支持性文件是我们评估的重要组成部分,对于确保准确评估贵公司的企业社会责任实践和绩效至关重要。您可以在不上传任何文件的情况下验证问卷。但请注意,我们只认可有适当证据支持的答案。
支持性文件是您回答的证据,对评估的可靠性至关重要。请注意,您对问卷的回答只有在有相应文件支持的情况下才会被视为可信。
文件应能证明贵公司的可持续发展管理体系,文件应是最新的、相关的、完整的,并与相应的评估范围相关。请下载我们的文件指南,以查看可以上传到问卷中的文件示例。如我们的条款和条件所述,您的文件将得到保密处理。有关我们内部信息安全程序的更多信息,请参阅EcoVadis如何确保我的数据安全?
- 我可以提供什么样类型的支持性文件?
- EcoVadis会如何使用我的文件?谁可以访问我的文件?
- EcoVadis 如何应对伪造的支持性文件?
- EcoVadis如何验证文件的可信度?
- 提交可疑文件的后果是什么?
我可以提供什么样类型的支持性文件?
您可以向我们提供任何反映贵公司可持续发展管理体系的正式文件,以支持您对问卷的回答。
以下是一些可以提供的文件示例(仅做说明):可持续发展管理程序、可持续发展报告、社会审计报告、HSE政策、道德/行为准则、员工手册、证书(ISO14001、ISO45001等)、UNGC(联合国全球契约)进展通报、包含综合可持续发展部分的年度报告。在特定条件1下,我们也可以接受您公司内联网的截图。
如果贵公司为微型公司(XS),请点击此处查看我们接受的其他支持性文件示例。
所有文件应:
- 具有相关性,内容完整,并与相应的评估范围相关;
- 为以下格式之一:.pdf、.docx、.doc、.xlsx、.xls、.jpg、.jpeg、.pptx、.ppt、.png、.txt、.odt、.bmp、.ods、.ott、.sxw、.stw。
- 注意:对于“上传一份新文件”,文件类型“Adobe Acrobat Document”可能会导致上传问题。在此情形中,请保存文件为PDF以便上传;
- 注意:对于“上传一个新链接”,请仅提供网页链接,而非文件链接。该页面将被捕获并以 PDF 格式上载到您的文档库。将仅捕获该链接之下的可用网页,而非整个网站。请确保链接有效,并以http://或https://开头; - 小于30 MB;
- 定期审查。政策和行动的有效期均为8年,关键绩效指标报告的有效期为2年;
- 内文格式 -- 如果您的文件不是英语、法语、西班牙语、德语、中文或日语,请将其编码为文本,而不是图片。
EcoVadis不认可的文件类型:
- 不接受仅为满足EcoVadis问卷而制作的文件(承诺、行动或报告);
- 从其他组织或在线来源复制的目标、行动或报告,没有合理的证据和实施保证;
- 非正式文件(如无公司名称或标识、无发行或审核日期、照片等)。
- 嵌入文件/网页链接形式的证据(即证据应直接显示在文件中); 分析师不会从这些链接手动下载任何附加文件;
- 与EcoVadis的21条企业社会责任(CSR)标准无关的证据。
*1.您公司内联网的截图应显示管理系统中被外包或无法被用作文件的元素。这通常仅包括培训课程的培训模块。但是,如果证据是您公司管理系统的一部分,我们也可以接受。
欲了解更多信息和可提供的文件示例,请下载我们的文件指南或详细了解评估范围。
EcoVadis会如何使用我的文件?谁可以访问我的文件?
提交评估的文件仅用于支持为评估提供的回复。我们的分析师团队将在评估过程中审查这些文件,只有在您明确要求的情况下才会与您的贸易伙伴共享这些文件。
当您上传新文件时,您可以选择是否共享该文件。如果选择分享文件,那么与您共享记分卡的贸易伙伴可以在线上浏览该文件(企业社会责任评级结果)。EcoVadis承诺全力确保客户的数据安全,并提供高度安全的线上解决方案。
您上传的每份文件都有有效期。所有上传到您的评估中的文件都将在接下来的所有评估中予以考虑,直到文件过期,届时,我们的系统会自动删除这些过期文件及其所附的任何选项。
EcoVadis 如何应对伪造的支持性文件?
EcoVadis评级立足于真凭实据,要求公司提供正式、近期并且是现有的文件,并且这些文件是公司可持续发展管理体系的可靠组成部分。由于可信的支持性文件对评估至关重要,EcoVadis 有一套严格、多方位的计划来核实证据的完整性。
下列文件不算证据,不会被接受:
- 仅为满足 EcoVadis 问卷而创造的文件(承诺、行动和报告);
- 从其他组织或网络来源复制的文件,无合理证据和执行保证;
- 伪造的证书。
EcoVadis如何验证文件的可信度?
EcoVadis 有内部机制来检测可疑的文件。此外,我们的分析师还可以向特别工作组报告可疑案件。我们会对提交的证书进行一个系统性的验证,检查证书的有效性以及认证机构的可靠性。EcoVadis 还与软件提供商建立了合作伙伴关系,从而方便检测是否存在抄袭内容。这种准确、可靠和保密的工具使我们的分析师能够确定文件是否真实、可信和可靠。
提交可疑文件的后果是什么?
如果您的文件被发现是专门为评估而准备的,或大量剽窃外部来源的内容且没有进行足够程度的修改,您的文件将被拒绝。我们分析师的具体评论也将显示在贵公司的记分卡上,请求公司同样可以看到。最后,如果您提交的文件与 EcoVadis 所评估的其他公司的文件具有相似性,或者提供伪造的证书进行评估,请求公司将会收到通知。因此,提交可疑文件可能会严重影响您的公司以及您与贸易伙伴的关系。
欲了解更多可提供文件的信息和示例,请下载文件指南。
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