciar?
• Como a EcoVadis utilizará meus documentos? Quem tem acesso aos meus documentos?
• Como a EcoVadis lida com documentação de apoio fraudulenta?
• Como a EcoVadis verifica a credibilidade dos documentos?
• Quais são as consequências de enviar documentos duvidosos?

Qual documentação de apoio posso providenciar?

Você pode nos fornecer quaisquer documentos formalizados que reflitam o sistema de gestão de sustentabilidade de sua empresa e apoiem suas respostas ao questionário.

Seguem alguns exemplos de documentos que podem ser fornecidos (apenas para ilustração): procedimentos de gestão de sustentabilidade, relatórios de sustentabilidade, relatórios de auditoria social, políticas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente, código de ética/conduta, manuais do funcionário, certificados (ISO14001, ISO45001, entre outros), Comunicação de Progresso do Pacto Global das Nações Unidas (UNGC), relatórios anuais com uma seção de sustentabilidade integrada. Capturas de tela da intranet da sua empresa também são aceitáveis sob condições específicas1.

Se a sua empresa for uma microempresa (ME), clique aqui para ver outros exemplos de documentação de apoio que aceitamos. 

Todos os documentos devem:

• Ser relevantes e completos, bem como relacionados ao escopo de avaliação correspondente;
• Em um destes formatos: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Observação: para “Fazer upload de um novo documento”, o tipo de arquivo "Adobe Acrobat Document" pode causar problemas de upload. Nesse caso, salve o documento como PDF para adicioná-lo;

  - Observação: para “Fazer upload de um novo link”, forneça apenas links para a página da web, não para documentos. A página será capturada e adicionada à sua Biblioteca de documentos em formato PDF. Apenas a webpage específica disponível através do link será capturada, não todo o site. Verifique se o link é válido e começa com http:// ou https://.;
• Ser menores que 30 MB;
• Ser revisados regularmente. Existe um período de validade de 8 anos aplicado a políticas e ações e de 2 anos para relatórios de indicadores;
• Estar em formato de texto – se seus documentos não estiverem em inglês, francês, espanhol, alemão, chinês ou japonês, envie-os codificados como texto, não como imagem.

A EcoVadis não creditará:

• Documentos (compromissos, ações ou relatórios) criados exclusivamente para satisfazer o questionário da EcoVadis não serão aceitos;
• Objetivos, ações ou relatórios copiados de outra organização ou fontes on-line sem evidência razoável e garantia de implementação;
• Documentação informal (ex., sem o nome ou logotipo da empresa, sem a data de emissão ou revisão, fotos etc.).
• Evidências na forma de documentos/links na web incorporados (ou seja, as evidências devem ser mostradas diretamente no documento); os analistas não baixarão manualmente nenhuma documentação adicional de tais links;
• Evidências não relacionadas aos 21 critérios de sustentabilidade EcoVadis.

*1. Capturas de tela da intranet da sua empresa devem demonstrar elementos do seu sistema de gestão que sejam terceirizados ou indisponíveis na forma de documentos. Isso tipicamente compreende apenas módulos de cursos de treinamento. Entretanto, será aceitável se a evidência for parte do seu sistema de gestão.

Para mais informações e exemplos de documentos que podem ser fornecidos, faça o download do nosso guia de documentos ou saiba mais sobre o escopo da avaliação.

Como a EcoVadis utilizará meus documentos? Quem tem acesso aos meus documentos?

Os documentos fornecidos para a avaliação serão utilizados apenas para dar suporte às respostas que você forneceu na avaliação. Nossa equipe de analistas revisará os documentos durante a avaliação e eles só serão compartilhados com seus parceiros comerciais se você solicitar isso explicitamente.

Ao fazer upload de um novo documento, você pode escolher se deseja compartilhá-lo. Se você escolher compartilhar, o documento ficará visível on-line para os parceiros comerciais com quem você decidir compartilhar sua ficha de resultados (resultados da classificação de sustentabilidade). A EcoVadis está plenamente empenhada em garantir a segurança dos dados dos clientes e a oferecer soluções on-line altamente seguras.

Cada documento que você carregou contém uma data de validade. Todos os documentos carregados em sua avaliação serão considerados em todas as avaliações seguintes até o vencimento, e nosso sistema remove automaticamente os documentos expirados e quaisquer opções anexadas a eles. 

Como a EcoVadis lida com documentação de apoio fraudulenta?

A classificação EcoVadis é baseada em evidências, exigindo que as empresas forneçam documentação formalizada, recente e preexistente, sendo um elemento confiável do sistema de gestão de sustentabilidade da empresa. Uma vez que documentações de apoio com credibilidade são críticas para a avaliação, a EcoVadis tem um programa rigoroso e multifacetado para verificar a integridade das evidências. 

Não serão considerados evidência e não serão aceitos os seguintes documentos:

• Documentos (compromissos, ações e/ ou relatórios) criados exclusivamente para satisfazer o questionário da EcoVadis;
• Documentos copiados de outra organização ou fontes on-line sem evidência razoável e garantia de implementação;
• Certificados falsificados.

Como a EcoVadis verifica a credibilidade dos documentos?

A EcoVadis tem um mecanismo interno para detectar documentos duvidosos. Além disso, nossos analistas podem relatar casos duvidosos a uma força-tarefa especial. Colocamos os certificados enviados em um processo de verificação sistemática para verificar sua validade, bem como a confiabilidade do órgão certificador. A EcoVadis também estabeleceu uma parceria com um fornecedor de software para detectar a presença de conteúdo plagiado. Essa ferramenta precisa, confiável e confidencial permite que nossos analistas determinem se os documentos são autênticos, confiáveis ​​e têm credibilidade.

Quais são as consequências de enviar documentos duvidosos?

Os documentos serão recusados se forem considerados preparados especificamente para nossa avaliação ou extensivamente plagiados de fontes externas sem um nível adequado de adaptação. Um comentário específico de nossos analistas também será exibido na ficha de resultados de sua empresa e ficará visível para as empresas solicitantes. Por fim, as empresas solicitantes serão alertadas se os documentos que você apresentou forem semelhantes a documentos de outras empresas avaliadas pela EcoVadis ou se foram fornecidos certificados falsos para a avaliação. Portanto, o envio de documentos duvidosos pode afetar seriamente sua empresa e seu relacionamento com seus parceiros comerciais.

Para obter mais informações e exemplos de documentos que podem ser fornecidos, baixe o guia de documentos.