Thông báo pháp lý - Bảo vệ dữ liệu (Dịch vụ)

EcoVadis SAS và EcoVadis Inc (“EcoVadis”) thu thập thông tin cá nhân từ những người sử dụng Dịch vụ web của chúng tôi, bao gồm nhưng không giới hạn ở các trang web tại địa chỉ www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, tất cả các miền phụ, cũng như tất cả các dịch vụ trực tuyến khác của EcoVadis (“Dịch vụ”), và sử dụng thông tin đó cho các mục đích được xác định trong các đoạn dưới đây.

Việc xử lý thông tin cá nhân của người dùng như được mô tả dưới đây sẽ dựa trên lợi ích hợp pháp của EcoVadis theo nghĩa trong Điều 6. 1. f) của GDPR.

EcoVadis thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của những người sử dụng Dịch vụ của mình thông qua:

a) quá trình người dùng cung cấp thông tin cá nhân trong các biểu mẫu đăng ký trực tuyến;

b) quá trình người dùng của khách hàng doanh nghiệp (“Công ty yêu cầu”) và người dùng của doanh nghiệp đối tác của Công ty yêu cầu (“Công ty được đánh giá”) gửi thông tin liên hệ của họ qua các biểu mẫu trực tuyến;

c) quá trình người dùng của Công ty yêu cầu gửi thông tin liên hệ của người dùng của Công ty được đánh giá qua các biểu mẫu trực tuyến;

d) quá trình người dùng của Công ty yêu cầu hoặc Công ty được đánh giá cung cấp thông tin cá nhân qua email.

Người dùng không tham gia Dịch vụ và các quy trình liên quan vui lòng tham khảo Thông báo pháp lý - Bảo vệ dữ liệu (Khảo sát). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Đánh giá tính bền vững và carbon
EcoVadis thu thập các thông tin cá nhân sau đây của người dùng: họ và tên, địa chỉ email, số điện thoại và chức danh công việc nhằm mục đích liên hệ để cung cấp Dịch vụ được yêu cầu.

Trong dịch vụ này, EcoVadis cung cấp nền tảng học trực tuyến để hỗ trợ người dùng trong các Công ty được đánh giá và Công ty yêu cầu cải thiện hoạt động bền vững của họ. EcoVadis thu thập dữ liệu về việc bạn tham gia khóa học và kết quả của bạn. Dữ liệu này sau đó sẽ được chia sẻ với những người quản lý của công ty bạn (nắm giữ hồ sơ Quản trị viên). EcoVadis sẽ chỉ chia sẻ dữ liệu người dùng tổng hợp của Công ty được đánh giá và đã được ẩn danh với Công ty yêu cầu mà bạn đã đồng ý chia sẻ bảng điểm Tính bền vững hoặc Carbon.

Hoạt động của người dùng yêu cầu trên nền tảng được theo dõi, và trạng thái các hoạt động của người dùng yêu cầu này (thời gian đăng nhập lần đầu, tiến trình lên hệ thống) được thông báo cho Quản lý chương trình của công ty yêu cầu nhằm mục đích cải thiện quy trình lên hệ thống từ phía công ty yêu cầu.

Tất cả người dùng thuộc mạng lưới các Công ty được đánh giá của Ecovadis đều sẽ nhìn thấy thông tin liên hệ của quản trị viên của Công ty được đánh giá mà đã được tạo trong giải pháp của Ecovadis.

Trong trường hợp Công ty được đánh giá chia sẻ bảng điểm Tính bền vững hoặc Carbon, thông tin liên hệ của quản trị viên sẽ hiển thị với quản trị viên của Công ty yêu cầu và quản trị viên của các công ty con thuộc Công ty yêu cầu.

Thông tin cá nhân được thu thập qua các trang web EcoVadis nêu trên được EcoVadis ghi lại dưới dạng tệp kỹ thuật số. Thông tin được lưu giữ đến thời điểm kết thúc hợp đồng đối với các Công ty yêu cầu đang yêu cầu đánh giá Tính bền vững hoặc Carbon từ các Công ty được đánh giá của họ và trong năm (5) năm sau thời điểm kết thúc gói đăng ký của các Công ty được đánh giá.

Là một công ty đánh giá, EcoVadis duy trì khả năng truy tìm nguồn gốc của các hành động liên quan đến tài khoản của khách hàng (ví dụ. tải tài liệu lên nền tảng EcoVadis, gửi bảng câu hỏi, chấp nhận yêu cầu của khách hàng về việc chia sẻ kết quả thực hiện Tính bền vững hoặc Carbon, v.v.). Vì lý do này, tên người dùng (không hoạt động) sẽ được giữ làm thông tin tham khảo để có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào cũng như chứng minh, thực thi hoặc bào chữa cho các khiếu nại pháp lý có thể xảy ra. Chúng tôi tham khảo mục 17.3(e) của GDPR.

Những người dùng của các Công ty được đánh giá đã chấp nhận Điều khoản và điều kiện sẽ được lưu giữ trong 10 năm sau thời điểm kết thúc Subscription theo Điều 17.3 b) của GDPR.

Các tài liệu sẽ bị xóa sau 5 năm kể từ thời điểm kết thúc gói đăng ký để giữ làm lý lẽ bào chữa cho việc chấm điểm.

Dịch vụ IQ và Vitals
Đối với dịch vụ IQ, mọi dữ liệu liên hệ (địa chỉ email) của các Công ty được đánh giá mà chưa được chỉnh sửa hoặc liên hệ cho một yêu cầu đánh giá sẽ được ẩn danh sau 3 năm kể từ lần sử dụng đầu tiên và tại thời điểm kết thúc thỏa thuận với Công ty yêu cầu.

Với Dịch vụ Vitals, EcoVadis thu thập các thông tin cá nhân sau đây của người dùng: họ và tên, địa chỉ email nhằm mục đích liên hệ để cung cấp Dịch vụ được yêu cầu.
Với những Công ty được đánh giá chưa chấp nhận Điều khoản & điều kiện, dữ liệu của họ sẽ được ẩn danh trong 3 năm sau lần sử dụng đầu tiên và ở cuối thời hạn thỏa thuận với Công ty yêu cầu.

Với các Công ty được đánh giá đã chấp nhận Điều khoản và điều kiện, người dùng của họ sẽ được lưu giữ trong 10 năm sau thời điểm kết thúc gói đánh giá, theo Điều 17.3 b) của GDPR. Tài liệu được cung cấp sẽ được lưu giữ trong 5 năm sau thời điểm kết thúc gói đánh giá.

Hoạt động xử lý khác liên quan đến dịch vụ:
EcoVadis thu thập thông tin cá nhân được mô tả của người dùng của khách hàng để phục vụ việc trao đổi thông tin công việc và quản lý quan hệ với khách hàng.

Hành vi của người dùng trên nền tảng được phân tích nhằm mục đích cải thiện dịch vụ và các tính năng của nền tảng. Dữ liệu này được lưu giữ trong 1 năm.

Dữ liệu cá nhân được xử lý trong bối cảnh các quy trình quản lý xuất hóa đơn, thanh toán và kế toán. Dữ liệu này được lưu giữ trong thời hạn lưu giữ, theo các yêu cầu pháp lý và quản lý (hóa đơn: 10 năm).

Ngoài ra, EcoVadis cũng có thể liên hệ với người dùng để thực hiện nghiên cứu thông qua các cuộc khảo sát liên quan đến ý kiến của người dùng về Dịch vụ, hoặc để thông báo về các Dịch vụ khác thông qua bản tin, hay thông báo về các dịch vụ mới tiềm năng mà EcoVadis có thể cung cấp trong tương lai. Về hoạt động xử lý này, vui lòng tham khảo Thông báo pháp lý - Bảo vệ dữ liệu (Khảo sát). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Để đảm bảo tính bảo mật cho nền tảng, dữ liệu kết nối của người dùng (nhật ký có bao gồm địa chỉ IP) cũng được xử lý. Dữ liệu này được lưu giữ 1 năm trên nền tảng và 4 năm trong kho lưu trữ.

Người nhận
Dữ liệu quản lý khách hàng thu thập được là để dành cho các nhóm tiếp xúc với khách hàng, cố vấn pháp lý và các bên thứ ba cần thiết (nhà cung cấp) tham gia vào việc cung cấp Dịch vụ.

Dữ liệu phân tích hành vi người dùng là dành cho nhóm Phát triển sản phẩm.

Để phục vụ mục đích xuất hóa đơn, quản trị các quy trình quản lý thanh toán và kế toán, nhân viên kế toán cũng như các công ty thu nợ sẽ được truy cập dữ liệu.

Quyền truy cập nhật ký kết nối của người dùng sẽ chỉ hạn chế cho nhân sự bộ phận CNTT và Bảo mật CNTT.

Chuyển dữ liệu ra ngoài Khu vực kinh tế châu Âu (EEA)
Thông tin cá nhân được gửi cho EcoVadis có thể được chuyển đến các công ty con của EcoVadis nằm ngoài EEA: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. và các công ty con khác có thể được thành lập vào một ngày sau đó. Việc truy cập thông tin này là cần thiết để cung cấp dịch vụ và nhằm mục đích xử lý nêu trên, ví dụ như để hỗ trợ và liên hệ lại với khách hàng.

Như một biện pháp bảo vệ, việc chuyển giao này được điều chỉnh bởi các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (giữa Đơn vị kiểm soát dữ liệu - Đơn vị kiểm soát dữ liệu) giữa EcoVadis SAS (Pháp) và các công ty con của nó nếu quốc gia đó được coi là không cung cấp mức độ bảo vệ thích hợp.

Trong quy trình đánh giá Tính bền vững và Carbon, dữ liệu liên hệ của Công ty được đánh giá được chuyển đến Công ty khách hàng yêu cầu ở bên ngoài EEA khi truy cập kết quả phần thực hiện Tính bền vững và Carbon. Để bảo vệ dữ liệu, hoạt động chuyển dữ liệu này chịu sự chi phối của (Bên kiểm soát dữ liệu - Bên kiểm soát dữ liệu) các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn giữa EcoVadis và Khách hàng yêu cầu.

(Nhà cung cấp) Bên thứ ba
Nhằm mục đích xử lý, EcoVadis sử dụng các nhà cung cấp (đơn vị xử lý) có trụ sở bên ngoài EEA. EcoVadis đã ký các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (giữa Đơn vị kiểm soát dữ liệu - Đơn vị xử lý dữ liệu) như một biện pháp bảo vệ. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập phần GDPR trong Trung tâm tin cậy của chúng tôi: https://ecovadis.com/trust-center/#IS

Quyền bảo vệ dữ liệu
Bạn có quyền truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu của mình, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu và nhận bản xuất dữ liệu bằng cách liên hệ với chúng tôi. Thông tin thêm về việc bảo vệ dữ liệu có trên trang web của chúng tôi: www.ecovadis.com/legal-notice/.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn và việc thực hiện các quyền bảo vệ dữ liệu của mình, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

EcoVadis SAS
Chuyên viên bảo vệ dữ liệu
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
Email: dpo@ecovadis.com

Ngoài ra, bạn có quyền khiếu nại với một cơ quan giám sát: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Pháp, nếu bạn cho rằng việc xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến bạn vi phạm quy định.