Fragebögen von EcoVadis werden je nach Branche, Standort und Größe auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten, einschließlich besonders kleiner Unternehmen (XS) mit maximal 25 Beschäftigten. Durchschnittlich werden den verschiedenen kleinen Unternehmen zehn Fragen gestellt. Einige Management-Indikatoren, wie Unterstützungen (z. B. UNGC) und Abdeckung treffen auf sie nicht zu. Auf diese Weise werden lediglich die Aspekte berücksichtigt, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind.
Belegende Dokumente sind für die Analyse der Nachhaltigkeitsleistung Ihres Unternehmens unerlässlich. Wir verstehen, dass kleinere Unternehmen vielleicht kein so weit entwickeltes Nachhaltigkeitsmanagementsystem haben wie größere Unternehmen und daher möglicherweise über weniger formalisierte Dokumente verfügen. Deshalb bieten wir besonders kleinen Unternehmen an dieser Stelle mehr Flexibilität und akzeptieren von ihnen auch nicht-formalisierte belegende Dokumente. Denken Sie jedoch bitte daran, dass die Dokumente aktuell, relevant und vollständig sein müssen und einen Bezug zum jeweiligen Bewertungsumfang haben sollten.
- Welche Art von belegenden Dokumenten kann ich einreichen?
- Beispiele für konkrete Dokumente für besonders kleine Unternehmen
- Beispiele für akzeptierte und nicht akzeptierte Dokumente
Welche Art von belegenden Dokumenten kann ich einreichen?
Sie können uns sämtliche formalisierten Dokumente zur Verfügung stellen, die das Nachhaltigkeitsmanagementsystem Ihres Unternehmens widerspiegeln und Ihre Antworten im Fragebogen unterstützen.
Hier sind einige Beispiele für Dokumente, die bereitgestellt werden können (nur zur Veranschaulichung): Verfahren des Nachhaltigkeitsmanagements, Nachhaltigkeitsberichte, Sozialaudit-Berichte, HSE-Richtlinien, Ethik-/Verhaltenskodex, Mitarbeiter*innen-Handbücher, Zertifikate (u. a. ISO14001, ISO45001), Fortschrittsbericht des UNGC, Jahresberichte mit Abschnitt zur integrierten Nachhaltigkeit.
Alle Dokumente sollten die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Sie sind relevant, vollständig und beziehen sich auf den entsprechenden Umfang der Bewertung.
- Sie werden eingereicht in einem der folgenden Formate: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png und .jpeg. Hinweis: Bei „Neues Dokument hochladen“ kann der Dateityp „Adobe Acrobat Document“ Probleme beim Hochladen verursachen. In diesem Fall speichern Sie das Dokument bitte als PDF, um es hochzuladen;
Hinweis: Geben Sie unter „Einen neuen Link hochladen“ bitte nur Links zu Webseiten an, nicht zu Dokumenten. Die Seite wird aufgenommen und als PDF in Ihre Dokumentenbibliothek hochgeladen. Es wird nur die spezifische Webseite aufgenommen, die unter dem Link verfügbar ist, nicht die gesamte Website. Bitte stellen Sie sicher, dass der Link gültig ist und mit http:// oder https:// beginnt. - Sie sind kleiner als 30 MB.
- Sie werden regelmäßig überprüft. Der Gültigkeitszeitraum von Richtlinien und Aktionen beträgt 8 Jahre, der von KPI-Berichterstattung beträgt 2 Jahre.
- Sie weisen Textformat auf. Wenn Ihre Dokumente nicht in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Chinesisch oder Japanisch verfasst sind, senden Sie sie bitte als Text und nicht als Bild.
EcoVadis akzeptiert folgende Dokumente nicht:
- Dokumente (Selbstverpflichtungen, Aktionen oder Berichte), die ausschließlich zur Erfüllung des EcoVadis-Fragebogens erstellt wurden.
- Ziele, Aktionen oder Berichte, die von einer anderen Organisation oder Online-Quellen kopiert wurden, ohne angemessene Nachweise und Zusicherungen der Umsetzung im eigenen Unternehmen.
- Informelle Dokumentation (z. B. ohne Firmennamen oder -logo, ohne Ausstellungs- oder Überprüfungsdatum, Fotos usw.).
- Nachweise, die nicht in Form von eingebetteten Dokumenten/Weblinks vorgelegt werden (d. h. die Nachweise werden nicht direkt im Dokument angezeigt), da Analysten keine zusätzliche Dokumentation manuell von solchen Links herunterladen.
- Nachweise, die sich nicht auf die 21 EcoVadis Nachhaltigkeitskriterien beziehen.
Für weitere Informationen und Beispiele für Dokumente, die bereitgestellt werden können, laden Sie bitte unseren Dokumentenleitfaden herunter oder erfahren Sie mehr über den Umfang der Bewertung.
Beispiele für konkrete Dokumente für besonders kleine Unternehmen
Sie können uns sämtliche formalisierten Dokumente zur Verfügung stellen, die das Nachhaltigkeitsmanagementsystem Ihres Unternehmens widerspiegeln und Ihre Antworten im Fragebogen unterstützen. Beispiele für akzeptierte Dokumente zu den wichtigsten Themen (Richtlinien, Maßnahmen und Berichterstattung) sind:
Richtlinien
Richtliniendokumente belegen, dass sich Ihr Unternehmen bemüht, die mit Ihren zentralen Nachhaltigkeitsthemen verbundenen Risiken einzudämmen. Dazu können Ziele (Erreichen von X bis zu einem bestimmten Termin) und schriftlich festgehaltene Verpflichtungen/Grundsätze/Missionen (eine Verpflichtungserklärung zu Nachhaltigkeitsthemen) gehören.
- Ein vom Vorstandsvorsitzenden unterzeichnetes Schreiben, in dem das Engagement des Unternehmens für zentrale Nachhaltigkeitsthemen dargelegt wird, das dazu dient, das Engagement des Unternehmens intern und/oder extern zu kommunizieren. Die zentralen Nachhaltigkeitsthemen sind im Branchenrisikoprofil aufgeführt.
- Aktionspläne oder Roadmaps für konkrete Nachhaltigkeitsverpflichtungen, einschließlich einer Liste der geplanten Maßnahmen zur Umsetzung (z. B. jährliche Aktionspläne für Gesundheit und Sicherheit) zu internen Planungszwecken
Maßnahmen
Aus Dokumenten zu Maßnahmen/Aktionen sollten konkrete Maßnahmen hervorgehen, die Ihr Unternehmen im Tagesgeschäft derzeit umsetzt.
- Rechnungen, die belegen, dass eine Maßnahme umgesetzt wurde (z. B. eine Rechnung, aus der hervorgeht, dass Ihr Unternehmen energieeffiziente Geräte angeschafft hat, usw.)
- Schulungsunterlagen, aus denen hervorgeht, dass Maßnahmen kommuniziert und umgesetzt wurden. Dazu können auch Schulungsprotokolle, Checklisten oder Übungsmaterialien (Folien usw.) gehören.
- E-Mails, die umgesetzte Maßnahmen belegen (z. B. Mitteilungen an Lieferanten über ökologische und soziale Erwartungen)
Berichterstattung
Dokumente zur Berichterstattung, aus denen hervorgeht, dass Ihr Unternehmen interne KPIs mit Bezug zu Ihren zentralen Nachhaltigkeitsthemen überwacht. Solche Berichte sollten nicht älter als zwei Kalenderjahre sein und Informationen für mindestens ein Jahr enthalten.
Umwelt
- Arten der verbrauchten Ressourcen (z. B. Abfall, Wasser, Energie [Strom, Gas, Öl]) mit Einheit und Berichtsjahr/Zeitraum (2020, 2019–2022 usw.)
- Wenn die Feststellung der tatsächlichen Emissionsdaten schwierig ist, ist eine Schätzung zulässig, wenn diese klar erläutert wird (z. B. können die Gesamtemissionen unterteilter Gebäude oder gemieteter Bürogebäude anhand des Wasser- oder Stromverbrauchs geschätzt werden).
- Emissionsdaten, die anhand von Rechnungen und Verträgen nachverfolgt werden können. Diese Angaben müssen in einem formellen Dokument vorgelegt werden.
Arbeits- und Menschenrechte
- Überwachte Themen (z. B. Anzahl der Unfälle, durchgeführte Schulungen) mit Einheiten (Zahl oder Prozentsatz) und Berichtszeitraum (2020, 2019–2022 usw.)
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es als Beleg für die Berichterstattung nicht ausreicht, lediglich Rechnungen (z. B. Strom-, Wasserabrechnungen) vorzulegen. Beim Indikator „Berichterstattung“ wird nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen bewertet, sondern auch die aktive Überwachung und Bewertung von Fortschritten über alle KPIs zum jeweiligen Thema hinweg.
Beispiele für akzeptable Dokumente sind:
- Nachweis von Schulungen für Beschäftigte
- Interne E-Mails zu Bewusstseinsschulungen für Beschäftigte
- Rechnungen für den Kauf von Produkten mit Umweltzeichen für implementierte Aktionen;
- Richtlinie zur Geschäftsethik
- Interne Umwelt-Dashboards
- Excel-Tabelle mit Personaldaten, z. B. KPIs hinsichtlich der Schulung von Beschäftigten
- Interne Management-Präsentation
- Dokumente zur Risikobewertung
Beispiele für nicht akzeptierte Dokumente sind:
- Betriebskostenabrechnung von Drittparteien für die Berichterstattung
- Selbst erstellte Erklärungen
- Beschreibung von Aktionen, die ohne Nachweis als implementiert angegeben werden
- Fotos
- Broschüren zu Philanthropie
- Dokumente von Ihren Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern
- Lizenzen für Tätigkeiten in einem Unternehmen gemäß gesetzlicher Vorschriften
- Andere Dokumente zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die von einer örtlichen Behörde ausgestellt wurden
Lesen Sie bitte auch unseren Leitfaden für besonders kleine Unternehmen (XS). Sie finden darin einen Überblick über unsere Methodik und Hinweise zu belegenden Dokumenten.
Erfahren Sie mehr über das Format und die Gültigkeitsdauer von belegenden Dokumenten.
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