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증빙서류 이해

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The EcoVadis Team
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관련 대상

증빙서류는 평가의 중요한 부분이며 기업이 지속가능성 관행 및 퍼포먼스에 대해 정확히 평가하도록 하는 데 중요합니다. 문서를 업로드하지 않고 설문지를 검증할 수 있습니다. 그러나 적절한 증거에 의해서만 답변을 인정할 수 있습니다.

증빙서류는 답변에 대한 증거이며, 평가의 신뢰성에 있어서 매우 중요합니다. 설문지에 대한 귀하의 응답은 요청된 문서가 응답을 뒷받침하는 경우에만 인정될 수 있음에 유의하십시오.

문서는 기업의 지속가능성 관리 시스템이 최신이고, 관련성이 있고, 완전하며, 해당 평가 범위와 연관이 있음을 증명해야 합니다. 문서 가이드를 다운로드하여 설문지에 업로드할 수 있는 문서의 예를 확인하십시오. 귀사의 문서는 이용약관에 명시된 대로 기밀로 처리됩니다. 내부 정보 보안 절차에 대한 자세한 내용은 EcoVadis가 제 데이터의 보안을 어떻게 보장합니까?를 참조하십시오.

어떤 종류의 증빙서류를 제출할 수 있습니까?

귀사의 지속가능성 관리 시스템을 보여주고 설문지 답변을 뒷받침할 수 있는 어떤 공식 문서도 제출할 수 있습니다.

제출 가능한 문서의 예(예시 목적): 지속가능성 관리 절차, 지속가능성 보고서, 사회적 감사 보고서, HSE 정책, 윤리/행동강령, 취업규칙, 인증(특히 ISO14001, ISO45001), 유엔글로벌콤팩트(UNGC) 이행보고서, 통합 지속가능성 섹션이 포함된 애뉴얼리포트 귀사의 인트라넷 스크린샷도 특정 조건1 하에서 수락됩니다.

귀사가 엑스트라 스몰(XS) 기업일 경우 인정 가능한 증빙서류의 예를 보려면 여기를 클릭하십시오. 

모든 문서는 다음과 같아야 합니다.

  • 적절하고 완전할 뿐만 아니라 해당 평가 범위와 관련되어야 함
  • 다음 형식 중 하나: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

    - 참고: ‘새 문서 업로드’의 경우 ‘Adobe Acrobat Document’ 파일 형식으로 인해 업로드 문제가 발생할 수 있습니다. 이 경우 문서를 PDF로 저장한 후 업로드하십시오;

    - 참고: ‘새 링크 업로드’의 경우 문서가 아닌 웹페이지에 대한 링크만 제공하십시오. 페이지는 캡처될 것이고 귀하의 문서 라이브러리로 PDF로 업로드될 것입니다. 링크에서 사용할 수 있는 특정 웹페이지만 캡처되고 전체 웹페이지는 캡처되지 않습니다. 링크가 유효하고 http:// 또는 https://로 시작하는지 확인하십시오.
  • 파일 크기 30MB 미만
  • 정기적으로 검토한 문서. 정책 및 액션에 대해서는 8년, KPI 보고에 대해서는 2년의 유효기간이 있습니다;
  • 텍스트 형식 - 문서의 언어가 영어, 프랑스어, 스페인어, 독일어, 중국어 또는 일본어가 아닌 경우 이미지가 아닌 텍스트로 코딩하여 보내주십시오.

EcoVadis는 는 다음 사항을 인정하지 않습니다.

  • EcoVadis 설문지를 충족하기 위해서만 작성된 문서(정책, 액션 또는 보고)는 허용되지 않습니다.
  • 합리적인 증거 및 이행 보증 없이 다른 조직 또는 온라인 출처에서 복사한 목표, 액션 또는 보고는 허용되지 않습니다.
  • 비공식 문서(예: 기업 이름이나 로고가 없는 문서, 발행 또는 검토 날짜, 사진 등이 없는 문서)는 허용되지 않습니다.
  • 포함된 문서/웹 링크 형태의 증빙 자료(즉, 증거는 문서에 직접 포시되어야 함). 애널리스트가 이러한 링크에서 추가 문서를 수동으로 다운로드하지 않습니다.
  • 21 EcoVadis 지속가능성 평가 항목과 무관한 증거입니다.

*1. 귀사의 인트라넷 스크린샷은 아웃소싱되었거나 문서로 제공되지 않는 관리 시스템의 요소를 보여주어야 합니다. 여기에는 일반적으로 교육 과정을 위한 교육 모듈만 포함됩니다. 그러나 증빙자료가 관리 시스템의 일부인 경우에는 수락됩니다.

제공할 수 있는 문서에 대한 자세한 내용과 예를 보려면 문서 가이드를 다운로드하거나 평가범위에 대해 자세히 알아보십시오.

EcoVadis는 당사가 제출한 문서를 어떻게 사용합니까? 누가 해당 문서에 액세스할 수 있습니까?

평가를 위해 제공된 문서는 평가에서 제공한 응답을 증빙하는 용도로만 사용됩니다. EcoVadis 애널리스트 팀은 평가 중에 문서를 검토하며, 귀하가 명시적으로 요청하는 경우에만 거래업체와 공유됩니다.

새 문서를 업로드할 때 공유 여부를 선택할 수 있습니다. 이 문서를 공유하면 스코어카드를 공유하기로 결정한 거래업체가 이 문서를 온라인에서 볼 수 있습니다(지속가능성 평가 결과). EcoVadis는 클라이언트 데이터의 안전성을 확보하고 매우 안전한 온라인 솔루션을 제공하기 위해 모든 노력을 기울입니다.

업로드한 각 문서에는 만료 날짜가 포함되어 있습니다. 평가에 업로드된 모든 문서는 만료될 때까지 이후의 모든 평가에서 고려되며, EcoVadis 시스템은 만료된 문서 및 문서에 연결된 모든 옵션을 자동으로 제거합니다. 

EcoVadis는 사기성 증빙서류를 어떻게 처리합니까?

이 EcoVadis 평가는 증거 자료 기반이며, 기업은 공식화된 최신 문서 및 기존 문서를 제공해야 합니다. 즉, 기업은 기업의 지속가능성 관리 시스템의 신뢰할 수 있는 요소인 공식화된 최신 문서 및 기존 문서를 제공해야 합니다. 신뢰할 수 있는 증빙서류가 평가에 중요하기 때문에 EcoVadis는 증거의 무결성을 확인하기 위한 엄격하고 다면적인 프로그램을 보유하고 있습니다. 

다음 문서는 증거 자료로 간주되지 않으며 허용되지 않습니다.

  • EcoVadis 설문지에 기재된 요건을 충족할 목적으로만 작성한 문서(정책, 액션 및 보고)
  • 합리적인 증거 및 시행 보장 없이 다른 조직이나 온라인에서 복사한 문서
  • 위조된 인증서

EcoVadis는 문서의 신뢰성을 어떻게 확인합니까?

EcoVadis에는 의심스러운 문서를 감지하는 내부 메커니즘이 마련되어 있습니다. 또한 EcoVadis 애널리스트는 의심스러운 사례를 특별 태스크포스에 보고할 수 있습니다. 제출된 인증서는 인증 기관의 신뢰성과 유효성을 확인하기 위해 체계적인 검증 과정을 거칩니다. 또한 EcoVadis는 콘텐츠가 표절되었는지 여부를 감지하기 위해 소프트웨어 제공업체와 파트너십을 구축했습니다. 이 정확하고 신뢰할 수 있는 기밀 도구를 통해 EcoVadis 애널리스트는 문서가 진본이고 신뢰할 수 있으며 인정될 수 있는지 여부를 판단할 수 있습니다.

의심스러운 문서를 제출할 경우 그 결과는 어떻게 됩니까?

귀사의 문서가 당사 평가를 위해 특별히 준비되었거나 적절한 수준의 수정 없이 외부 출처에서 광범위하게 표절된 것으로 판명되면 거부됩니다. EcoVadis 애널리스트의 구체적인 의견은 귀사의 스코어카드에도 표시되며 의뢰 기업에서 볼 수 있습니다. 마지막으로, 귀사가 제출한 문서가 EcoVadis에서 평가한 다른 기업의 문서와 유사하거나 평가를 위해 위조된 인증서가 제공된 경우 요청 기업에 알려줍니다. 따라서 의심스러운 문서를 제출하면 기업 및 거래업체와의 관계에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

제공할 수 있는 문서의 예와 자세한 내용을 보려면 문서 가이드를 다운로드하십시오.

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