Thông báo pháp lý - Bảo vệ dữ liệu (Dịch vụ)

EcoVadis SAS và EcoVadis Inc (“EcoVadis”) thu thập thông tin cá nhân từ những người sử dụng Dịch vụ web của chúng tôi, bao gồm nhưng không giới hạn ở các trang web tại địa chỉ www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, tất cả các miền phụ, cũng như tất cả các dịch vụ trực tuyến khác của EcoVadis (“Dịch vụ”), và sử dụng thông tin đó cho các mục đích được xác định trong các đoạn dưới đây.

Đối với dịch vụ web trực tuyến của Ulula, vui lòng tham khảo Chính sách quyền riêng tư của Ulula Corporate.

Việc xử lý thông tin cá nhân của người dùng như được mô tả dưới đây sẽ dựa trên lợi ích hợp pháp của EcoVadis theo nghĩa trong Điều 6. 1. f) của GDPR.

EcoVadis thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của những người sử dụng Dịch vụ của mình thông qua:

a) quá trình người dùng cung cấp thông tin cá nhân trong các biểu mẫu đăng ký trực tuyến;

b) quá trình người dùng của khách hàng doanh nghiệp (“Công ty yêu cầu”) và người dùng của doanh nghiệp đối tác của Công ty yêu cầu (“Công ty được đánh giá”) gửi thông tin liên hệ của họ qua các biểu mẫu trực tuyến;

c) quá trình người dùng của Công ty yêu cầu gửi thông tin liên hệ của người dùng của Công ty được đánh giá qua các biểu mẫu trực tuyến;

d) quá trình người dùng của Công ty yêu cầu hoặc Công ty được đánh giá cung cấp thông tin cá nhân qua email.

Đối với người dùng không tham gia Dịch vụ và các quy trình liên quan, vui lòng tham khảo Thông báo pháp lý – Bảo vệ dữ liệu (Khảo sát). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Đánh giá tính bền vững và carbon
EcoVadis thu thập các thông tin cá nhân sau đây của người dùng: họ và tên, địa chỉ email, số điện thoại và chức danh công việc nhằm mục đích liên hệ để cung cấp Dịch vụ được yêu cầu.

Hoạt động của người dùng yêu cầu sẽ được theo dõi trên nền tảng, còn trạng thái các hoạt động của người dùng yêu cầu này (thời gian đăng nhập lần đầu, tiến trình lên hệ thống và mức độ gắn kết) sẽ được thông báo cho Người quản lý chương trình của công ty yêu cầu nhằm mục đích cải thiện quy trình lên hệ thống và mức độ gắn kết từ phía công ty yêu cầu.

Tất cả người dùng thuộc mạng lưới các Công ty được đánh giá của EcoVadis đều sẽ nhìn thấy thông tin liên hệ của quản trị viên của Công ty được đánh giá mà đã được tạo trong giải pháp của EcoVadis.

Trong trường hợp Công ty được đánh giá chia sẻ bảng điểm Tính bền vững hoặc Carbon, thông tin liên hệ của quản trị viên sẽ hiển thị với quản trị viên của Công ty yêu cầu và quản trị viên của các công ty con thuộc Công ty yêu cầu.

Thông tin cá nhân được thu thập qua các trang web EcoVadis nêu trên được EcoVadis ghi lại dưới dạng tệp kỹ thuật số. Thông tin được lưu giữ đến thời điểm kết thúc hợp đồng đối với các Công ty yêu cầu đang yêu cầu đánh giá Tính bền vững hoặc Carbon từ các Công ty được đánh giá của họ và trong năm (5) năm sau thời điểm kết thúc gói đăng ký của các Công ty được đánh giá.

Là một công ty đánh giá, EcoVadis duy trì khả năng truy tìm nguồn gốc của các hành động liên quan đến tài khoản của khách hàng (ví dụ. tải tài liệu lên nền tảng EcoVadis, gửi bảng câu hỏi, chấp nhận yêu cầu của khách hàng về việc chia sẻ kết quả thực hiện Tính bền vững hoặc Carbon, v.v.). Vì lý do này, tên người dùng (không hoạt động) sẽ được giữ làm thông tin tham khảo để có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào cũng như chứng minh, thực thi hoặc bào chữa cho các khiếu nại pháp lý có thể xảy ra. Chúng tôi tham khảo mục 17.3(e) của GDPR.

Những người dùng của các Công ty được đánh giá đã chấp nhận Điều khoản và điều kiện sẽ được lưu giữ trong 10 năm sau thời điểm kết thúc Subscription theo Điều 17.3 b) của GDPR.

Người dùng không tham gia vào các hoạt động của người dùng hoặc không chấp nhận Điều khoản và Điều kiện có thể bị Công ty được đánh giá xóa bỏ trong thời hạn đăng ký.

Các tài liệu sẽ bị xóa sau 5 năm kể từ thời điểm kết thúc gói đăng ký để giữ làm lý lẽ bào chữa cho việc chấm điểm.

Học trực tuyến với Academy
Trong dịch vụ này, EcoVadis cung cấp nền tảng học trực tuyến để hỗ trợ người dùng trong các Công ty được đánh giá và Công ty yêu cầu cải thiện hoạt động bền vững của họ. EcoVadis thu thập dữ liệu về việc bạn tham gia khóa học và kết quả của bạn. Dữ liệu này sau đó sẽ được chia sẻ với những người quản lý của công ty bạn (nắm giữ hồ sơ Quản trị viên). EcoVadis sẽ chỉ chia sẻ dữ liệu người dùng tổng hợp của Công ty được đánh giá và đã được ẩn danh với Công ty yêu cầu mà bạn đã đồng ý chia sẻ bảng điểm Tính bền vững hoặc Carbon.

Các quy định sau đây áp dụng cho những người dùng không phải khách hàng nhưng sử dụng nền tảng học trực tuyến:
EcoVadis thu thập dữ liệu về việc tham gia khóa học và kết quả của quý vị. Dữ liệu này sẽ được chia sẻ với những người quản lý của khách hàng tài trợ cho việc tham gia các khóa học của công ty quý vị (nắm giữ hồ sơ Quản trị viên). EcoVadis xử lý dữ liệu cá nhân của quý vị nhằm mục đích cung cấp quyền truy cập vào EcoVadis Academy để người dùng là khách hàng có thể tham gia các khóa học trực tuyến, giúp họ hiểu rõ thông lệ về tính bền vững. EcoVadis thu thập các thông tin cá nhân sau đây của người dùng: tên, họ, địa chỉ email (tên người dùng). Thông tin cá nhân đã thu thập sẽ được lưu giữ cho đến thời điểm kết thúc thỏa thuận với Công ty yêu cầu. 

Dịch vụ IQ và Vitals
Đối với dịch vụ IQ, Công ty yêu cầu có thể sử dụng dữ liệu liên hệ (địa chỉ email) của Công ty được đánh giá cho mục đích nhận dạng Công ty được đánh giá trong hệ thống EcoVadis. Mọi dữ liệu liên hệ (địa chỉ email) của Công ty được đánh giá mà chưa được chỉnh sửa hoặc sử dụng cho yêu cầu đánh giá sẽ được ẩn danh sau 3 năm kể từ lần sử dụng đầu tiên và tại thời điểm kết thúc thỏa thuận với Công ty yêu cầu. Dữ liệu về người dùng của Công ty yêu cầu sẽ được lưu giữ cho đến thời điểm kết thúc hợp đồng. 

Với Dịch vụ Vitals, EcoVadis thu thập các thông tin cá nhân sau đây của người dùng: họ và tên, địa chỉ email nhằm mục đích liên hệ để cung cấp Dịch vụ được yêu cầu.

Với các Công ty được đánh giá đã chấp nhận Điều khoản và điều kiện, người dùng của họ sẽ được lưu giữ trong 10 năm sau thời điểm kết thúc gói đánh giá, theo Điều 17.3 b) của GDPR. Dữ liệu về người dùng của Công ty được đánh giá và tài liệu đã cung cấp sẽ được lưu giữ trong 5 năm sau thời điểm kết thúc gói đăng ký. Dữ liệu về người dùng của Công ty yêu cầu sẽ được lưu giữ cho đến thời điểm kết thúc hợp đồng. 

Cộng đồng EcoVadis
EcoVadis mang đến một mạng lưới cộng đồng trực tuyến (“Cộng đồng”) nhằm hỗ trợ cho việc cộng tác, kết nối và chia sẻ kiến thức giữa các khách hàng, đối tác của chúng tôi, từ đó giúp cải thiện và trao đổi về các phương pháp bền vững.

Để cung cấp và vận hành dịch vụ này, EcoVadis xử lý những dữ liệu cá nhân sau đây của người dùng được ủy quyền: Họ và tên, địa chỉ email, vị trí địa lý, chức danh, ngành, mối quan tâm và tên công ty. Các dữ liệu này được xử lý trong nền tảng cộng đồng với mục đích tạo ra và quản lý tài khoản người dùng của quý vị cũng như cho phép quý vị truy cập và sử dụng Cộng đồng.

Kiểm duyệt 
Trong quá trình quý vị tham gia, nền tảng sẽ tự động xử lý Dữ liệu tương tác với cộng đồng của quý vị (ví dụ: bài đăng, câu trả lời, dấu thời gian đăng nhập, lượt xem) để tạo điều kiện cho việc tương tác ngang hàng, kiểm duyệt nội dung theo Điều khoản sử dụng Cộng đồng, bao gồm cả các yêu cầu theo Đạo luật dịch vụ kỹ thuật số, và đo lường trạng thái hoạt động của cộng đồng.

Hệ thống đề xuất và cá nhân hóa 
EcoVadis sử dụng hệ thống đề xuất để cá nhân hóa nội dung, trải nghiệm và thông tin truyền thông hiển thị cho quý vị. Hệ thống này hoạt động dựa trên mối quan tâm chuyên môn của quý vị và dự đoán những nội dung sẽ phù hợp nhất với vai trò của quý vị. Nội dung cụ thể và thứ tự hiển thị nổi bật của nội dung chủ yếu chịu ảnh hưởng của các thông số chính sau đây:
Hồ sơ người dùng và mối quan tâm: Ngành, vai trò chuyên môn và mối quan tâm được biểu thị trong hồ sơ của quý vị.

Cơ sở pháp lý, quyền và biện pháp kiểm soát 
Các dữ liệu này được xử lý dựa trên Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f) của GDPR) của khách hàng và đối tác hiện tại, cũng như của các công ty quan tâm đến dịch vụ về phần thực hiện bền vững. Cộng đồng được coi là một dịch vụ gia tăng giá trị và hiệu quả, có liên quan đến mối quan hệ hoặc khả năng hợp tác của quý vị với các dịch vụ khác của EcoVadis, nhằm thúc đẩy sự cộng tác về bền vững trên toàn ngành.
Theo Đạo luật dịch vụ kỹ thuật số và GDPR, quý vị có quyền tác động và sửa đổi các thông số này bất kỳ lúc nào và phản đối việc lập hồ sơ:
Quý vị có thể chọn không cung cấp thông tin không bắt buộc về “Mối quan tâm” chuyên môn trong hồ sơ của mình. Hơn nữa, bằng cách chọn các tùy chọn sắp xếp thay thế (chẳng hạn như “Gần đây nhất” hoặc “Theo thứ tự thời gian”) trong lần truy cập đầu tiên, quý vị có thể xem nội dung mà không cần áp dụng các thuật toán xếp hạng hoặc lập hồ sơ được cá nhân hóa.
Sửa đổi thông số: Quý vị có thể cập nhật mối quan tâm chuyên môn trong hồ sơ của mình bất cứ lúc nào để thay đổi logic cá nhân hóa.

Hoạt động tiếp thị và cách tiếp cận được cá nhân hóa 
Nếu quý vị chọn bổ sung thông tin để làm phong phú hồ sơ cộng đồng của mình (chẳng hạn như “Mối quan tâm” chuyên môn) thì EcoVadis có thể dùng dữ liệu này để cung cấp cho quý vị các thông tin chuyên sâu được cá nhân hóa về tính bền vững cũng như các thông tin truyền thông tiếp thị phù hợp – cả trong Cộng đồng (thông qua hệ thống đề xuất) lẫn qua các kênh bên ngoài (như email). Việc xử lý này sẽ dựa trên lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc cung cấp cho quý vị nội dung chuyên nghiệp và có giá trị cao. Quý vị giữ toàn quyền kiểm soát đối với các thông tin truyền thông này và có thể phản đối việc xử lý như trên vào bất cứ lúc nào thông qua các tùy chọn tiếp thị hoặc bằng cách sử dụng đường dẫn hủy đăng ký trong email của chúng tôi.

Báo cáo nội dung bất hợp pháp (Thông báo & Hành động)
Nếu quý vị báo cáo nội dung bất hợp pháp trong Cộng đồng thì EcoVadis sẽ xử lý tên và địa chỉ email của quý vị để quản lý báo cáo, cũng như gửi cho quý vị xác nhận về việc nhận báo cáo và kết quả. Danh tính của quý vị với tư cách là “người thông báo” sẽ được giữ bí mật và không được tiết lộ cho người đăng nội dung bị ảnh hưởng, trừ phi việc tiết lộ đó là thực sự cần thiết để xác định tính bất hợp pháp của nội dung (ví dụ: trong trường hợp tranh chấp quyền sở hữu trí tuệ). Quý vị sẽ được thông báo đầy đủ trước khi bất kỳ việc tiết lộ nào như vậy diễn ra.

Kiểm duyệt tự động & đánh giá bởi con người
Để đảm bảo một môi trường an toàn, EcoVadis có thể sử dụng các công cụ tự động để phát hiện và kiểm duyệt nội dung. Nếu hệ thống dựa trên quá trình xử lý tự động để đưa ra quyết định hạn chế hoặc xóa nội dung của quý vị thì quý vị sẽ được thông báo về logic liên quan và hậu quả. Quý vị có quyền yêu cầu bố trí nhân sự đánh giá đối với bất kỳ quyết định tự động nào như vậy để phản đối hành động đã thực hiện.

Bảo vệ trẻ vị thành niên
EcoVadis cam kết đảm bảo quyền riêng tư và sự an toàn ở mức cao đối với trẻ vị thành niên. Chúng tôi nghiêm cấm việc hiển thị quảng cáo dựa trên hoạt động lập hồ sơ sử dụng dữ liệu cá nhân của người dùng khi chúng tôi có lý do hợp lý để tin chắc rằng người nhận là trẻ vị thành niên.

Lưu giữ dữ liệu 
Dữ liệu cá nhân của quý vị được lưu giữ trong khoảng thời gian quý vị là thành viên đang hoạt động trong Cộng đồng. Nếu hợp đồng giữa công ty quý vị và dịch vụ của EcoVadis kết thúc thì quý vị vẫn có thể truy cập vào một số phần giới hạn trong mạng lưới với tư cách là người liên hệ chuyên môn trong tối đa ba năm, trừ phi quý vị chọn đóng tài khoản sớm hơn.
Chúng tôi tự động đóng các tài khoản không có hoạt động trong hơn ba năm. Khi tài khoản bị đóng – theo yêu cầu của quý vị hoặc do không hoạt động – chúng tôi sẽ xóa vĩnh viễn hồ sơ và chi tiết liên hệ của quý vị.
Để đảm bảo tuân thủ Đạo luật dịch vụ kỹ thuật số và GDPR, các khoảng thời gian lưu giữ cụ thể sau đây sẽ được áp dụng:

• Nội dung được kiểm duyệt và tuyên bố lý do: Chúng tôi lưu giữ hồ sơ về các quyết định kiểm duyệt nội dung và nội dung liên quan trong vòng sáu (6) tháng kể từ khi ra quyết định nhằm tạo điều kiện cho quy trình xử lý khiếu nại nội bộ và kháng nghị.
• Bào chữa và lưu trữ cho mục đích pháp lý: Nhật ký hoạt động và các thông tin truyền thông cần thiết để bào chữa trước các khiếu nại pháp lý hoặc để thực thi Điều khoản dịch vụ của chúng tôi sẽ được lưu giữ trong kho lưu trữ mật trong vòng năm (5) năm kể từ khi chấm dứt quan hệ kinh doanh, theo các thời hiệu khởi kiện hiện hành.

Để các cuộc thảo luận trong Cộng đồng vẫn có ý nghĩa đối với các thành viên khác, bài đăng và bình luận của quý vị sẽ vẫn hiển thị nhưng được ẩn danh hoàn toàn, nghĩa là chúng sẽ không còn được liên kết với tên hoặc danh tính của quý vị nữa. Nếu quý vị đã đưa thông tin cá nhân vào nội dung bài đăng (chẳng hạn như số điện thoại hoặc thông tin nhận dạng cụ thể) thì quý vị nên chỉnh sửa hoặc xóa nội dung cụ thể đó trước khi đóng tài khoản.

Để biết chi tiết về các quyền của quý vị, bao gồm cả quyền phản đối các chính sách xử lý và kiểm duyệt nội dung, vui lòng tham khảo các phần có liên quan trong thông báo này và Điều khoản sử dụng Cộng đồng.

Hoạt động xử lý khác liên quan đến dịch vụ:
EcoVadis thu thập thông tin cá nhân được mô tả của người dùng của khách hàng để phục vụ việc trao đổi thông tin công việc và quản lý quan hệ với khách hàng.

Hành vi của người dùng trên nền tảng được phân tích nhằm mục đích cải thiện dịch vụ và các tính năng của nền tảng. Dữ liệu được lưu giữ trong 13 tháng (thời gian tồn tại của cookie), còn thông tin thu thập được thông qua các cookie này sẽ được lưu giữ trong 25 tháng.

Dữ liệu cá nhân được xử lý trong bối cảnh các quy trình quản lý xuất hóa đơn, thanh toán và kế toán. Dữ liệu này được lưu giữ trong thời hạn lưu giữ, theo các yêu cầu pháp lý và quản lý (hóa đơn: 10 năm).

Ngoài ra, EcoVadis cũng có thể liên hệ với người dùng để thực hiện nghiên cứu thông qua các cuộc khảo sát liên quan đến ý kiến của người dùng về Dịch vụ, để thông báo về các Dịch vụ khác thông qua bản tin, để cung cấp các giải pháp tương tự hoặc có liên quan – là sự mở rộng hợp lý của dịch vụ ban đầu, hay để thông báo về các dịch vụ mới tiềm năng mà EcoVadis có thể cung cấp trong tương lai. Để tìm hiểu về hoạt động xử lý này, vui lòng tham khảo Thông báo pháp lý – Bảo vệ dữ liệu (Khảo sát). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Để đảm bảo tính bảo mật cho nền tảng, dữ liệu kết nối của người dùng (nhật ký có bao gồm địa chỉ IP) cũng được xử lý. Dữ liệu này được lưu giữ 1 năm trên nền tảng và 4 năm trong kho lưu trữ.

EcoVadis có thể xử lý dữ liệu cá nhân do các thành viên của công ty yêu cầu cung cấp trên các trang mời tự đăng ký để thông báo cho Công ty được đánh giá về các giá trị và sứ mệnh bền vững cụ thể của một công ty yêu cầu. Trong khi EcoVadis chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu (ví dụ: băng hình hoặc bài thuyết trình) thì công ty yêu cầu có trách nhiệm xử lý dữ liệu này một cách hợp pháp, bao gồm cả việc có được tất cả sự đồng ý cần thiết theo luật bảo vệ dữ liệu hiện hành trước khi cung cấp thông tin này cho EcoVadis. Dữ liệu cá nhân trên các trang này được lưu giữ trong khoảng thời gian thỏa thuận với công ty yêu cầu còn hiệu lực.

Người nhận
Dữ liệu quản lý khách hàng thu thập được là để dành cho các bộ phận tiếp xúc với khách hàng, cố vấn pháp lý và các bên thứ ba cần thiết (nhà cung cấp và đối tác) tham gia vào việc cung cấp Dịch vụ.

Dữ liệu phân tích hành vi người dùng là dành cho nhóm Phát triển sản phẩm.

Để phục vụ mục đích xuất hóa đơn, quản trị các quy trình quản lý thanh toán và kế toán, nhân viên kế toán cũng như các công ty thu nợ sẽ được truy cập dữ liệu.

Quyền truy cập nhật ký kết nối của người dùng sẽ chỉ hạn chế cho nhân sự bộ phận CNTT và Bảo mật CNTT.

Bộ phận Tiếp thị sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của các công ty yêu cầu trên trang mời tự đăng ký.

Chuyển dữ liệu ra ngoài Khu vực kinh tế châu Âu (EEA)
Thông tin cá nhân được gửi cho EcoVadis có thể được chuyển đến các công ty con của EcoVadis nằm ngoài EEA: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. và các công ty con khác có thể được thành lập vào một ngày sau đó. Việc truy cập thông tin này là cần thiết để cung cấp dịch vụ và nhằm mục đích xử lý nêu trên, ví dụ như để hỗ trợ và liên hệ lại với khách hàng.

Như một biện pháp bảo vệ, việc chuyển giao này được điều chỉnh bởi các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (giữa Đơn vị kiểm soát dữ liệu - Đơn vị kiểm soát dữ liệu) giữa EcoVadis SAS (Pháp) và các công ty con của nó nếu quốc gia đó được coi là không cung cấp mức độ bảo vệ thích hợp. Quý vị có thể yêu cầu bản sao của SCC tại dpo@ecovadis.com

Trong quy trình đánh giá Tính bền vững và Carbon, dữ liệu liên hệ của Công ty được đánh giá sẽ được chuyển đến Công ty khách hàng yêu cầu ở bên ngoài EEA khi yêu cầu hoặc xem kết quả phần thực hiện Tính bền vững và Carbon nhằm tạo điều kiện cho hoạt động liên lạc và đảm bảo tính minh bạch. Để bảo vệ dữ liệu, hoạt động chuyển dữ liệu này chịu sự chi phối của (Bên kiểm soát dữ liệu – Bên kiểm soát dữ liệu) các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn giữa EcoVadis và Khách hàng yêu cầu: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-customers

(Nhà cung cấp) Bên thứ ba
Nhằm mục đích xử lý, EcoVadis sử dụng các nhà cung cấp (đơn vị xử lý) có trụ sở bên ngoài EEA. EcoVadis đã ký các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (giữa Đơn vị kiểm soát dữ liệu - Đơn vị xử lý dữ liệu) như một biện pháp bảo vệ. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập phần GDPR trong Trung tâm tin cậy của chúng tôi: https://ecovadis.com/trust-center/

Quyền bảo vệ dữ liệu
Quý vị có quyền truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu của mình, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu bằng cách liên hệ với chúng tôi. Thông tin chi tiết về việc bảo vệ dữ liệu có trên trang web của chúng tôi có tại: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn và việc thực hiện các quyền bảo vệ dữ liệu của mình, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

EcoVadis SAS
Chuyên viên bảo vệ dữ liệu
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
Email: dpo@ecovadis.com

Ngoài ra, bạn có quyền khiếu nại với một cơ quan giám sát: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Pháp, nếu bạn cho rằng việc xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến bạn vi phạm quy định.