Hướng dẫn sử dụng tính năng Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục)

Sustainability Scorecard (Bảng điểm về tính bền vững) và Bảng điểm carbon của EcoVadis phản ánh phần thực hiện của quý công ty vào thời điểm phát hành. Các bảng điểm này cũng nhấn mạnh khu vực cải thiện để quý công ty giải quyết.

Để hỗ trợ nỗ lực cải thiện của quý công ty, EcoVadis cung cấp cho tất cả các công ty được đánh giá quyền truy cập vào tính năng Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục). Công cụ này cho phép quý vị:

• Xây dựng kế hoạch cải thiện trực tuyến
• Chia sẻ các hành động khắc phục dự kiến và đã hoàn thiện cho doanh nghiệp đối tác của mình
• Nhận phản hồi từ các doanh nghiệp đối tác

Tùy vào cấp độ gói đăng ký và bảng điểm sẵn có mà quý vị có thể bắt đầu các hành động khắc phục dựa trên các khu vực cải thiện liên quan đến tính bền vững và carbon. Doanh nghiệp đối tác có thể xem thông tin quý vị đưa vào Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục). Tuy nhiên, EcoVadis không xem xét thông tin này và thông tin đó sẽ không ảnh hưởng đến bảng điểm hiện tại của quý vị. Bảng điểm của quý công ty chỉ được cập nhật nếu quý công ty trải qua quá trình tái đánh giá.

Định nghĩa hữu ích

Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục, CAP): một mục riêng trong nền tảng EcoVadis, nơi Các công ty được đánh giá quản lý hành động khắc phục của họ. Đây là nơi duy nhất mà quý vị có thể theo dõi và cập nhật các hành động khắc phục.

Khu vực cải thiện trong bảng điểm (IA): một khu vực được xác định trong quá trình đánh giá của EcoVadis mà công ty cần giải quyết để cải thiện tính bền vững hoặc hiệu suất carbon. Mỗi IA liên kết với một hoặc nhiều chủ đề hay chỉ mục, có thể xuất hiện trong cả Sustainability Scorecard (Bảng điểm về tính bền vững) và Bảng điểm carbon.

Hành động khắc phục (CA): một biện pháp được thực hiện để giải quyết vấn đề đã xác định. Có hai loại hành động khắc phục:

1. Dựa trên bảng điểm: khi bảng điểm được phát hành, tất cả các khu vực cải thiện trong bảng điểm sẽ tự động tạo ra hành động khắc phục Chưa bắt đầu. Các công ty được đánh giá có thể quản lý những hành động này trong Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục).
2. Cải thiện chung: dùng để yêu cầu những cải thiện cụ thể không liên quan đến khu vực cải thiện trong bảng điểm và có thể có bất kỳ tiêu đề, thứ tự ưu tiên, chủ đề hoặc chỉ mục nào. Cả công ty yêu cầu và Công ty được đánh giá đều có thể tạo cải thiện chung.

Lập kế hoạch hành động khắc phục

Không phải hành động khắc phục nào cũng có tác động như nhau đến bảng điểm của quý vị. Hãy xem xét bảng điểm của quý vị để xác định hành động khắc phục nào cần được ưu tiên xử lý.

Sustainability Scorecard (Bảng điểm về tính bền vững)

Đi đến phần Trực quan hóa điểm số của quý vị. Tại đây, quý vị sẽ thấy tác động của từng chủ đề và chỉ mục lên điểm số, cùng với thang chấm điểm cho từng chỉ mục trong một chủ đề. Thông tin tổng quan này sẽ giúp quý vị xác định các khu vực cần cải thiện.

Trong ví dụ này, chủ đề Môi trường và Quyền lao động và quyền con người có tác động lớn nhất đến điểm số của quý vị, cùng với các chỉ mục Chính sách và Biện pháp. Một điểm khởi đầu tốt là tập trung vào các hành động khắc phục liên quan đến các khu vực này. 

Hãy cùng xem chủ đề Môi trường và chỉ mục Chính sách. Khi mở rộng phần bảng điểm, quý vị sẽ thấy các khu vực cải thiện sau:

Tại đây, một trong những hành động khắc phục đầu tiên cần giải quyết là “Tài liệu chưa đầy đủ về các chính sách môi trường” có thứ tự ưu tiên cao. Tìm hiểu thêm về các tài nguyên và công cụ để hiểu rõ hơn kết quả Sustainability Scorecard (Bảng điểm về tính bền vững) của quý công ty.

Bảng điểm carbon

Bảng điểm Carbon cũng áp dụng hướng tiếp cận tương tự, trong đó mỗi điểm mạnh và khu vực cải thiện đều có tác động khác nhau đến Cấp độ quản lý carbon của quý vị:

Vì trọng số của khu vực Báo cáo là 50%, quý vị nên ưu tiên xử lý các hành động khắc phục có thứ tự ưu tiên cao, chẳng hạn như “Cân nhắc thiết lập hệ thống kiểm kê cấp doanh nghiệp để theo dõi phát thải khí nhà kính theo GHG Protocol (nghị định thư về Khí thải nhà kính) hoặc các tiêu chuẩn kiểm kê khí thải nhà kính khác” hoặc “Tìm cách giám sát lượng phát thải khí nhà kính trên tất cả các phạm vi”.

Thực hiện Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục)

Sau khi bảng điểm của quý vị được phát hành, tất cả các khu vực cải thiện về Tính bền vững và Carbon sẽ tự động được chỉ định trạng thái Chưa bắt đầu.

Hiểu về hành động khắc phục

Trong phần này, quý vị có thể tìm hiểu thông tin chi tiết của từng hành động khắc phục. Hãy lưu ý rằng các Công ty yêu cầu có thể xem thông tin này, trừ số lượng yêu cầu.

Mỗi hành động khắc phục bao gồm năm cột:

• Thứ tự ưu tiên: được đo lường bằng tác động trên bảng điểm của quý vị dựa trên từng chủ đề và chỉ mục liên quan đến hành động khắc phục. Ví dụ: hành động khắc phục có thứ tự ưu tiên cao thuộc chủ đề hoặc chỉ mục có tác động lớn sẽ có trọng số cao hơn một hành động khắc phục có thứ tự ưu tiên cao nhưng thuộc chủ đề hoặc chỉ mục có tác động nhỏ.
• Hành động khắc phục: giải thích về khu vực cải thiện.
• Yêu cầu: số lượng các Công ty yêu cầu đã yêu cầu quý vị thực hiện hành động khắc phục này.
• Ngày đến hạn của tôi: một ngày quý vị có thể tự đặt ra. Nếu ngày đó đã trôi qua thì sẽ được hiển thị bằng màu đỏ.

• Trạng thái: cho biết tiến độ quý vị đã đạt được, chẳng hạn như Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Hoàn thànhhoặc Đã lưu trữ. Quý vị có thể thay đổi trạng thái hành động nhiều lần tùy theo nhu cầu.

Nếu có ít nhất một yêu cầu từ Công ty yêu cầu, yêu cầu thực hiện hành động khắc phục không ở trạng thái Chưa bắt đầu hoặc Đã lưu trữ thì hành động đó sẽ được nhấn mạnh bằng màu đỏ.

Nếu quý vị lưu trữ một hành động khắc phục, hành động đó sẽ tự động được chuyển vào danh sách Hành động khắc phục đã lưu trữ ở cuối bảng.

Hiểu thông tin chi tiết về hành động khắc phục

Khi mở rộng phần hành động khắc phục, quý vị sẽ thấy:

• Tiêu đề: cùng tiêu đề với khu vực cải thiện trong bảng điểm.
• Chủ đề và chỉ mục: thông tin về chủ đề và chỉ mục của hành động có thể thuộc Sustainability Scorecard (Bảng điểm về tính bền vững), Bảng điểm carbon hoặc cả hai. Mỗi hành động khắc phục có thể có nhiều chủ đề và chỉ mục.
• Trạng thái:  cho biết tiến độ quý vị đã đạt được, chẳng hạn như Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Hoàn thành hoặc Đã lưu trữ. Quý vị có thể thay đổi trạng thái nhiều lần tùy theo nhu cầu bằng cách nhấp vào Cập nhật trạng thái.
• Mô tả: hầu hết các hành động khắc phục đều có giải thích chi tiết về cách giải quyết hành động khắc phục, bao gồm các liên kết hữu ích và các khóa học EcoVadis Academy có liên quan. Hãy lưu ý rằng không phải hành động khắc phục nào cũng có phần này.

Yêu cầu của doanh nghiệp đối tác

Mỗi đối tác của quý vị có thể yêu cầu quý vị thực hiện các hành động khắc phục cụ thể. Mỗi doanh nghiệp đối tác chỉ có thể xem yêu cầu của riêng họ. Họ không thể nhìn thấy yêu cầu của các công ty khác.

Yêu cầu của doanh nghiệp đối tác gồm có:

• Tên công ty (bắt buộc)
• Ngày đến hạn của yêu cầu (tùy chọn) – đối tác có thể đặt hạn chót để quý vị hoàn thành hành động khắc phục
• Lời nhắn (tùy chọn) – đối tác có thể thêm lời nhắn vào yêu cầu của họ. Quý vị cũng có thể trò chuyện với họ tại đây bằng cách gửi câu trả lời.

Kế hoạch hành động

Trong phần này, quý vị có thể mô tả cách quý vị lên kế hoạch giải quyết một hành động khắc phục cụ thể. Dù đây là phần hoàn toàn không bắt buộc nhưng quý vị nên điền đầy đủ để doanh nghiệp đối tác có thể thấy quý vị sẽ thực hiện những bước nào trong tương lai.

• Được chỉ định cho: viết tên người hoặc phòng ban được giao nhiệm vụ thực hiện hành động khắc phục
• Ngày đến hạn: điền ngày đến hạn khi hành động khắc phục cần được hoàn thành
• Mô tả: giải thích những bước quý vị sẽ thực hiện để giải quyết hành động khắc phục này hoặc lý do quý vị quyết định không tiếp tục thực hiện hành động đó

Quý vị chỉ có thể chỉnh sửa phần này khi trạng thái của hành động khắc phục là Đang tiến hành.

Tài liệu

Trong phần này, quý vị có thể tải lên tài liệu mới để giúp quý vị giải quyết một hành động khắc phục cụ thể. Hãy lưu ý rằng tùy thuộc vào gói đăng ký của quý vị mà chức năng này trông sẽ khác nhau.

Gói đăng ký Basic

Nếu quý vị có gói đăng ký Basic, quý vị có thể tải lên tài liệu và các tài liệu này sẽ được thêm vào Document Library (Thư viện tư liệu). Tuy nhiên, quý vị cần liên kết các tài liệu này với bảng câu hỏi theo cách thủ công trong phần tái đánh giá tiếp theo.

Gói đăng ký Premium trở lên

Nếu quý vị có gói đăng ký Premium trở lên, quý vị sẽ có thể xem câu hỏi nào trong bảng câu hỏi liên quan đến hành động khắc phục của mình, bao gồm danh sách trạng thái câu trả lời có thể có và bản phân tích về tài liệu bị từ chối cũng như lý do từ chối.

Quý vị cũng sẽ có thể tải lên tài liệu mới và liên kết các tài liệu này với một câu trả lời cụ thể. Tài liệu này sẽ được thêm vào Document Library (Thư viện tư liệu) của quý vị và sẽ được sử dụng trong phần tái đánh giá tiếp theo.

Quyền riêng tư của tài liệu

Khi thêm một tài liệu mới, quý vị có thể cài đặt người sẽ được chia sẻ tài liệu đó. Cài đặt mặc định là riêng tư, nhưng quý vị cũng có thể hiển thị tài liệu cho doanh nghiệp đối tác.

Để thay đổi cài đặt chia sẻ cho tài liệu đã tải lên, hãy truy cập Document Library (Thư viện tư liệu) của quý vị trong thẻ Tài liệu bên cạnh Kế hoạch hành động khắc phục.

Cách bắt đầu giải quyết hành động khắc phục

1. Chọn hành động khắc phục mà quý vị muốn giải quyết
2. Thay đổi Trạng thái thành Đang tiến hành
3. Thêm mô tả và ngày đến hạn trong Kế hoạch hành động. Đây là phần không bắt buộc, nhưng quý vị nên điền đầy đủ để doanh nghiệp đối tác có thể thấy quý vị sẽ thực hiện những bước nào trong tương lai.
4. Tải lên tài liệu mới được liệt kê trong thông tin chi tiết của hành động khắc phục
5. Thay đổi Trạng thái thành Hoàn thành

Doanh nghiệp đối tác của quý vị sẽ thấy tiến độ, trừ tài liệu quý vị đã tải lên và đánh dấu là “Riêng tư”.

Xuất Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục) của quý vị

Nếu có gói đăng ký Premium trở lên, quý vị có thể xuất phiên bản Excel của Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục) bằng cách nhấp vào nút Xuất ở góc trên bên phải.

Tệp xuất sẽ bao gồm bản phân tích tất cả các hành động khắc phục trong Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục) của quý vị, dựa trên các bộ lọc đã áp dụng. Ví dụ: nếu bật bộ lọc “Thứ tự ưu tiên cao”, chỉ các Hành động khắc phục có thứ tự ưu tiên cao mới được xuất.

Hãy lưu ý rằng thao tác xuất chỉ nhằm mục đích đọc. Để thực hiện Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục) của mình, quý vị cần phải sử dụng nền tảng. 

Cải thiện chung

Yêu cầu cải thiện chung cho phép quý vị tạo hành động khắc phục tùy chỉnh.

Tại đó, quý vị có thể tạo hành động khắc phục bền vững tùy chỉnh và đặt tiêu đề, thứ tự ưu tiên, chủ đề, chỉ mục, thêm chi tiết và tải lên tài liệu. Hãy lưu ý rằng hành động khắc phục này sẽ hiển thị cho tất cả doanh nghiệp đối tác.

Mẹo và chiến lược khác

Thay đổi trạng thái thành Đang tiến hành ngay khi quý vị bắt đầu thực hiện

Ngay cả khi đang trong quá trình thu thập tài liệu, quý vị nên thay đổi trạng thái hành động khắc phục thành Đang tiến hành. Điều này giúp doanh nghiệp đối tác của quý vị biết rằng quý vị đã và đang giải quyết vấn đề và chủ động cải thiện.

Lưu trữ các hành động khắc phục mà quý vị không có kế hoạch xử lý

Nếu có hành động khắc phục mà quý vị không muốn giải quyết, hãy đặt trạng thái hành động thành Đã lưu trữ. Nếu quý vị để một hành động khắc phục ở trạng thái Chưa bắt đầu, điều đó có thể cho thấy quý vị dự định thực hiện hành động này trong tương lai.

Cung cấp thông tin chi tiết cho kế hoạch hành động

Khi quý vị bắt đầu thực hiện hành động khắc phục, hãy thêm thông tin vào kế hoạch hành động để cung cấp thêm bối cảnh cho các doanh nghiệp đối tác. Đây là điều quý vị nên làm, cho dù quý vị có định giải quyết hành động khắc phục hay không.

Thường xuyên cập nhật về các hành động khắc phục

Khi doanh nghiệp đối tác yêu cầu hành động khắc phục, quý vị có thể bắt đầu sử dụng tính năng trò chuyện để thảo luận về yêu cầu, cập nhật tiến độ cho họ, hoặc cung cấp cho họ thông tin chi tiết mà quý vị cho là quan trọng.

Tác động của Corrective Action Plan (Kế hoạch hành động khắc phục) đến bảng điểm

Để cập nhật kết quả bảng điểm, quý vị cần hoàn thành phần tái đánh giá. Chỉ khi đó quý vị mới có thể cập nhật câu trả lời của mình và thêm nhiều tài liệu hơn. Khi quý vị yêu cầu tái đánh giá, đội ngũ của chúng tôi sẽ bắt đầu lần phân tích hoàn toàn mới về công ty của quý vị. 

Tất cả tài liệu quý vị đã tải lên Kế hoạch hành động khắc phục sẽ tự động được tải lên Document Library (Thư viện tư liệu) để giúp quý vị hoàn thành bảng câu hỏi tái đánh giá. Ngay cả khi gói đăng ký hoặc bảng điểm của quý vị hết hạn, quý vị vẫn có thể truy cập vào các hành động khắc phục của mình.