การทำความเข้าใจเอกสารสนับสนุน

เอกสารสนับสนุนเป็นส่วนสำคัญในการประเมินผลของเรา และเป็นสิ่งจำเป็นในการรับรองว่าบริษัทของคุณมีการประเมินผลแนวทางปฏิบัติและประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านความยั่งยืนของคุณอย่างแม่นยำ คุณสามารถรับรองความถูกต้องของแบบสอบถามได้โดยไม่ต้องทำการอัปโหลดเอกสารใด ๆ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าเราสามารถให้คะแนนคำตอบที่มีหลักฐานสนับสนุนที่ถูกต้องเท่านั้น

เอกสารสนับสนุนคือ หลักฐานสำหรับคำตอบของคุณ และมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความน่าเชื่อถือในการประเมินของคุณ โปรดจำไว้ว่าคำตอบในแบบสอบถามของคุณจะได้รับคะแนนต่อเมื่อคำตอบเหล่านั้นมีข้อมูลสนับสนุนจากเอกสารที่ร้องขอ

เอกสารควรแสดงให้เห็นถึงระบบบริหารจัดการความยั่งยืนของบริษัทของคุณ ซึ่งต้องเป็นข้อมูลล่าสุด ตรงประเด็น และครบถ้วนสมบูรณ์ และเกี่ยวข้องกับขอบเขตการประเมินที่สอดคล้องกัน โปรดดาวน์โหลดคู่มือเอกสารของเราเพื่อดูตัวอย่างเอกสารที่คุณสามารถอัปโหลดไปยังแบบสอบถามของคุณได้ เอกสารของคุณจะถูกเก็บไว้เป็นความลับ ตามที่ระบุไว้ในข้อกำหนดและเงื่อนไขของเรา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลภายในของเรา โปรดดูที่ EcoVadis รับรองความปลอดภัยของข้อมูลของฉันอย่างไร

• ฉันสามารถยื่นเอกสารสนับสนุนประเภทใดได้บ้าง
• EcoVadis จะใช้งานเอกสารของฉันอย่างไรบ้าง ใครสามารถเข้าถึงเอกสารของฉันได้บ้าง
• EcoVadis จัดการเอกสารสนับสนุนที่เป็นการหลอกลวงอย่างไร
• EcoVadis ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารอย่างไร
• ขั้นตอนต่อไปหลังจากการส่งเอกสารที่น่าสงสัยคืออะไร

ฉันสามารถยื่นเอกสารสนับสนุนประเภทใดได้บ้าง

คุณสามารถส่งเอกสารทางการใด ๆ ที่สะท้อนให้เห็นถึงระบบบริหารจัดการด้านความยั่งยืนของบริษัทของคุณ และเพื่อสนับสนุนคำตอบของคุณในแบบสอบถามให้กับเราได้

นี่คือตัวอย่างของเอกสารที่คุณสามารถมอบให้เราได้ (นี่เป็นเพียงภาพประกอบเท่านั้น): เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานในการบริหารจัดการความยั่งยืน รายงานความยั่งยืน รายงานการทวนสอบทางสังคม นโยบายความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสิ่งแวดล้อม คู่มือหลักจริยธรรม/คู่มือจรรยาบรรณ คู่มือพนักงาน ใบรับรอง (ISO14001, ISO45001 และอื่น ๆ) รายงานความก้าวหน้า UNGC (ข้อตกลงโลกแห่งสหประชาชาติ) รายงานประจำปีพร้อมส่วนความยั่งยืนแบบรวม นอกจากนี้ยังยอมรับภาพถ่ายหน้าจออินทราเน็ตของบริษัทของคุณเป็นไปตามเงื่อนไขที่เจาะจง1

ในกรณีที่บริษัทของคุณมีขนาดเล็กพิเศษ (XS) คลิกที่นี่เพื่อดูเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ ที่เรายอมรับ 

เอกสารทุกฉบับควรจะ:

• มีความเกี่ยวข้องและครบถ้วนสมบูรณ์ รวมถึงมีความเกี่ยวข้องกับขอบเขตการประเมินผลที่สอดคล้องกัน
• รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเหล่านี้: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw

  - หมายเหตุ: สำหรับ “อัปโหลดเอกสารใหม่” ประเภทไฟล์ “Adobe Acrobat Document” อาจก่อให้เกิดปัญหาในการอัปโหลดได้ หากเกิดกรณีนี้ขึ้น โปรดบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF แล้วจึงอัปโหลดเอกสาร

  - หมายเหตุ: สำหรับ “อัปโหลดลิงก์ใหม่” โปรดระบุลิงก์ไปยังหน้าเว็บเท่านั้น ไม่ใช่เอกสาร ระบบจะถ่ายภาพหน้าเพจและอัปโหลดไปที่คลังเอกสารของคุณในรูปแบบ PDF เฉพาะหน้าเว็บที่ระบุภายใต้ลิงก์เท่านั้นที่จะถูกบันทึก ไม่ใช่ทั้งเว็บไซต์ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ดังกล่าวมีความถูกต้องและเริ่มต้นด้วย http:// หรือ https://
• ต้องมีขนาดเล็กกว่า 30 MB
• ได้รับการตรวจสอบเป็นประจำ นโยบายและมาตรการจะมีระยะเวลาที่มีผล 8 ปี และการรายงานตัวชี้วัดจะมีระยะเวลาที่มีผล 2 ปี
• ในรูปแบบตัวอักษร -- ในกรณีที่เอกสารของคุณไม่ใช่ภาษาอังกฤษ ฝรั่งเศส สเปน เยอรมัน จีน หรือญี่ปุ่น โปรดส่งเอกสารเหล่านั้นมาในรูปแบบตัวอักษร ไม่ส่งในรูปแบบภาพ

EcoVadis จะไม่ให้คะแนน:

• เราไม่ยอมรับเอกสาร (คำมั่นสัญญา มาตรการ หรือการรายงาน) ที่สร้างขึ้นมาเพื่อเป็นไปตามความต้องการของแบบสอบถาม EcoVadis เท่านั้น
• การคัดลอกวัตถุประสงค์ มาตรการ หรือการรายงานจากองค์กรอื่น หรือแหล่งข้อมูลทางออนไลน์โดยไม่มีหลักฐานที่สมเหตุสมผล หรือการรับรองการดำเนินการ
• เอกสารที่ไม่เป็นทางการ (เช่น เอกสารที่ไม่มีชื่อหรือโลโก้ของบริษัท ไม่มีวันที่ออกหรือตรวจทานเอกสาร รูปภาพ ฯลฯ)
• หลักฐานในรูปแบบของเอกสาร/เว็บลิงก์แบบฝัง (เช่น หลักฐานควรแสดงเป็นเอกสารโดยตรง) นักวิเคราะห์จะไม่ดาวน์โหลดเอกสารเพิ่มเติมจากลิงก์ดังกล่าวด้วยตนเอง
• หลักฐานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเกณฑ์ด้านความยั่งยืน 21 ประการของ EcoVadis

*1. ภาพถ่ายหน้าจออินทราเน็ตของบริษัทของคุณควรแสดงองค์ประกอบของระบบการบริหารจัดการที่ว่าจ้างจากภายนอกหรือที่ไม่เป็นเอกสาร ซึ่งโดยทั่วไปพาไปยังบทเรียนการฝึกอบรมสำหรับหลักสูตรการฝึกอบรม อย่างไรก็ดี หลักฐานสามารถยอมรับได้หากเป็นส่วนหนึ่งในระบบบริหารจัดการของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและตัวอย่างของเอกสารที่สามารถส่งให้เราได้ โปรดดาวน์โหลดคู่มือเอกสารของเรา หรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขอบเขตการประเมินผล

EcoVadis จะใช้งานเอกสารของฉันอย่างไรบ้าง ใครสามารถเข้าถึงเอกสารของฉันได้บ้าง

เอกสารที่ให้ไว้สำหรับการประเมินผลจะถูกใช้เพื่อสนับสนุนคำตอบที่คุณให้ไว้ในการประเมินผลเท่านั้น ทีมนักวิเคราะห์ของเราจะตรวจสอบเอกสารระหว่างการประเมิน และจะแบ่งปันเอกสารเหล่านั้นกับคู่ค้าของคุณเฉพาะเมื่อคุณร้องขออย่างชัดแจ้งเท่านั้น

โดยคุณสามารถเลือกว่าจะแบ่งปันเอกสารหรือไม่เมื่อคุณอัปโหลดเอกสารใหม่ หากคุณแบ่งปันเอกสาร คู่ค้าที่คุณตัดสินใจที่จะแบ่งปันสกอร์การ์ด (ผลการจัดอันดับความยั่งยืน) ของคุณจะสามารถดูเอกสารดังกล่าวผ่านทางออนไลน์ได้ EcoVadis มุ่งมั่นอย่างเต็มที่ในการรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของลูกค้าของเรา และให้บริการโซลูชันออนไลน์ที่มีความปลอดภัยในระดับสูง

เอกสารแต่ละฉบับที่คุณอัปโหลดมีวันหมดอายุ เอกสารทั้งหมดที่อัปโหลดไปยังการประเมินผลของคุณจะได้รับการพิจารณาในการประเมินผลครั้งต่อ ๆ มาทั้งหมดจนกว่าจะหมดอายุ และระบบของเราจะลบเอกสารที่หมดอายุและตัวเลือกใด ๆ ที่แนบมากับเอกสารดังกล่าวออกโดยอัตโนมัติ 

EcoVadis จัดการเอกสารสนับสนุนที่เป็นการหลอกลวงอย่างไร

การจัดอันดับ EcoVadis ทำงานตามหลักฐาน ซึ่งกำหนดให้บริษัทต่าง ๆ ต้องจัดเตรียมเอกสารที่เป็นทางการ ล่าสุด และมีอยู่ก่อนแล้ว ซึ่งเป็นองค์ประกอบที่เชื่อถือได้ของระบบการบริหารจัดการด้านความยั่งยืนของบริษัท เนื่องจากเอกสารสนับสนุนที่น่าเชื่อถือมีความสำคัญต่อการประเมินผล EcoVadis จึงมีโปรแกรมหลายแง่มุมที่เข้มงวดในการตรวจสอบความสมบูรณ์ของหลักฐาน 

เอกสารต่อไปนี้จะไม่ถือเป็นหลักฐานและจะไม่ได้รับการยอมรับ:

• เอกสาร (คำมั่นสัญญา มาตรการ และการรายงาน) ที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นไปตามความต้องการของแบบสอบถาม EcoVadis เท่านั้น
• เอกสารที่คัดลอกจากองค์กรอื่น หรือแหล่งข้อมูลทางออนไลน์โดยไม่มีหลักฐานที่สมเหตุสมผล หรือการรับรองการดำเนินการ
• ใบรับรองที่ปลอมแปลงขึ้น

EcoVadis ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารอย่างไร

EcoVadis มีกลไกภายในสำหรับตรวจหาเอกสารที่น่าสงสัย นอกจากนี้ นักวิเคราะห์ของเรายังสามารถรายงานกรณีที่น่าสงสัยไปยังหน่วยเฉพาะกิจได้ เราส่งใบรับรองผ่านกระบวนการรับรองความถูกต้องอย่างเป็นระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ตลอดจนความน่าเชื่อถือของหน่วยรับรอง EcoVadis ยังได้สร้างร่วมมือกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เพื่อตรวจหาเนื้อหาที่คัดลอกมา เครื่องมือที่แม่นยำ เชื่อถือได้ และเป็นความลับนี้จะช่วยให้นักวิเคราะห์ของเราระบุได้ว่าเอกสารถูกต้อง น่าเชื่อถือ และไว้ใจได้หรือไม่

ขั้นตอนต่อไปหลังจากการส่งเอกสารที่น่าสงสัยคืออะไร

เอกสารของคุณจะถูกปฏิเสธ หากพบว่ามีการเตรียมการเป็นพิเศษสำหรับการประเมินผลของเราหรือคัดลอกมาจากแหล่งที่มาภายนอกโดยไม่มีการปรับเปลี่ยนในระดับที่เพียงพอ ความคิดเห็นเฉพาะจากนักวิเคราะห์ของเราจะแสดงบนสกอร์การ์ดของบริษัทของคุณ ซึ่งบริษัทที่ส่งคำขอจะสามารถมองเห็นได้ สุดท้าย บริษัทที่ส่งคำขอจะได้รับการแจ้งเตือน หากเอกสารที่คุณส่งคล้ายกับเอกสารของบริษัทอื่น ๆ ที่ประเมินโดย EcoVadis หรือหากมีใบรับรองปลอมแปลงสำหรับการประเมินผล ดังนั้น การส่งเอกสารที่น่าสงสัยอาจส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงสำหรับบริษัทของคุณและความสัมพันธ์ของคุณกับคู่ค้าได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและตัวอย่างเอกสารที่สามารถส่งให้เราได้ โปรดดาวน์โหลดคู่มือเอกสารของเรา