Làm sao để tôi chia sẻ tài liệu với các các công ty con?

Tính năng chia sẻ tài liệu cho phép người dùng tài khoản Corporate chia sẻ tài liệu cấp tập đoàn như Chính sách tập đoàn, Bộ quy tắc ứng xử và Sổ tay nhân viên với các công ty con được kết nối với tài khoản doanh nghiệp. Điều này đơn giản hóa quy trình tải tài liệu vì tài khoản Corporate sẽ chỉ cần tải tài liệu cấp tập đoàn một lần và có thể chia sẻ tài liệu đó với tất cả các công ty con có liên quan.

Nếu quý vị có gói đăng ký Corporate và muốn chia sẻ tài liệu với các công ty con của mình, quý vị có thể làm vậy thông qua nền tảng EcoVadis.

Lưu ý: Chỉ Điều phối viên Corporate mới có thể thực hiện hành động này.

Lưu ý:² Trước tiên, nhóm phải hoàn thành đánh giá và cung cấp tài liệu cần thiết trước khi chia sẻ với các công ty con. Sau khi đã gửi và công bố bảng câu hỏi ban đầu của nhóm, quý vị sẽ có thể chia sẻ tài liệu.

Bước 1: Đăng nhập vào bảng điều khiển EcoVadis, rồi nhấp vào tab “Network” ở bên trái màn hình.

Bước 2: Sau đó, nhấp vào “Subsidiaries”

Bước 3: Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm ở phía ngoài cùng bên phải của tên công ty con. Trong menu thả xuống, bạn sẽ thấy “Share documents with this subsidiary”, hãy nhấp vào đó.

Bước 4: Sau khi nhấp để chia sẻ tài liệu, bạn sẽ được nhắc xác nhận yêu cầu của mình. Sau này, bạn có thể ngừng chia sẻ tài liệu bằng cách nhấp lại vào dấu ba chấm và chọn ngừng chia sẻ với công ty con. 

Bước 5: Cuối cùng, truy cập vào My Performance > Documents (Kết quả của tôi > Tài liệu), nhấp vào biểu tượng trong cột “Sharing” (Chia sẻ) đối với mỗi tài liệu quý vị muốn chia sẻ, sau đó chọn “Share with subsidiary” (Chia sẻ với công ty con).

Xong! Công ty con của quý vị sẽ cần chấp nhận việc chia sẻ tài liệu. Sau đó, công ty con sẽ có thể đính kèm tài liệu của công ty mẹ vào các câu hỏi thích hợp khi trả lời bảng câu hỏi.

Công ty con có thể thấy tài liệu do công ty mẹ chia sẻ ở đâu?

Các công ty con không thấy ngay tài liệu được chia sẻ trong thư viện tài liệu; các tài liệu này chỉ hiển thị sau khi đính kèm vào bảng câu hỏi, bằng cách nhấp vào “Select from parent company” (Chọn từ công ty mẹ) và/hoặc sau khi tài liệu đã được các nhà phân tích của EcoVadis phân tích.

Tài khoản Corporate có thể xem tài liệu của các công ty con không?

Có, khi đã đăng nhập vào tài khoản Corporate của EcoVadis, bạn có thể xem tài liệu của các công ty con bằng cách truy cập vào “Network”, rồi nhấp vào “Subsidiaries”.

Ở màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách các công ty con được liên kết của mình. Chuyển tới công ty con mà bạn muốn xem tài liệu, rồi nhấp vào “View scorecard”. 

Tại đây, bạn sẽ thấy bảng điểm của công ty con, hãy nhấp vào tab “Documents” của họ.  

Tiếp theo, bạn sẽ thấy các tài liệu của công ty con được liệt kê bên dưới. Nếu muốn tải xuống một tài liệu để xem, bạn có thể nhấp vào dấu ba chấm ở bên phải tài liệu, rồi nhấp vào “Download”.