EcoVadis评估问卷会根据公司的行业、经营所在地以及规模大小进行相应的调整,包括员工不超过25名的微型公司(XS)。不同的小型公司平均需要回答十个问题。公开背书(例如UNGC)和覆盖范围等一些管理指标并不适用。这样可以确保只有与被评估公司相关的问题才会被纳入评估。
支持性文件对于分析贵公司的企业社会责任表现是必不可少的。我们理解规模较小的公司可能不像规模较大的公司那样拥有企业社会责任管理体系,正式文件的数量也可能较少。因此,我们会针对微型公司(XS)保留更大的灵活性,也接受非正式支持性文件。但请注意,这些文件应反映最近的信息,具有相关性和完整性,并与相应的评估范围相关。
我可以提供什么样类型的支持性文件?
您可以向我们提供任何反映贵公司可持续发展管理体系的正式文件,以支持您对问卷的回答。
以下是一些可以提供的文件示例(仅做说明):企业社会责任管理程序、企业社会责任报告、社会审计报告、HSE政策、道德/行为守则、员工手册、证书(ISO14001、ISO45001等)、联合国全球契约(UNGC)进展通报、包含综合可持续发展部分的年度报告。
所有文件应:
- 具有相关性,内容完整,并与相应的评估范围相关;
- 采用以下格式之一:.docx、.doc、.xls、.xlsx、.pdf、.odt、.ott、.sxw、.stw、.odds、.odp、.bmp、.txt、HTML、.png和.jpeg。注意:对于“上传一份新文件”,文件类型“Adobe Acrobat Document”可能会导致上传问题。在此情形中,请保存文件为PDF以便上传;
注意:对于“上传一个新链接”,请仅提供网页链接,而非文件链接。该页面将被捕获并以 PDF 格式上载到您的文档库。将仅捕获该链接之下的可用网页,而非整个网站。请确保链接有效,并以http://或https://开头; - 小于30 MB;
- 定期审查。政策和行动的有效期均为8年,关键绩效指标报告的有效期为2年;
- 内文格式 -- 如果您的文件不是英语、法语、西班牙语、德语、中文或日语,请将其编码为文本,而不是图片。
EcoVadis不认可的文件类型:
- 不接受仅为满足EcoVadis问卷而制作的文件(承诺、行动或报告);
- 从其他组织或在线来源复制的目标、行动或报告,没有合理的证据和实施保证;
- 非正式文件(如无公司名称或标识、无发行或审核日期、照片等)。
- 证据应以嵌入文件/网页链接的形式提供(即证据应直接显示在文件中); 分析师不会从这些链接手动下载任何附加文件;
- 与EcoVadis的21条企业社会责任(CSR)标准无关的证据。
欲了解更多信息和可提供的文件示例,请下载我们的文件指南或详细了解评估范围。
适用于微型公司(XS)的具体文件示例
您可以向我们提供任何反映贵公司可持续发展管理体系的正式文件,以支持您对问卷的回答。最重要主题(政策、措施和报告)的可接受文件示例包括:
政策
证明贵公司致力于降低关键企业社会责任问题相关风险的政策文件。这可以包括目标(在最后期限前实现x)和书面承诺/原则/目标(对企业社会责任问题的承诺声明)。
- 展示公司对特定企业社会责任问题的坚定承诺,旨在向内部和/或外部传达公司的决心和立场的CEO签署承诺信。重要企业社会责任问题可在行业风险简介中进行查阅。
- 针对特定企业社会责任承诺的行动计划或路线图,包括用于内部规划的计划实施行动清单(例如年度健康与安全行动计划)。
措施
措施/行动文件应展示贵公司目前在日常运营活动中实施的具体行动。
- 证明已实施行动的发票(例如证明贵公司已购买节能设备的发票等)。
- 证明已传达和实施相关行动的培训文件。这可以包括培训日志、清单或培训教材(幻灯片等)。
- 证明已实施行动的电邮(例如与供应商就环境和社会期望进行沟通的电邮)
绩效反馈
证明贵公司正在监测公司内部关键企业社会责任问题相关关键绩效指标的报告文件。报告文件应最多已有两年,并涵盖至少一年的信息。
环境
- 消耗的资源类型(例如废弃物、水、能源[电力、天然气、石油]),注明单位和报告年份/周期(2020年、2019年-2022年等)。
- 难以获得实际排放信息时可以使用解释明确的估算(例如,可以根据可根据分户楼宇或出租/租赁办公楼宇的总排放量来估算水电消耗)。
- 可以从账单和合同中追溯的排放信息。该信息必须在正式文件中提供。
劳工与人权
- 监测的主题(例如事故的数量、开展的培训),注明单位(数量或百分比)和报告周期(2020年、2019年-2022年等)。
请注意:请注意,仅提供账单(例如能源账单、用水账单)不能作为报告的证据。报告指标不仅评估信息的可获得性,还对每个主题所有关键绩效指标进展情况的积极监测和基准设定进行评估。
这些文件包括:
- 员工培训证明;
- 员工意识培训内部电邮;
- 为实施行动购买环保标签产品的发票;
- 商业道德政策;
- 内部环境面板;
- 人力资源数据表,例如与员工培训相关的KPI;
- 内部管理演示文稿;
- 风险评估文件。
这些文件不包括:
- 用于报告的第三方公用事业发票(例如:电费单,水费单);
- 临时自我声明;
- 仅声称已实施但无实际证据的行动说明;
- 照片;
- 慈善事业小册子;
- 客户、供应商或业务伙伴提供的文件;
- 法定经营许可证;
- 地方政府出具的其他法律合规文件。
敬请查阅我们的微型公司(XS)指南。其中包括我们的方法概述和支持性文件指南。
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