Ajout et gestion des utilisateurs

Vous pouvez inviter des collègues à travailler sur le questionnaire en créant un compte d’utilisateur. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le questionnaire.

• Types de rôles d’utilisateur
• Gestion des comptes d’utilisateur
• Gestion des domaines d’adresse e-mail
• Créer un utilisateur
• Créer un utilisateur via le questionnaire
• Associer un utilisateur existant
• Modifier/désactiver un utilisateur
• Réinitialiser le mot de passe
• Débloquer l’utilisateur
• Supprimer l’utilisateur
• Exporter la liste des utilisateurs
• Gérer des utilisateurs en masse

Types de rôles d’utilisateur

En tant qu’entreprise évaluée, vous avez deux rôles d’utilisateur dans la plateforme EcoVadis Ratings : Collaborateur pour l’évaluation et Administrateur pour l’évaluation. Les deux peuvent participer à l’évaluation et accéder à toutes les fonctionnalités pour gérer la performance RSE de leur entreprise. L’Administrateur pour l’évaluation dispose de droits supplémentaires : il peut gérer d’autres utilisateurs et servir de contact principal pour la communication par e-mail.

Gestion des comptes d’utilisateur

1. Rendez-vous sur www.ecovadis-survey.com/app/. 
2. Connectez-vous avec votre nom d’utilisateur (votre adresse e-mail) et votre mot de passe. Un lien « Mot de passe oublié ? » est également disponible sur la page de connexion.
3. Ouvrez le menu utilisateur dans le coin supérieur droit de la page. Accédez à Gestion des utilisateurs pour afficher et gérer les utilisateurs.
   
   Remarque : seuls les Administrateurs pour l’évaluation peuvent effectuer cette action.
   
   
4. L’onglet Liste des utilisateurs permet de voir la liste des noms d’utilisateur existants, les noms d’utilisateur, les rôles d’utilisateur et le statut. Utilisez la barre de recherche pour trouver un utilisateur spécifique. Utilisez les filtres pour affiner vos résultats par rôle d’utilisateur ou statut.

5. Utilisez la liste déroulante de tri pour trier les résultats par nom ou nom d’utilisateur.

Gestion des domaines d’adresse e-mail

Les domaines autorisés sont une mesure de sécurité qui veille à ce que seuls les utilisateurs disposant d’un domaine d’adresse e-mail appartenant à votre entreprise puissent être ajoutés à votre compte EcoVadis. Vous pouvez gérer les domaines autorisés directement sur la plateforme en les ajoutant ou en les supprimant selon vos besoins.

Remarque : seuls les administrateurs de la plateforme peuvent ajouter ou supprimer des domaines autorisés.

1. Dans le menu utilisateur situé dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez Gestion des utilisateurs et accédez au nouvel onglet Paramètres.

2. Dans l’onglet Paramètres, cliquez sur le bouton « Modifier » pour afficher un champ de saisie pour le nom de domaine.
3. Cliquez sur « Ajouter un autre domaine » pour saisir des domaines supplémentaires.
   
   

Une fois le domaine enregistré, vous pouvez supprimer un domaine autorisé en cliquant sur l’icône de suppression. Sachez que les utilisateurs existants correspondant à ce domaine pourront encore accéder au compte EcoVadis de votre entreprise.

Créer un utilisateur

1. Cliquez sur « Ajouter un nouvel utilisateur » en haut à droite de la page. 

2. Vous serez ensuite invité à fournir son nom et ses coordonnées et à définir ses paramètres d’utilisateur : le rôle de l’utilisateur et les préférences linguistiques. Pour confirmer et créer l’utilisateur, cliquez sur « Enregistrer ». Cela enverra automatiquement à l’utilisateur un e-mail contenant les instructions de configuration du mot de passe.

Créer un utilisateur via le questionnaire

Vous pouvez inviter un(e) collègue à collaborer avec vous directement pendant que vous répondez au questionnaire.

1. Allez au tableau de bord.
2. Cliquez sur « Impliquez vos collègues », juste en dessous du bouton vert « Accéder au questionnaire ».

3. Indiquez les coordonnées de votre collègue afin de lui envoyer automatiquement un e-mail expliquant comment accéder au questionnaire.

Associer un utilisateur existant

Il se peut qu’une personne que vous essayez d’ajouter au compte EcoVadis de votre entreprise possède déjà un compte. Dans ce cas, vous pouvez relier son compte existant à celui de votre entreprise. Pour cela, il suffit de suivre les mêmes étapes que pour créer un nouvel utilisateur. Si la personne que vous ajoutez possède déjà un compte, vous verrez s’afficher à l’écran une fenêtre contextuelle confirmant qu’elle ne recevra pas d’informations de connexion puisqu’elle peut utiliser celles dont elle dispose déjà pour accéder au compte de votre entreprise, nouvellement relié au sien.

Remarque : seuls les Administrateurs pour l’évaluation peuvent accéder à cette fonctionnalité. Veuillez contacter vos administrateurs si vous avez besoin d’aide.

Modifier/désactiver des utilisateurs

1. Cliquez sur les trois points à droite de la liste et sélectionnez « Modifier ». 

2. Modifiez si nécessaire les informations de l’utilisateur. Pour désactiver l’utilisateur, déplacez le curseur vers la gauche pour le mettre sur Inactif.

3. Pour confirmer et enregistrer vos changements, cliquez sur « Enregistrer ».

Réinitialiser le mot de passe

1. Cliquez sur les trois points à droite de la liste et sélectionnez « Réinitialiser le mot de passe ». 

Cela enverra automatiquement à l’utilisateur un e-mail contenant les instructions de réinitialisation du mot de passe. Seul l’utilisateur peut définir son nouveau mot de passe.

Débloquer l’accès au compte utilisateur

Pour des raisons de sécurité, EcoVadis bloque l’accès à la plateforme après 5 tentatives de connexion infructueuses. Dans ce cas, les utilisateurs doivent patienter 15 minutes avant de retrouver l’accès et réessayer.

Cependant, les administrateurs du compte EcoVadis de votre entreprise peuvent éviter ce temps d’attente et débloquer immédiatement l’accès de l’utilisateur. Pour ce faire :

1. Accédez à l’onglet Liste des utilisateurs à la page Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur « Débloquer l’utilisateur » dans l’icône « Plus d’options » (3 points) pour permettre à l’utilisateur sélectionné de retrouver l’accès.

Remarque : seuls les Administrateurs pour l’évaluation peuvent accéder à cette fonctionnalité. Contactez votre ou vos administrateurs si vous avez besoin d’aide.

Supprimer l’utilisateur

Vous pouvez supprimer des comptes d’utilisateur directement sur la plateforme, à quelques exceptions près*. Cette fonctionnalité en libre-service simplifie votre travail et vos tâches.

Remarque : seuls les Administrateurs pour l’évaluation peuvent accéder à cette fonctionnalité.

1. Dans l’onglet « Liste des utilisateurs », sélectionnez l’utilisateur que vous voulez supprimer et cliquez sur l’icône « Plus d’options » (3 points) pour choisir l’option de menu « Supprimer l’utilisateur ».
2. Une fenêtre contextuelle de confirmation s’affichera. Sachez que cette action est irréversible.
   
3. Si vous confirmez l’action, l’un des messages de confirmation suivants s’affichera :

• En cas de réussite de la suppression : « La suppression de 1 utilisateur a démarré. Cela peut prendre quelques minutes. »
• En cas d’échec de la suppression : « Impossible de supprimer cet utilisateur. Veuillez réessayer. »

*Notez qu’en raison des contraintes juridiques liées à la conservation des données, les clients ne peuvent pas supprimer les utilisateurs de leur entreprise qui ont :

• accepté les conditions générales ;
• partagé une fiche d’évaluation ;
• envoyé un questionnaire ;
• Téléchargé un document.

Ces informations sont affichées sur votre plateforme dans un souci de transparence.

Exporter la liste des utilisateurs

Pour exporter la liste des utilisateurs :

1. Accédez à la page Gestion des utilisateurs dans le menu utilisateur et cliquez sur « Exporter la liste des utilisateurs » en haut de la liste.
   
   Remarque : seuls les Administrateurs pour l’évaluation peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Les informations exportées incluent le nom d’utilisateur, l’adresse e-mail, le rôle de l’utilisateur, le statut et la date de la dernière connexion. 

Gérer des utilisateurs en masse

Remarque : seuls les Administrateurs pour l’évaluation peuvent accéder à cette fonctionnalité. Sur la page « Gestion des utilisateurs » (disponible depuis le menu utilisateur), ils doivent cliquer sur « Importer des utilisateurs en masse » en haut à droite.

Une fenêtre contextuelle va s’ouvrir. Ils pourront alors télécharger un modèle vide ou exporter une liste d’utilisateurs existante et la modifier si besoin. Ensuite, ils pourront télécharger le fichier final. Une fois le téléchargement terminé, la liste des utilisateurs sera mise à jour en conséquence.

Remarque : assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis dans votre feuille Excel répertoriant les coordonnées des utilisateurs (numéro de téléphone, poste et adresse e-mail, notamment), faute de quoi vous ne pourrez pas la télécharger.